Participatiekader gemeente Ommen

Onderdelen participatieplan

Een participatieplan dient (in elk geval) uit de volgende onderdelen te bestaan:

1Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het participatieplan?

2Wat is het doel van de participatie?

3Wat is de beïnvloedingsruimte/ambitieniveau van de participatie?

4Welke kaders zijn er voor het participatietraject?

5Benoem:

a.Belanghebbenden

b.Participatietrede

c.Participatiemiddel(en)

d.Tijdspad participatietraject: op welke momenten kunnen belanghebbenden inbreng leveren?

e.Beslisbevoegdheid (raad, college of ambt organisatie), op welke manier worden de democratische waarden in het traject gewaarborgd?

6Omschrijf:

a.Rollen en verantwoordelijkheden

b.Context waarin het traject zich afspeelt

7Communicatie richting belanghebbenden

a.Hoe worden belanghebbenden benaderd?

b.Hoe worden ze op de hoogte gehouden gedurende het traject en over het vervolg?

c.Hoe worden de verwachtingen van de belanghebbenden gemanaged?

8Begroting: wat zijn de kosten?

9Mogelijke risico’s/knelpunten van het plan

Stappenplan inwonerparticipatie

Onderstaand stappenplan biedt als hulpmiddel voor de ambtelijk verantwoordelijke en de participatieadviseur om het participatietraject op te zetten en uit te voeren. Hiermee wordt geborgd dat er geen belangrijke aspecten vergeten worden en dat participatie op een eenduidige manier wordt uitgevoerd in de gemeente Ommen.

Stappen

Fase

Opstellen participatieplan

Stap 1

Beïnvloedbare ruimte:

•Is er ruimte voor inwonersparticipatie? Zo ja, hoe veel? Zo nee, waarom niet?

•Is er voldoende tijd, capaciteit en budget?

Stap 2

Doel participatie:

•Wat wil je met de participatie bereiken?

•Op welke beleidsfase heeft het traject invloed?

Stap 3

Impact van het traject:

•Bepaal samen met de participatieadviseur de impact van het traject.

•Heeft het een impact op de hele gemeente, een specifiek deel of slechts een enkele straat?

•Daarnaast is de impact op de belanghebbenden belangrijk. In welke mate beïnvloed de ontwikkeling hun leven en hoeveel mensen?

•Welke doelgroepen moeten betrokken worden?

Stap 4

Participatieladder:

•Wat wordt er met de opgehaalde inbreng gedaan?

•Op welke trede van de participatieladder gaat de participatie plaatsvinden/ wat wordt het ambitieniveau?

•Welk participatiemiddel past hierbij?

Vaststellingsfase

Stap 5

Vaststellen door bevoegd gezag:

•Wie is het bevoegde gezag?

•Is het ambitieniveau informeren of raadplegend? Dan stelt het college of je manager het participatieplan vast.

•Is het ambitieniveau coproduceren of meebeslissen? Dan dient het college een voorstel aan de raad voor te leggen.

Stap 6

Rol van de raad:

•Welke rol heeft de raad in dit traject?

•Op welke momenten dient de raad betrokken te worden?

Uitvoeringsfase

Stap 7

Start participatie:

Ga aan de slag. Betrek iedereen zoals vastgesteld en vertel wat er van hen verwacht wordt.

Stap 8

Terugkoppeling participatie:

•Maak een verslag van de uitgevoerde participatie en deel dit met de belanghebbenden.

•Doe dit na elk afzonderlijk participatiemoment.

Stap 9

Vervolg:

Verwerken opbrengst participatie in de betreffende beleidsfase.

Stap 10

Eindresultaat:

Deel het eindresultaat met de betrokkenen van het traject.

Evaluatiefase

Stap 11

Evalueren:

•Samen leren van het participatietraject. Bedenk wat er goed is gegaan en wat een volgende keer beter kan.

•Deel deze tips en tops met de participatieadviseur.

Inzet van participatiemiddelen

Voor het inzetten van de geschikte middelen is de volgende tabel opgesteld. Hierbij is rekening gehouden met de beleidsfase en het ambitieniveau van participatie.

Ambitieniveau

Participatiemiddelen

Inzet participatiemiddelen

Informeren

•Brief

•Sociale media

•Lokale krant

•Eén op één gesprekken

Brief: geschikt voor het informeren over de ontwikkeling en/of het participatietraject in de uitvoerende beleidsfase.

Sociale media/ lokale krant: afhankelijk van de doelgroep kunnen deze worden ingezet om mensen te informeren in agenda-/beleidsvormende en uitvoerende fases.

Eén-op-één gesprekken: geschikt voor het informeren en raadplegen van belanghebbenden op kleine schaal in de besluitvormende, uitvoerende en evaluerende fases. Dit middel wordt in alle fases ingezet.

(online) bijeenkomst: met name geschikt voor het informeren en raadplegen, of soms adviseren van inwoners en belanghebbenden.

(online) platform: geschikt voor het raadplegen en adviseren van belanghebbenden in de agenda-/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fase.

(online) ideeënbrievenbus: geschikt voor het raadplegen en adviseren van belanghebbenden in de agenda-/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fase.

Inspreken vergaderingen raadscommissies: geschikt voor informeren en adviseren op kleinschalige trajecten in alle fases van de beleidscyclus, maar met name rondom besluitvorming.

Burgerberaad: geschikt voor het op grote schaal betrekken van belanghebbenden in de advisering en het meebeslissen van de besluitvormende en uitvoerende fases.

Vergt een uitgebreide organisatie en inzet. Kan op basis van aselecte groep inwoners functioneren.

Klankbordgroep: geschikt voor het adviseren door belanghebbenden in de agenda-/beleidsvormende, besluitvormende en uitvoerende fases.

Aangezien deze bestaat uit vertegenwoordiging namens belangen is deze niet geschikt voor besluitvorming (onevenredig). Adequate begeleiding is belangrijk, in de vorm van onafhankelijk voorzitter.

Project/werkgroep: geschikt voor het coproduceren en meebeslissen door een kleinschalige groep samen te stellen die inbreng hebben in de besluitvormende fase. Zeer zware begeleiding door professionals is hierbij belangrijk.

Raadplegen

•(online) bijeenkomst

•Enquête

•(online) platform waar inbreng op gedeeld kan worden

•(online) ideeënbrievenbus

•Eén op één gesprekken

Adviseren

•(online) bijeenkomst

•Enquête

•(online) platform waar inbreng op gedeeld kan worden

•(online) ideeënbrievenbus

•Inspreken vergaderingen raadscommissies

•Burgerberaad

•Klankbordgroep

•Eén op één gesprekken

Coproduceren

•Burgerberaad

•Eén op één gesprekken

•Project/werkgroep

Meebeslissen

•Burgerberaad

•Eén op één gesprekken

•Project/werkgroep