Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten

2.1.1 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

In het bedrijfsleven is aandacht voor duurzaamheid terug te vinden in het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Veel bedrijven zijn zich ervan bewust dat naast ‘euro’s’ ook ‘milieu en mensen’ aandacht verdienen. Bijvoorbeeld op de website van MKB Nederland wordt het een kwestie van ethiek en verantwoordelijkheid genoemd om naast bedrijfseconomische resultaten ook aandacht te besteden aan de maatschappij, waarin die resultaten worden behaald. Dit is voor een deel ook een kwestie van marketing. Onverantwoord ondernemersgedrag wordt door consumenten steeds vaker en harder afgestraft. Sinds gemeenten zichzelf meer als onderneming zien, is MVO daar steeds meer een ingeburgerd begrip geworden.

2.1.2 De drie P’s, Total Cost of Ownerschip en Cradle to Cradle

De brede focus op duurzaamheid wordt ook wel samengevat in de 3 P’s: People, Planet, Profit. Het gaat bij duurzaamheid om de mensen, de planeet en ook het economische profijt. Met deze drie P’s wordt uitdrukking gegeven aan de integrale en mondiale visie op duurzaamheid. De P van profit is wellicht de meest opmerkelijke P in dit rijtje. Tot nu toe heerste de opvatting dat duurzaamheid duur is. Volgens de nieuwste inzichten is het echter een kwestie van hoe je kijkt. In een meer integrale en mondiale visie en in berekeningen waarin werkelijk alle kosten worden betrokken, zien de prijskaartjes er heel anders uit. Dit wordt ook wel aangeduid met Total Cost of Ownership (TCO).

Het gaat er hierbij om dat alle kosten in de berekening van een product worden betrokken: de productiekosten, de gebruikskosten en de verwerkingskosten na het gebruik. Ook gaat het hierbij om een reële calculatie van risico’s op milieuschade bij ongelukken of oneigenlijk gebruik. Kortom de totale kosten van een product zouden moeten worden berekend aan de hand van de levenscyclus van een product. Van gemeentelijke inkopers vraagt dit een andere manier van denken. De ‘normale’ inkoopprijs van een product dekt niet altijd de Total Cost of Ownership, omdat zoiets als milieuwinst of milieuschade niet ingecalculeerd is.

Om de brede kijk op duurzaamheid te illustreren, introduceren we tenslotte het concept van CradletoCradle (C2C), dat in de recente visievorming op duurzaamheid regelmatig opduikt. In het C2C-concept wordt de productie van goederen niet gezien als een proces van verwerken van grondstoffen naar een eindproduct, maar wordt er doorgedacht tot wat er na het gebruik met een product gebeurt. Bij voorkeur worden producten hergebruikt, maar in ieder geval moeten de afvalstoffen en restproducten weer gebruikt kunnen worden voor een nieuw product. Dit wordt ook wel aangeduid met het motto: ‘afval is voedsel’. Afval is dan voedsel voor de aarde of grondstof voor de industrie.

2.1.3 Voorbeelden van duurzaamheid en duurzaam inkopen

De roep om duurzamer te leven en te produceren was tot voor kort vooral gericht op het bedrijfsleven (vervuiling) en op particuliere huishoudens (energiebesparing). De overheden hadden daarbij de rol om een duurzame productie en levenswijze te stimuleren, al dan niet met subsidies op bijvoorbeeld zonnepanelen, windmolens en schonere auto’s. Ook als het gaat om woningbouwprojecten hebben gemeenten al wat langer ervaring met het bevorderen van duurzaam bouwen.

Verder wordt in veel overheidsgebouwen al sinds jaar en dag ‘eerlijke koffie’ geschonken. Overheden zijn zich er de afgelopen jaren meer van bewust geworden dat ze een groot gewicht in de schaal kunnen leggen. Zij zijn immers ‘big spenders’ als het gaat om het inkopen van producten en diensten. Ook gemeenten kunnen een flinke bijdrage leveren aan het verduurzamen van de productie. Als gemeenten iets aan duurzaamheid willen bijdragen kunnen ze op tal van zaken letten. Hieronder worden enkele voorbeelden genoemd:

▪ Gebouwen energiezuinig inrichten en medewerkers gedragstips geven.

