Protocol bij overlijden gemeente Oldambt

Tekst

Hoofdstuk1Algemeen

Paragraaf1.1Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk!

Dit protocol is een hulpmiddel bij een overlijden, voor het college en leidinggevenden en medewerkers om adequaat te kunnen handelen en te voorkomen dat mensen en gevoelens worden vergeten of genegeerd.

Het is ook een draaiboek voor de eerste dagen na een overlijden van:

1(voormalig) collegeleden;

2(voormalig) medewerkers;

3(voormalig) raadsleden;

4Gezinsleden van raads- en collegeleden en medewerkers.

Zoals gezegd is het een hulpmiddel bij een overlijden. Bij het rouwproces alles uitputtend regelen en vastleggen is haast onmogelijk omdat elk overlijden uniek is.

Mensen reageren verschillend en hebben verschillende behoeften.

Er zijn veel factoren die invloed hebben op de wijze waarop een verlies wordt verwerkt. Daardoor doet iedereen dat op een eigen wijze in een periode die varieert van enkele weken tot vele jaren. Iedere rouwende is anders en ieder verlies is anders. Dat is tegelijk het lastige in het omgaan met rouwende medewerkers. Dat is ook het lastige in het maken van beleid rond het omgaan met rouwende medewerkers. De ene rouwende zal zich gedurende enige tijd absoluut niet kunnen concentreren op het werk en zal alle energie nodig hebben om zich in de privésituatie staande te houden. Een ander zal houvast ervaren aan de structuur die werk biedt, eventueel aangepast in taak en tijd.

De werkgever, de leidinggevende en de collega’s zijn in het leven van een rouwende medewerker vaak belangrijke personen. Ruimte krijgen om een ingrijpend verlies te verwerken op een wijze die past bij de culturele of religieuze achtergrond van de rouwende en bij wat hij/zij nodig heeft, is positief voor alle partijen.

Een protocol, gemaakt in overleg tussen werkgever en medewerkers draagt bij aan de rust, geeft houvast aan alle betrokkenen en bevordert een goede verwerking.

Dit protocol gaat voornamelijk over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.

Paragraaf1.2Over het omgaan met een rouwende collega in het kort het volgende

-Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om een medewerker die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter. Bedenk dat (negatieve) reacties van rouwende vaak niet persoonlijk zijn bedoeld.

-Het is van belang dat zowel leidinggevenden als collega’s een actieve houding aannemen naar de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig heeft is eveneens van belang.

-Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.

-Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen clichéopmerkingen (bijvoorbeeld “de tijd heelt alle wonden”).

-Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan ………..

Hoofdstuk2Overlijden van een collega in actieve dienst

Wat

Wie

Wanneer

1.

Degene die de melding ontvangt informeert de leidinggevende van de medewerker.

Ontvanger melding

Direct

2.

Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overleden medewerker.

Direct leidinggevende

Direct

3.

Informeren (indien mogelijk mondeling) de directe collega’s van de eigen afdeling

Direct leidinggevende

Direct

4.

Medewerkers van de eigen afdeling informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.

Direct leidinggevende van de afwezige medewerker

Direct

5.

Overige medewerkers van de organisatie informeren (buitendienst, sporthal en het zwembad i.v.m. ontbreken van e-mail via prikborden).

Gemeentesecretaris

Direct

6.

Organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.

Gemeentesecretaris

Dezelfde dag

7.

Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.

Direct leidinggevende

Zo snel mogelijk

8.

Condoleancekaart verzenden.

Gemeentesecretaris

Zo snel mogelijk

9.

Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.

Direct leidinggevende

i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)

Zo snel mogelijk

10.

Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.

Direct leidinggevende

Voor de uitvaart

11.

Een spreker namens de werkgever aanwijzen (indien gewenst/overleg familie).

Direct leidinggevende

Zo snel mogelijk

12.

Informeren van (eventuele) externe relaties.

Direct leidinggevende

Zo snel mogelijk

13.

Medewerkers worden, zoveel als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.

Gemeentesecretaris

Zo snel mogelijk

Hoofdstuk3Bij het overlijden van een lid van het college

Gelijk aan de onder punt 2 genoemde acties: overlijden van een medewerker in actieve dienst.

De direct leidinggevende wordt hier vervangen door de burgemeester/gemeentesecretaris.

Wat

Wie

Wanneer

14.

Persbericht laten uitgaan

Burgemeester/Gemeentesecretaris

Zo snel mogelijk

15.

In Memoriam in de Raad

Burgemeester

Raadsvergadering

Hoofdstuk4Bij het overlijden van een gezinslid van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

Wat

Wie

Wanneer

1.

Degene die de melding ontvangt vraagt of het collegelid/medewerker zelf wil dat het overlijden op de afdeling/organisatie bekend wordt gemaakt.

Ontvanger melding

Direct

2.

Degene die de melding ontvangt informeert de gemeentesecretaris/ leidinggevende

Ontvanger melding

Direct

3.

Medewerkers van de eigen afdeling informeren inclusief de medewerkers die i.v.m.

verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.

