Aanhef
Inwerkingtreden: 01-01-2026
Inleiding
De Gemeente Oss spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de Gemeente Oss plaatsvindt. De Gemeente Oss streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente Oss continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
3 Juridische uitgangspunten
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
3.2.1 Grensoverschrijdend belang
Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd en of er buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms.
3.2.2 Geen grensoverschrijdend belang
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000 euro verplicht worden (voor)aangekondigd.
De gemeente stelt vast dat voor de in bijlage XIV van de Europese richtlijn genoemde participatiediensten geen grensoverschrijdend belang is. Vanuit door de gemeente Oss in het verleden uitgevoerde (Europese) aanbestedingen, ook bij opdrachtwaarden ruim boven de Europese drempel, en uit analyse en inventarisatie bij andere regio gemeenten en uit ‘Blik op Werk’, dat er geen buitenlandse ondernemingen inschrijven op deze aanbestedingen.
Ook voor de op grond van de Wet Maatschappelijke ondersteuning 2015 te verstrekken voorziening huishoudelijke verzorging is vastgesteld dat er geen grensoverschrijdend belang is, aangezien Nederland het enige land is dat deze voorziening kent.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Bijlage 1 Taken en verantwoordelijkheden
Taken en verantwoordelijkheden centrale Inkoop.
-Centraal aanspreekpunt betreffende inkoopzaken
-Ontwikkelen en onderhouden van het Inkoopbeleid
-Stellen van kaders op inkoopgebied
-Volgen vaktechnische ontwikkelingen
-Volgen en implementeren van beleidsdoelen van de eigen organisatie
-Ter beschikking stellen van inkoopkennis door middel van opleidingen
-Vaktechnisch aansturen van de decentrale inkoop
-Gevraagd en ongevraagd adviseren van de organisatie en het bestuur
-Het ontwikkelen en onderhouden van inkoopinstrumenten en –procedures
-Uitvoeren van spend- analyses en opstellen van inkoopjaarplannen
-De begeleiding van Europese aanbestedingen (verantwoordelijk voor het doorlopen van juiste procedure, niet voor de inhoud)
-Adviseren van de AO/IC organisatie bij controle en signalering betreffende het voldoen aan de Europese- en nationale wetgeving
-Initiëren en ontwikkelen van inkoopsamenwerking met externe partijen
-Fungeren als achtervang bij afwezigheid van decentrale inkoopcapaciteit
-contractbeheer (opslaan en registreren in contractbeheersysteem van door budgethouder/contracteigenaar aangeleverde contracten en signaalfunctie bij fatale termijnen in overeenkomst)
-mee schrijven Actieplan MVOI
-signaleren en faciliteren gebruik duurzaamheidscriteria MVI. D.w.z. dat Inkoop de budgethouder/contracteigenaar slechts wijst of het toepassen van duurzaamheidscriteria en waar hij/zij die mogelijk kan vinden. Inkoop is niet verantwoordelijk voor duurzaamheidsbeleid, noch is Inkoop adviserend over het gebruik van de (juiste) duurzaamheidscriteria.
Taken en verantwoordelijkheden decentrale inkoop.
-Uitvoeren en begeleiden van aanbestedingen.
-Het uitvoeren van operationele inkoopactiviteiten, waarbij zo nodig gebruik wordt gemaakt van gecoördineerde faciliteiten.
-Organisatie van en toezicht op contractmanagement.
-Het uitvoeren van nazorgactiviteiten.
-Bestellingen blijven decentraal door de organisatie gebeuren. Wel zal dit steeds meer gefaciliteerd worden door raamcontracten die het bestellen vereenvoudigen.
-Signaleren gebruik duurzaamheidscriteria MVI. D.w.z. dat Inkoop de budgethouder/contracteigenaar slechts wijst of het toepassen van duurzaamheidscriteria. Inkoop is niet verantwoordelijk voor duurzaamheidsbeleid, noch is Inkoop adviserend over het gebruik van de (juiste) duurzaamheidscriteria.
Taken en verantwoordelijkheden budgethouder/contracteigenaar (m.b.t. inkoop/inhuur derden).
-Opstellen startformulier bij inkoop > € 10.000,-.
-Uitvoeren onderhandse aanbesteding tot € 10.000,-.
-Uitvoeren onderhandse aanbesteding tot € 40.000,-, na goedkeuring door centrale inkoop.
-Inhoudelijk verantwoordelijk voor meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen.
-Team uit vakafdeling en eventueel externe adviseurs samenstellen voor de inhoudelijke bijdrage aan bestek/Programma van Eisen/contract en de beoordeling van offertes.
-Het tekenen van de overeenkomst (voorzover binnen mandaat) en het verlengen (voor zover overeengekomen) van de overeenkomst.
-De contracteigenaar ziet toe op registratie volgens de juiste procedure in een registratiesysteem voorzover hij geen gebruik maakt van het contractbeheersysteem van centrale inkoop, dan wel levert contracten aan voor registratie bij centrale inkoop. De contracteigenaar is verantwoordelijk voor het tijdig actie ondernemen op 'piepsignalen' uit het contractregistratiesysteem (verlengen, contract opzeggen e.d.).
-Contractmanagement.
-Taken m.b.t inhuur (zie inhuurproces).
-Inhoudelijke input voor Actieplan MVI.
-Inhoudelijk verantwoordelijk voor hanteren duurzaamheidscriteria inclusief monitoring daarvan.
Nog niet belegd:
Toets integriteit in het kader van de wet Bibob tijdens aanbestedingen cq. na gunning.