Bijvoorbeeld een poster met het verzoek om printers en kopieerapparaten aan het eind van de dag uit te zetten, inclusief een berekening van de energiebesparing die dat oplevert.

▪ Milieuvriendelijk afbreekbare en herbruikbare kantoormaterialen gebruiken.

Er is papier op de markt dat chloorvrij is geproduceerd en aan de eisen van de archiefwet voldoet.

▪ Producten inkopen die langer meegaan.

Spaarlampen zijn duurder in aanschaf maar gaan langer mee en verbruiken veel minder energie (denk aan Total Cost of Ownership).

▪ Producten inkopen die goed te hergebruiken zijn.

Inktcartridges van printers worden tegenwoordig vrijwel allemaal hergebruikt.

2.2.1 Duurzaamheidscriteria van SenterNovem

Onder verantwoordelijkheid van het ministerie van VROM stellen de gemeenten, provincies, waterschappen en de rijksoverheid duurzaamheidscriteria vast. Er komen duurzaamheidscriteria voor alle productgroepen die de overheid inkoopt: van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Per productgroep worden criteria opgesteld voor milieu- en sociale aspecten. De criteria worden opgesteld door SenterNovem (SN) en vastgesteld door de stuurgroep Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (DBO). Met behulp van de criteria kunnen de overheden duurzaamheid inpassen in hun inkoopbeleid en de doelstellingen realiseren. 100% duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld.

De duurzaamheidscriteria kunnen worden gedownload via www.senternovem.nl.

In het eerste kwartaal van 2009 zijn de duurzaamheidscriteria van alle 80 productgroepen klaar. In hoofdstuk 3 gaan we inhoudelijker in op de criteria.

3.3.1 Duurzaamheidcriteria toepassen

Het gevolg van de gekozen ambitie is dat productverantwoordelijke medewerkers en budgethouders daar waar sociale aspecten en milieuaspecten beschikbaar zijn, deze in alle fasen van het inkoopproces zullen betrekken en (voor zover ze geen onevenredige (financiële) belasting voor de organisatie vormen) waar mogelijk, toepassen. Dit moet ertoe leiden dat de levering van een product, dienst of werk daadwerkelijk aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet.

Duurzaam inkopen wordt dus gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Over welke criteria hebben we het dan en hoe komen deze tot stand?

Globaal gesproken hebben we twee keuzemogelijkheden. We kunnen ze zelf intern ontwikkelen of we kunnen aansluiten bij een bestaande situatie (liefst een best practice).

Zelf ontwikkelen is een omvangrijke klus (veel onderwerpen, veel uren van betrokken medewerkers en eventueel externe partijen). Voor de Achterhoekse gemeenten is dit eigenlijk niet te doen. Indien aanwezig kan beter aangehaakt worden op een bestaand (landelijk) initiatief. En dat is aanwezig.

Criteria SenterNovem

SenterNovem ontwikkelt in opdracht van VROM t/m 2010 voor meer dan 100 productgroepen die de overheid inkoopt duurzaamheidcriteria: van kantoormeubelen en energie tot wegen en kantoorgebouwen. Per productgroep worden eisen opgesteld voor milieu- en sociale aspecten. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten.

SenterNovem maakt bij de ontwikkeling van deze criteria gebruik van vele landelijk opererende stakeholders, zowel vanuit de gebruikers als de leveranciers en belangenorganisaties. Bij de ontwikkeling is ook gekeken naar de balans tussen economische, ecologische en sociale aspecten. Alle criteria zijn juridisch getoetst. Met het oog op nieuwe technologische ontwikkelingen en inzichten, veranderingen in de markt en gewijzigde maatschappelijke opvattingen, toetst SenterNovem de criteria elk halfjaar op actualiteit.

De criteria bestaan uit eisen en wensen die kunnen worden opgenomen in de inkoopdocumenten (bestek).

De eisen geven het minimale duurzaamheidniveau aan dat moet worden bereikt, wil de betreffende inkoop als duurzaam kunnen worden bestempeld Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Bij iedere duurzame inkoop door de overheden is de leverancier verplicht aan deze eisen te voldoen.

