Instructie voor de secretaris Olst-Wijhe 2025

Artikel 1. Algemene ondersteuning

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

2Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Hij is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke

Artikel 2. Ondersteuning burgemeester en wethouders

1De secretaris draagt zorg voor:

a.een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders;

b.de voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van burgemeester en wethouders;

c.een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders;

d.een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders;

e.het vastleggen van door burgemeester en wethouders genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

2Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

Artikel 3. Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Artikel 4. Ambtelijke organisatie

1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken, voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de directie van de ambtelijke organisatie

2De secretaris is voorzitter van dit overleg.

3De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directie, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

4De secretaris kan in overleg met de directie procedures vaststellen voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 5. Samenwerking en samenhang

1De secretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

2Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan directeuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 6. Verhindering en vervanging

1De secretaris wordt bij afwezigheid achtereenvolgens vervangen door de 1e loco-sectetaris, de 2e loco-secretaris en de 3e loco-secretaris.

2Indien de secretaris meer dan twee dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

3Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

Artikel 7. Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de secretaris, voor zover nodig in overleg met burgemeester en wethouders of de burgemeester.

2De instructie voor de gemeentesecretaris Olst-Wijhe 2024 vervalt.

3Deze instructie treedt in werking op de dag van bekendmaking.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris Olst-Wijhe 2025.