Instructie voor de secretaris gemeente Ouder-Amstel 2020

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

2Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1De secretaris draagt zorg voor:

a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

c.een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

d.een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

e.het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

1De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie.

2De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

3Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

4Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het management van de ambtelijke organisatie.

5De secretaris is voorzitter van het dit overleg.

6De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met het management, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

7De secretaris kan in overleg met het management procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking in uitvoeringstaken

1De secretaris is eerstverantwoordelijke opdrachtgever voor de uitvoeringstaken die elders zijn belegd.

2De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang met en binnen de samenwerkingspartners.

3De secretaris maakt deel uit van overlegvormen die de uitvoering van de taken door de gemeenschappelijke regeling conform de opdracht van het college van B&W borgen.

4De secretaris geeft sturing aan de samenwerking opdat de taken voor de gemeente optimaal worden uitgevoerd.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

1Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders en de burgemeester.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de secretaris vervangen door een daartoe door hem aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 7. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

2De eerdere instructies zijn met inwerkingtreding van deze instructie vervallen.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de secretaris gemeente Ouder-Amstel 2020