Met de 'wensen' kunnen opdrachtnemers zich onderscheiden tijdens de gunningsfase. De wensen zijn een aanvulling op de set van eisen. Door het meenemen van de wensen in een aanbesteding kan een nog hoger duurzaamheidniveau worden bereikt.

Met behulp van de criteria kan de gemeente duurzaamheid inpassen in het inkoopbeleid en de doelstellingen realiseren. 100% duurzaam inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld.

Voorgesteld wordt om de eisen uit de criteria van SenterNovem standaard op te nemen in de aanbestedingsdocumenten (ambitieniveau), daar waar die geen onevenredige (financiële) belasting voor de organisatie vormen.

De wensen worden per aanbesteding bekeken of deze zinvol zijn. In een later stadium kan besloten worden om het ambitieniveau uit te breiden met de wensen.

In het inkoopproces is de specificatiefase (zie ook hoofdstuk 4) bij uitstek geschikt om de duurzaamheidscriteria van SenterNovem te betrekken.

In bijlage 2 is een opsomming gegeven van de onderwerpen die door SenterNovem worden uitgewerkt tot concrete criteria.

3.3.2 Deelnameverklaring Duurzaam inkopen ondertekenen

In de praktijk blijkt dat de ambtelijke organisaties van de Achterhoekse gemeenten al in meer of mindere mate bezig zijn met duurzaam inkopen (zo is er bijvoorbeeld gezamenlijk 100% groene stroom ingekocht). Aangezien er echter geen beleidsuitgangspunt aan ten grondslag ligt wordt er op dit moment willekeurig en vrijblijvend omgegaan met duurzaamheidsaspecten. Het vastleggen van duurzaam inkopen maakt het voor alle medewerkers van de gemeente en voor externe partijen duidelijk dat duurzaamheid serieus genomen wordt.

Met het ondertekenen van de deelnameverklaring spreekt de organisatie de intentie uit om duurzaamheid serieus te nemen en te betrekken in het inkoopproces. Verder wordt de organisatie deelnemer aan het programma Duurzaam Inkopen (van SenterNovem), dat zich richt op gemeenten, provincies, waterschappen en rijksoverheden. Inmiddels zijn er al ruim 200 deelnemers (waaronder 170 gemeenten, 11 provincies, 14 rijksoverheden en verschillende waterschappen) aan het programma.

De intentieverklaring is een goede stimulans om duurzaamheidcriteria mee te laten wegen bij de aanschaf van producten en/of diensten, alsmede de uitvoering van werken. Door ondertekening van de verklaring spreekt de gemeente uit dat zij op weg is met toepassing van duurzaamheid in het inkoopproces. De gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst en Oude IJsselstreek zullen na vaststelling van deze nota, medio februari 2009 de deelnameverklaring ondertekenen. De gemeenten Montferland, Oost Gelre en Winterswijk hebben de intentieverklaring al op 2 september 2008 ondertekend. De gemeente Doetinchem was de 1e Achterhoekse gemeente die de deelnameverklaring heeft ondertekend.

Verder verklaart de gemeente:

•in het (milieu-) jaarverslag te rapporteren over concrete resultaten van duurzaam inkopen en de realisatie van de ambitie;

•mee te werken aan de Monitor Duurzaam Inkopen van het Ministerie van VROM;

•good practices en ervaringen met duurzaam inkopen terug te koppelen aan SenterNovem,

•ransparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren,

•ermee in te stemmen dat op de website van het Ministerie van VROM en van SenterNovem wordt vermeld dat zijn/haar organisatie deze verklaring heeft ondertekend.

Deelname aan het programma `Duurzaam Inkopen’ laat de keuzevrijheid en de verantwoordelijkheid van de gemeente voor de eigen inkopen en aanbestedingen onveranderd.

Voorgesteld wordt na vaststelling van deze beleidsnota, de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen zoals opgenomen in bijlage 1 te ondertekenen.

3.3.3 Zelfscan Duurzaam Inkopen invullen

De nulmeting en de voortgang op het gebied van duurzaam inkopen wordt bijgehouden door jaarlijks de ZelfscanDuurzaamInkopen uit te voeren, die is ontwikkeld door SenterNovem.

