Besluit van de raad van de gemeente Oosterhout van 8 oktober 2024 tot vaststelling van de Beleidsnota Risicomanagement Gemeente Oosterhout 2025

Maatschappelijk/sociaal

•Ontbreken goede communicatie met omgeving, voorlichting en inspraakprocedures

•Extra geluiddempende maatregelen tijdens uitvoering

•Schadebeperkende maatregelen

•Schade ten gevolge van werkzaamheden aan eigendommen van derden

•Onvoldoende inschatten van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart

•Vertragende blokkades/ acties van omwonenden

•Stakingen

•Ontbreken draagvlak bij belanghebbenden met gevolg bezwaren en beroep

•Maatschappelijke weerstand tegen het plan

Technisch/uitvoerend

•Verkeerde inschatting van technieken, bouwmethoden of faseringen en hulpmiddelen

•Wijziging in aannames bij ontwerp en (constructie-)berekeningen

•Extra of meer werk bij aansluiting van nieuw werk op bestaand werk om goede samenhang te verkrijgen

•Toepassen nieuwe (innovatieve) materialen, uitvoeringsmethoden

•Ontwerpwijzigingen tijdens uitvoering

•Bezwijken tijdens bouw

•Onjuiste inschatting hoeveelheid benodigd materiaal

•Tegenvallende prestatie van aannemer/ ontwerper:

•Niet beschikbaar zijn van essentieel materieel

•Te late leveranties van materialen

•Constructiefouten

•Complexiteit uitvoering door aannemer onderschat

•Stakingen

Organisatorisch

•Wijzigen PvE agv:

•Onduidelijkheid omtrent doelstellingen, hun onderlinge concurrentie en afhankelijkheden

•Onduidelijkheid omtrent uitgangspunten /beleidskaders

•Onvoldoende concrete en meetbare projectresultaten

•Wijzigen projectdefinitie

•Ontbreken projectprocedures

•Wijzigingsprocedure PvE, planning, raming

•Opleverings/ -acceptatieprocedures

•AO-procedures

•Aanbestedingsplan/ -procedure

•Gunningprocedure

•Onduidelijkheid omtrent eisen opdrachtgever, beheerder, gemeenten, provincies ed

•Niet (tijdig) kortsluiten van afspraken met betrokken partijen

•Ontbreken goede communicatie (intern/extern) communicatieplan

•Ontbreken kwaliteitsplan

•Onduidelijkheid over projectgrenzen

•Geen/ onvoldoende afstemming tussen deelprojecten (intern)

•Geen/ onvoldoende rekening houden met projecten in de omgeving

•Geen/ onvoldoende rekening houden met bestand beleid

•Gebrek aan benodigde en kwalitatief gewenste mankracht op enig tijdstip

•Problemen bij opzetten en inrichten projectorganisatie ( wegvallen sleutelpersonen ea)

•Onvoldoende eenheid binnen de projectorganisatie

•Niet goed vastleggen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen partijen

•Onvoldoende kwalitatief en tijdige informatievoorziening

•Niet voldoende realistische (deel)projectplanningen

•Complicaties in de samenwerking met partners in de uitvoering van processen

•Complicaties met uitbesteden van (delen) van handelingen in een proces aan derden

•Ontbreken van besluitvorming door het bevoegd gezag op (deel-)plannen

Juridisch/wettelijk

•Geen/ onvoldoende inzicht in alle wettelijke vereisten en mogelijke wijzigingen hierin op het gebied van:

•veiligheid

•milieu (MER-richtlijnen/ evaluatie van MER)/ planologische inpassing (verplichting om een eventueel verlies aan natuurgebieden te compenseren)

•geluid

•grondverwerving en onteigeningen

•aanbesteding

•ontheffingen en vergunningen

•procedures inzake bestemmingsplannen en streekplannen

Mogelijkheid van claims:

•claims aannemer agv uitvoeringsfouten die onvoldoende door de contractstukken zijn gedekt

•claims gemeente agv niet nakomen afspraken of schade aan omgeving

•claims omwonenden agv schade aan woningen of bedrijfspanden

•claims van andere belanghebbenden

•fouten aannemer mbt regelgeving voorbereiding

•fouten aannemer mbt regelgeving uitvoering

•niet of niet tijdig maken van afspraken met partners dmv contracten

•onvolledigheid of onzorgvuldigheid bij het opstellen van contractstukken

•onevenwichtige verdeling van risico’s tussen partners

•vertraging door bezwaar- en beroepsprocedures

•ontbreken van commitment of bestaan van belangentegenstellingen om met partners tot een gezamenlijk project te komen

Ruimtelijk/geografisch

•aanwezigheid van obstakels (bv munitie) of funderingsrestanten

•archeologische vondsten: mogelijkheid van opgravingen door archeologische dienst

•aanwezigheid kabels en leidingen

•incompleetheid inventarisatie

•geen medewerking kabels- en leidingeigenaren

•bijzonder klimatologische omstandigheden (langdurige vorst, schade agv storm)

•meer of zwaardere verontreiniging van de locatie

•kwaliteit van onderzoek

•onvoldoende inzicht in te treffen saneringsmaatregelen

•tegenvallende kwaliteit van de bodem

•grondmechanische instabiliteit

•tegenvallende draagkracht

•onverwacht optredende zettingen

•niet of onvoldoende inschatten van compenserende- milieumaatregelen

•onvoldoende meenemen van faunamaatregelen

•kosten in verband met grondwaterbeschermingsgebieden

•bereikbaarheid bouwlocatie

•aan- en afvoerwegen (relatie met andere projecten, weerstand omgeving)

