Budgethoudersregeling 2023

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1Accorderen:

Bij het accorderen van de facturen stelt zowel de budgethouder als de PAV-er tenminste vast dat:

1De juiste codering is aangebracht;

2De geleverde hoeveelheden juist zijn;

3Het gefactureerde bedrag overeenkomstig de gemaakte afspraken is;

4De gefactureerde prestatie daadwerkelijk geleverd is;

5De kwaliteit van de gefactureerde prestatie als voldoende is.

2Budget:

Middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, taakveld of investering. Hierbij is onderscheid te maken in:

1Exploitatiebudgetten: de hoogte van deze budgetten is per taakveld opgenomen in de programmabegroting;

2Investeringsbudget: het investeringsbudget is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de programmabegroting of is apart beschikbaar gesteld door de gemeenteraad.

3Budgethouder:

De teammanager & afdelingshoofd (OWO-VTH) die onder mandaat van de hoofdbudgethouder is aangewezen. Hij/zij is verantwoordelijk voor de tweede accordering op de afgesproken prestatie en aanspreekbaar op de tijdige, volledige en rechtmatige besteding van hem/haar toegewezen budgetten.

4College:

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opsterland;

5Hoofdbudgethouder:

De gemeentesecretaris. Hij/zij leidt de gemeentelijke organisatie en is belast met en eindverantwoordelijk voor de aansturing en bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Hij/zij is aanspreekbaar op tijdige, volledige en rechtmatige besteding van alle budgetten zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting;

6Prestatieakkoordverklaarder (PAV'er):

Medewerker, aangewezen als PAV’er, bevoegd om de eerste accordering te geven op de afgesproken prestatie.

Artikel 2 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

1Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven controleert de budgethouder of het daarvoor beschikbaar budget (nog) toereikend is.

2Is het budget niet toereikend, dan gaat hij/zij niet eerder een verplichting aan dan na verkregen goedkeuring van het college. Hij/zij adviseert het college over een passende dekking van de overschrijding.

3De budgethouder vraagt bij collegevoorstellen met financiële aspecten advies aan de adviseur planning & control.

4De budgethouder informeert het college periodiek over verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen. Deze rapportagemomenten, zowel inhoudelijk als financieel, zijn in ieder geval op de tijdstippen die in de jaarkalender van planning en control zijn aangewezen zoals de perspectiefbrief, tussentijdse rapportages en de jaarstukken.

Zodra de budgethouder op enig moment een substantiële of politiek relevante over- of onderschrijding verwacht informeert hij/zij de hoofdbudgethouder of het college tijdig.

5De budgethouder is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke besteding van een toegewezen budget.

6De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ondertekenen van overeenkomsten volgens de toegekende budgetten.

7Voordat een verplichting boven de €25.000 wordt aangegaan, moet een inkoopstartformulier door de budgethouder akkoord zijn bevonden.

8De budgethouder houdt zich bij het aangaan van verplichtingen aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

9Het is toegestaan om kosten of bestede uren in rekening te brengen ten laste van een budget, mits daarvoor vooraf toestemming is verleend door de budgethouder die daarvoor de verantwoordelijkheid draagt.

10De budgethouder zorgt dat het toegekend budget voldoende wordt bewaakt.

11Ontvangen facturen worden door zowel de PAV-er als de budgethouder geaccordeerd.

12Spoed-betalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de budgethouder als de PAV-er digitaal akkoord worden verklaard.

13Boven de €25.000 (incl. BTW) is de budgethouder verantwoordelijk voor een verplichte aanlevering van het formulier onderbouwing prestatielevering

1Formulier onderbouwing prestatielevering met lijst voorbeelden

door de PAV-er (die voegt dit toe in het systeem). Voor algemene gebruiksgoederen die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd met behulp van dit formulier1.

Artikel 3 Bevoegdheden en verplichtingen PAV-er

1De PAV-er is bevoegd om de akkoordverklaring te geven op facturen die betrekking hebben op een bepaald budget;

2Ontvangen facturen worden door zowel de PAV-er als de budgethouder geaccordeerd;

3Spoed-betalingen (die later de facturenroute volgen) moeten vooraf door zowel de PAV-er als de budgethouder digitaal akkoord worden verklaard;

4De PAV-er voegt de het formulier verplichte onderbouwing van prestatielevering1 in het systeem toe tijdens het accorderen van de factuur boven de €25.000 (incl. BTW).

5Voor algemene gebruiksgoedereren die ook voor thuisgebruik in aanmerking komen geldt dat de prestatielevering te allen tijde moet worden vastgelegd met behulp van dit formulier1.

Artikel 4 Budgetverschuivingen

De budgethouder kan, indien nodig altijd in overleg met de andere budgethouder, binnen een taakveld budget verschuiven van de ene kostenplaats naar het andere. Voorwaarde hierbij is dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten worden uitgevoerd.

Artikel 5 Onverenigbaarheden

1De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van PAV-er.

2De functie van PAV-er en budgethouder zijn onverenigbaar met een functie binnen de afdeling die voor de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland de financiële administratie verzorgd (uitgezonderd de senior functie).

Artikel 6 Vervanging

1Het is de (hoofd)budgethouder toegestaan om (tijdelijk of permanent) verantwoordelijkheden aan een andere budgethouder over te dragen.

2Bij afwezigheid van de budgethouder komen de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder automatisch toe aan de hoofdbudgethouder tot aan het moment dat er een (tijdelijk of permanent) vervanger wordt aangewezen.

Artikel 7 Slotbepalingen

1Dit besluit treedt in werking op 01/12/2023.

2Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Opsterland 2023”;