Direct leidinggevende

Direct

4.

Indien wenselijk overige medewerkers van de organisatie informeren inclusief buitendiensten, zwembad en de sporthal i.v.m. ontbreken van email, via prikborden.

Gemeentesecretaris

Direct

5.

Condoleancekaart verzenden namens het college.

Gemeentesecretaris & afdeling

Zo snel mogelijk

6.

Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.

Gemeentesecretaris

i.o.m. communicatie

Zie bijlage 1 (p. 9)

Zo snel mogelijk

7.

Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie) namens het college en de medewerkers.

Direct leidinggevende

Voor de uitvaart

8.

Collega’s worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.

Direct leidinggevenden

Hoofdstuk5Bij het overlijden van één van de ouders van een lid van het college/medewerker in actieve dienst

Wat

Wie

Wanneer

1.

Verzenden van een condoleancekaart

Afdeling / collega’s

Direct

Hoofdstuk6Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker

Bij het overlijden van een ex- lid van het college / medewerker, die drie jaar voor zijn overlijden wegens (flex)pensioen of wegens volledige arbeidsongeschiktheid is ontslagen en waarvan een melding of aankondiging binnenkomt bij de werkgever.

Wat

Wie

Wanneer

1.

Medewerkers informeren via de e-mail

Gemeentesecretaris / Direct leidinggevende

Direct

2.

Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers mogelijk in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad Van het Noorden.

Direct leidinggevende

i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)

Zo snel mogelijk

3.

Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.

Direct leidinggevende

Hoofdstuk7Bij het overlijden van een raadslid

Wat

Wie

Wanneer

1.

Degene die de melding ontvangt informeert de Griffier/Gemeentesecretaris.

Ontvanger melding

Direct

2.

Een contactpersoon aanwijzen die met de familie/nabestaanden in contact treedt over mogelijke wensen van de overledene.

Griffier

Direct

3.

College, raadsleden en medewerkers Informeren (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).

Griffier/gemeentesecretaris

Direct

4.

Medewerkers informeren die i.v.m. verlof/ziekte etc. niet aanwezig zijn.

Direct leidinggevende van de afwezige medewerker

Direct

5.

Indien gewenst organiseren en uitnodigen van alle medewerkers voor een bijeenkomst. In deze bijeenkomst wordt o.a. eventueel de situatie rond het overlijden toegelicht voor zover dit bekend is. Informatie wordt verstrekt over eventuele religieuze afscheid- of rouw-rituelen.

Griffier/gemeentesecretaris

Dezelfde dag

6.

Een herdenkingsplek inrichten met een condoleanceregister.

Griffier

Zo snel mogelijk

7.

Persbericht laten uitgaan

Griffier i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)

Zo snel mogelijk

i.o.m. nabestaanden

8.

Een condoleancebrief c.q. kaart verzenden

Griffier / Gemeentesecretaris

Direct

9.

Bericht op de website van de gemeente Oldambt

Griffier

Direct

10.

In Memoriam in de Raad

Burgemeester

Raadsvergadering

11.

Zorgen voor een advertentie namens het college en medewerkers in de lokale krant in de leefomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.

Griffier / Gemeentesecretaris

i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)

Zo snel mogelijk

12.

Zorgen voor een bloemstuk (indien gewenst/overleg familie)

Griffier

Voor de uitvaart

13.

Een spreker namens de gemeente aanwijzen (indien gewenst/overleg familie)

Griffier

Zo snel mogelijk

14.

Medewerkers worden, voor zover als mogelijk is, in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.

Gemeentesecretaris

Hoofdstuk8Bij het overlijden van een ex-raadslid

Bij het overlijden van een ex- raadslid. Indien het langer dan drie jaar geleden is dat de overledene in genoemde functie actief was vervalt het protocol.

Wat

Wie

Wanneer

1.

College, de Raad en medewerkers informeren via de e-mail (buitendienst, sporthal en zwembad i.v.m. ontbreken van email via prikborden).

Griffier/Gemeentesecretaris.

Zo snel mogelijk.

2.

Een condoleancekaart verzenden

Griffier/Gemeentesecretaris

Zo snel mogelijk

3.

Zorgen voor een advertentie namens het college en de medewerkers in de lokale krant in de woonomgeving van de overledene en in het Dagblad van het Noorden.

Griffier/Gemeentesecretaris

i.o.m. communicatie. Zie bijlage 1 (p.9)

Zo snel mogelijk

4.

Medewerkers worden, voor zover als mogelijk in de gelegenheid gesteld de uitvaart bij te wonen.

Gemeentesecretaris

Hoofdstuk9Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin dit protocol niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college (bij overlijden van collegeleden en raadsleden) of de gemeentesecretaris (bij overlijden van medewerkers) een bijzondere voorziening treffen.

Hoofdstuk10Inwerkingtreding

Dit protocol kan aangehaald worden als “Protocol bij overlijden gemeente Oldambt”, en treedt in met ingang van 1 februari 2014.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. 9 september 2014.

De secretaris, De burgemeester,

H.J.J. Groothuis P. Smit