Aanhef
De raad der gemeente Opsterland;
gelet op artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet;
gelet het voorstel van het presidium van 24 september 2019;
BESLUIT
vast te stellen de volgende
INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER OPSTERLAND 2019
Artikel 1 Algemene bepalingen
1Deze instructie verstaan onder:
de raad
de gemeenteraad
Het presidium
het door de raad ingestelde presidium o.g.v. artikel 82 van de Gemeentewet
De agendacommissie
de raad ingestelde agendacommissie (artikel 4 Reglement voor de gemeenteraad van Opsterland)
het college
het college van burgemeester en wethouders
de burgemeester
de voorzitter van de raad en het college
de griffier
de griffier van de raad
de gemeentesecretaris
het hoofd van de het college ten dienste staande bestuursdienst
de bestuursdienst
de ambtelijke organisatie van het college
het driehoeksoverleg
het overleg tussen burgemeester, griffier en gemeente-secretaris
ambtelijke bijstand
een algemene term voor het verstrekken, respectievelijk verlenen van informatie, advies of ondersteuning door ambtenaren aan de raad of leden van de raad, nader toegelicht in het Reglement voor de ambtelijke bijstand
reglement van orde
het door de raad vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Opsterland 2017
2Ter wille van de leesbaarheid van deze instructie is de mannelijke persoonvorm gebruikt. Hiermee wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld.
Artikel 2 Algemene taken van de griffier
1De griffier staat de raad, de door de raad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie bij de uitoefening van hun taak terzijde.
2De griffier is in elke vergadering van de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie aanwezig.
3De griffier adviseert en ondersteunt de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie over gemeenterechtelijke en andere wettelijke regelingen m.b.t. procedurele zaken.
4De griffier draagt zorg voor een goede procesgang van te bespreken agendapunten.
5De griffier draagt zorg voor het opmaken van planningen en afsprakenlijsten en bewaakt de nakoming daarvan.
6De griffier draagt zorg voor het opmaken van de jaarlijkse vergaderschema’s van de raad, het presidium, raadswerkgroepen, agendacommissie en de fracties.
7De griffier staat de voorzitters van de raad, de commissies, het presidium, raadswerkgroepen en de agendacommissie ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en handhaving van de orde van de vergaderingen.
8De griffier adviseert, organiseert en ondersteunt de raad bij zijn representatieve en controlerende taken.
9De griffier draagt zorg voor de uitvoering van rechtspositionele zaken de raad betreffende.
Artikel 3 De taken m.b.t. de raadvergadering e.a.
1De griffier draagt zorg voor de verzending van de oproep, de voorlopige agenda en alle daarbij behorende stukken.
2De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de raadsvergaderingen.
3De griffier draagt zorg voor de verslaglegging (digitaal) van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.
4De griffier draagt zorg voor het opstellen en vaststellen van de besluitenlijsten van de raadsvergaderingen.
5De griffier ondersteunt de raad en de leden van de raad bij het gebruik maken van de hen toekomende rechten. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van informatie en redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, ontwerpbesluiten, (sub) amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en het vragen van inlichtingen.
6De griffier draagt zorg voor de procedure van behandeling van aan de raad of aan leden van de raad gerichte stukken, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.
7De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van uitgaande correspondentie van de raad.
8De griffier draagt zorg voor de uitvoering van referenda over raadsbesluiten.
9De griffier draagt zorg voor de voorlichting over onderwerpen en zaken die de raad van belang acht.
Artikel 4 De taken m.b.t. de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie
1De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie.
2De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van het presidium en de agendacommissie.
Artikel 5 De taken m.b.t. een onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 6 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt zorg voor een goede uitvoering van de bepalingen in het Reglement voor de ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad en aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.
Artikel 7 Het driehoeksoverleg
1Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.
2Bij verschil van mening over de kwaliteitseisen draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan.
Artikel 8 Afwezigheid griffier
1De griffier neemt verlof op volgens het reguliere verlofsysteem van de gemeentelijke organisatie.
2De griffier doet van zijn afwezigheid tijdig mededeling aan de raad.
3De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.
Artikel 9 Organisatie griffie
1De griffier geeft leiding aan de griffie
2De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van taken van de griffie
3Het griffiepersoneel handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 10 Vervanging van de griffier
Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.
Artikel 11 Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking met ingang van 11 november 2019.
Tegelijkertijd vervalt de Instructie voor de griffier 2015, vastgesteld bij raadsbesluit van 2 maart 2015