De Zelfscan Duurzaam Inkopen is een webgebaseerd instrument, dat ontwikkeld is voor gemeenten. Met dit instrument kunnen gemeenten hun eigen prestaties meten en zichzelf vergelijken met andere gemeenten. In de rapportage worden suggesties voor vervolgstappen gedaan. Deze zelfscan is te vinden op www.senternovem.nl/duurzaaminkopen

De Zelfscan Duurzaam Inkopen werkt aan de hand van een uitgebreide vragenlijst. Deze vragen hebben betrekking op enerzijds beleid en processen binnen de organisatie gericht op duurzaam inkopen, en anderzijds op de toepassing van duurzaamheidscriteria in aanbestedingen binnen een selectie van inkooppakketten. Per module wordt een score berekend, uitgedrukt in een duurzaamheidsniveau.

Hierbij onderscheidt de Zelfscan Duurzaam inkopen op dit moment vier categorieën, waarbij A het hoogst haalbare niveau is:

•Duurzaamheidsniveau A: Organisatie loopt voorop met duurzaam inkopen;

•Duurzaamheidsniveau B: Organisatie voldoet aan het minimumniveau voor duurzaam inkopen;

•Duurzaamheidsniveau C: Organisatie heeft een aantal stappen gezet, maar voldoet nog niet aan het minimumniveau voor duurzaam inkopen;

•Duurzaamheidsniveau D: Organisatie bevindt zich in het beginstadium van duurzaam inkopen.

Duurzaamheidsniveau A en B bij de modules over de inkooppakketten betekent dat binnen dit inkooppakket ‘duurzaam’ is ingekocht.

Duurzaamheidsniveau C en D bij de modules over de inkooppakketten betekent dat er niet ‘duurzaam’ is ingekocht.

Het nadeel van de huidige Zelfscan Duurzaam Inkopen is dat er wordt gewerkt met duurzaamheidsniveau’s, maar dat er geen concrete score in een percentage kan worden gegenereerd. Die score kan echter wel met de Monitor Duurzaam Inkopen (zie par. 3.3.4) berekend worden.

SenterNovem is dan ook voornemens de huidige Zelfscan Duurzaam Inkopen aan te passen aan de Monitor Duurzaam Inkopen. De huidige Zelfscan wordt zodanig aangepast dat daaruit een score op duurzaam inkopen kan worden berekend. De Zelfscan kan op ieder gewenst moment worden ingevuld, zodat een actueel inzicht in de score op duurzaamheid mogelijk is.

Voorgesteld wordt jaarlijks de Zelfscan Duurzaam Inkopen zoals die door SenterNovem is ontwikkeld en beschikbaar wordt gesteld, door de duurzaamheidscoördinator / klimaatcoördinator uit te laten voeren,

3.3.4 De 'score op duurzaam inkopen' berekenen

Dit kan op dit moment alleen worden berekend aan de hand van de Monitor Duurzaam Inkopen.

Op landelijk niveau is de Monitor Duurzaam Inkopen ingesteld om eens per 2 jaar, informatie te geven over de voortgang op de doelstelling voor duurzaam inkopen door de overheden. Net als in 2006 zijn in 2008 uitsluitend alle ministeries, provincies en waterschappen en de gemeenten die de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen hebben ondertekend, aangeschreven. Andere organisaties die geïnteresseerd zijn in de eigen voortgang, kunnen alleen de Zelfscan Duurzaam Inkopen invullen.

Het nadeel van de Monitor Duurzaam Inkopen is dat het maar eens in de twee jaar wordt gehouden.

Middels een vragenlijst wordt de gemeenten bevraagd 1) op het inkoopbeleid en het inbedden hiervan in de organisatie en 2) of inkopen binnen een aantal geselecteerde productgroepen aan duurzaamheidscriteria voldoen. Deze criteria zijn de criteria zoals vastgesteld door SenterNovem.

Hoe wordt de 'score op duurzaam inkopen' berekend?

In de Monitor Duurzaam Inkopen wordt voor een beperkt aantal productgroepen gevraagd of recente (voorgaande 2 jaren) inkopen voldoen aan de vastgestelde duurzaamheidcriteria. Indien een ingekochte productgroep voldoet aan alle duurzaamheidcriteria (eisen) die op dat moment beschikbaar waren, dan is deze duurzaam ingekocht en telt die mee in de score.