•onvoldoende ruimte bouwplaats

•extra noodzakelijke hulpwerken en voorzieningen voor verkeer en veiligheid

•treffen van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart

•gronden/percelen voor de aanleg zijn niet tijdig beschikbaar

Politiek/bestuurlijk

•Niet/niet tijdig verkrijgen van publiekrechtelijke vergunningen en toestemming

•Geen/onvoldoende inzicht in alle benodigde vergunningen

•Ontbreken overeenstemming met gemeente(n), provincies, waterschappen ed

Geen/onvoldoende inzicht in eisen van de gemeente ten aanzien van:

•uitvoeringswijze

•architectonische vormgeving

•afwerking/ herstellen of aanpassen infrastructuur in omgeving

•problemen bij aanpassen streekplannen, bestemmingsplannen

•problemen bij onteigeningen

•aanvullende of andere eisen als gevolg van beleidsveranderingen

•verschuiving politieke prioriteiten

•veranderingen in lokale politiek door verkiezingen of personele wisselingen in college

Financieel/economisch

•prijsstijging materialen hoger dan voorzien

•wijziging in renteparameters

•volledigheid en actualiteit van geraamde investeringen

•tegenvallende of niet voorziene kosten van beheer en exploitatie

•tariefwijzigingen

•faillissement: aannemer/toeleverancier/opdrachtgever

•beschikbaarheid financiering op enig tijdstip:

•ontbreken voorfinancieringsmogelijkheden

•onderuitputting

•niet voldoen aan subsidievoorwaarden niet tijdige subsidiebesteding en verantwoording

•niet formaliseren toezeggingen bijdragen van derden

•geen/ geen goede financiële informatievoorziening

•afwijking aanname belasting

•ontbreken raming nadeelcompensatie, planschade ed

•ontbreken van voldoende weerstandscapaciteit

Communicatie en “stakeholders”

3Dit deel staat niet in projectenhandboek. Is toegevoegd op basis van de “in company” training van Deloitte

bepaal de stakeholders/belanghebbenden (besluitvormers, gebruikers, uitvoerders)

wat is hun belang bij dit project?

waar kunnen deze belangen conflicteren?

hoe en wanneer communiceren ze met (en over) elkaar?

Initiatieffase

Risico's kunnen er in deze fase toe leiden dat het resultaat, meestal de startnotitie of het projectplan, niet behaald wordt binnen de gestelde tijd Als dit resultaat kwalitatief onvoldoende is kan dit ook aanleiding geven tot vertraging of extra kosten in een latere fase Risicomanagement in deze fase richt zich op het beheersen van onder andere:

•Politieke aspecten, zoals besluitvorming, kabinetswijzigingen

•Maatschappelijke aspecten, zoals de invloed van belangengroeperingen, de media projectorganisatorische aspecten, zoals capaciteitsgebrek in het projectteam

•Betrekken van partijen bij overleg of tijdig onderhandelen over eisen: bv rijksoverheid, provincie, burgers en bedrijven, milieu- en belangengroeperingen

•Tevens kan risicoanalyse in deze fase worden gebruikt ter ondersteuning van het maken van een keuze tussen meerdere alternatieven

Definitiefase

In deze fase ontstaan het programma van eisen en de nota van randvoorwaarden De kwaliteit van met name deze producten is bepalend voor de risico's in een latere fase

Risico's in deze fase kunnen zijn:

•Projectorganisatorische aspecten, zoals capaciteitstekort binnen het projectteam

•Aanvullende eisen van de opdrachtgever, waardoor nieuwe ontwerpen moeten worden gemaakt

•Vertragingen in de grondverwerving

•Problemen bij het aanpassen van bestemmingsplannen

•Vergunningen die op zich laten wachten

Voorbereidingsfase

Het risicomanagement in deze fase gaat voornamelijk om:

•Het goed inschatten van de uitvoeringsrisico's van elke aanbieding om een goede keuze te kunnen maken

•Het zorgvuldig doorlopen van de aanbestedingsprocedure om claims van aanbiedende partijen te voorkomen

•Het voorkomen van vertragingen tijdens de aanbestedingsprocedure zelf (een heldere verdeling van de risico's tussen opdrachtnemer(s) en opdrachtgever bij het opstellen van de aanbiedingsovereenkomst)

Realisatiefase

In de uitvoeringsfase ligt het accent van risicomanagement vooral op de risico's die kunnen optreden bij de technische uitvoering van het project en op de beheersing van het contract

De risico's in deze fase hebben onder andere betrekking op:

•Samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

•Kwaliteit en capaciteit van de opdrachtgever of opdrachtnemer

•Onverwachte kabels en leidingen of andere obstakels

•Calamiteiten zoals het vollopen van een bouwput of het omvallen van een kraan

•Complexe logistiek van het bouwproces

Instandhoudingfase

Aan het begin van deze fase verschuift de verantwoordelijkheid voor het projectresultaat en dus het risicomanagement van het projectteam naar de beheerder Deze beheerder wordt geconfronteerd met risico's die het gevolg kunnen zijn van keuzes die in de voorgaande fasen gemaakt zijn

Mogelijke risico's in deze fase zijn:

•tegenvallende exploitatieopbrengsten;

•kortere levensduur van het bouwwerk dan gepland;

•hogere onderhoudskosten dan gepland;

•noodzaak van functionele aanpassingen