Deze 'score op duurzaam inkopen' wordt berekend aan de hand van het inkoopvolume (euro's); het duurzaam ingekochte volume ten opzichte van het totale ingekochte volume van die productgroepen waarvoor criteria beschikbaar zijn.

De score slaat dus alleen op die productgroepen die recent zijn ingekocht en bevraagd worden in de Monitor. Het duurzaam ingekochte volume bestaat uit de ingekochte productgroepen die voldoen aan de duurzaamheideisen. Het totale ingekochte volume bestaat uit alle recent ingekochte productgroepen waarvoor criteria door SenterNovem zijn opgesteld.

Omdat de score van toepassing is op een beperkt aantal productgroepen en beperkt inkoopvolume, mag duidelijk zijn dat dit hooguit een indicatief beeld kan geven van het duurzaam inkopen. Daarom zal o.a. naast deze score het aantal duurzame productgroepen ten opzichte van het totale aantal ingekochte productgroepen in beeld gebracht worden.

Voorbeeld: productgroep A, B, C, D en E met elk een inkoopvolume van €100.000, en productgroep F met een inkoopvolume van €500.000 zijn recent ingekocht. Productgroepen E en F zijn duurzaam ingekocht. De score op duurzaam inkopen is dan naar inkoopvolume 60% (€600.000/€1.000.000) en naar aantal productgroepen 33% (2/6).

Ook zullen de resultaten inzicht geven in hoeverre productgroepen zijn ingekocht die niet aan alle, maar wel aan enkele duurzaamheidcriteria of aan de wensen voldoen en voor welke overige productgroepen duurzaamheid is meegenomen in de aanbesteding.

3.3.5 Sociale criteria

Het betreft de sociale beleidsdoelen van de gemeenten in de sfeer van bevordering van de werkgelegenheid voor kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt, zoals langdurig werklozen, gedeeltelijk arbeidsongeschikten, jongeren, etc.

Tevens kunnen deze doelstellingen gerealiseerd worden via de SW bedrijven (Sociale werkvoorzieningschap Delta, Hameland en Wedeo). De gemeentelijke inkoop van diensten als bijvoorbeeld groen en post biedt kansen om rekening te houden met de positie van mensen die een moeilijkere toegang tot de reguliere arbeidsmarkt hebben. Inmiddels zijn in een aantal Achterhoekse gemeenten al acties gestart om een voorkeurspositie (alleenrecht uitvoering) voor het SW-bedrijf te creëren (voor groen en postvoorziening en schoonmaak). Daarnaast is in 2008 bij de gezamenlijke aanbesteding van WMO Hulpmiddelen met succes een sociale paragraaf als gunningscriterium (c.q. als “wens’) opgenomen in het bestek.

Concreet zal er per productgroep in de specificatiefase worden onderzocht (in overleg met de afdeling Sociale Zaken) of er duidelijke mogelijkheden zijn om bepaalde sociale beleidsdoelen te stimuleren. Is dat het geval, dan zal een criterium worden geformuleerd in de vorm van een wens. Opname van het criterium in de aanbestedingsdocumenten hangt af van de doelstellingen die de individuele overheid voert en de mogelijkheden in de markt. Een gemeente kan er voor kiezen het criterium als eis op te nemen als men er zeker van is dat er voldoende leveranciers aan kunnen voldoen om een juridisch correcte aanbesteding te krijgen.

De internationale context (belangrijk bij Europese aanbestedingen) moet nog verder worden ontwikkeld door het programma duurzaam inkopen van SenterNovem. Dat zal nog tijd gaan vergen. Bij sociale aspecten in internationale productketens (zoals kinderarbeid en arbeidsomstandigheden) speelt de vraag in hoeverre dit juridisch in een aanbesteding kan worden meegewogen en speelt het probleem rondom controle: hoe verifieer je als inkoper of er daadwerkelijk aan voldaan wordt.

Voorgesteld wordt om per aanbesteding af te wegen of er mogelijkheden zijn om bepaalde sociale beleidsdoelen te stimuleren. Is dat het geval, dan zal een sociale paragraaf als gunningscriterium (c.q. als “wens’) worden opgenomen in het bestek.

Sociale beleidsdoelen vormen zo altijd een standaard onderdeel van de inventarisatiefase van het inkoopproces.