Gemeenschappelijke regeling Samenwerking Oost-Groningen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling zonder meer (hierna te noemen ‘regeling’) wordt verstaan onder:

a.gemeenteraden: gemeenteraden van bovengenoemde gemeenten;

b.colleges: colleges van burgemeester en wethouders van bovengenoemde gemeenten;

c.regiegroep: burgemeesters en gemeentesecretarissen van bovengenoemde gemeenten;

d.stuurgroep: groep bestaande uit portefeuillehouders van bovengenoemde gemeenten;

e.managers-overleg: (afdelings-)managers van bovengenoemde gemeenten;

f.projectgroep: groep bestaande uit medewerkers van het regiobureau en betrokken (beleids-) medewerkers van bovengenoemde gemeenten;

g.penvoerder: de gemeente die de coördinerende positie binnen het samenwerkingsverband inneemt en als vertegenwoordiger optreedt;

h.regiobureau: bureau dat als opdrachtnemer namens de bovengenoemde gemeenten de coördinatie en uitvoering van de werkzaamheden verricht;

i.programmaplan: het basisdocument waarin de (financiële) kaders voor projecten en activiteiten alsmede het besluitvormingsproces, strekkende tot uitvoering van (onderdelen) van het Masterplan Oost-Groningen, zijn vastgesteld door alle deelnemende gemeenten

Artikel 2 Duur van de regeling

1De regeling wordt aangegaan voor de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2029. Uiterlijk voor 1 juli 2029 wordt een besluit genomen over een vervolg.

2De intergemeentelijke samenwerking en het functioneren van het regiobureau worden jaarlijks geëvalueerd in de regiegroep.

Artikel 3 Doel en reikwijdteregeling

1De colleges gaan deze regeling aan om mede uitvoering te geven aan de ambities in het Masterplan Oost-Groningen.

2Voor de invulling van de samenwerking, genoemd in het eerste lid, gaan de colleges in ieder geval:

a.gezamenlijk zorgdragen voor de totstandkoming van activiteiten ten behoeve van de samenwerking;

b.de verplichting aan om verantwoordelijkheid te dragen voor het eigen deel als onderdeel van het geheel van de samenwerking.

3Ten behoeve van de samenwerking, kunnen de colleges informatie uitwisselen aangaande personeel, middelen en activiteiten, met dien verstande dat de privacy van individuele medewerkers van de gemeenten gewaarborgd is. Voor zover noodzakelijk dragen de colleges er zorg voor dat wordt voldaan aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zij zullen, indien noodzakelijk, zorgdragen voor verdere precisering van bescherming van de privacy.

4De regeling wordt initieel aangegaan voor de samenwerking met betrekking tot Regio Deal II. Voor zover er sprake is van voortzetting of uitbreiding van deze regeling met de uitvoering van werkzaamheden van bijvoorbeeld het Volkshuisvestingsfonds, Nij Begun en/of overige regelingen kunnen de colleges deze regeling uitbreiden.

Artikel 4 Organisatie van de samenwerking in Oost-Groningen

1Er wordt middels deze regeling (in ieder geval) samengewerkt op vijf regionale ambities: (a) Kansen om te groeien, (b) Goed bereikbaar, (c) Gezond en gelukkig, (d) Goed wonen en (e) Groen en duurzaam.

2De (rechtmatige) uitvoering van de activiteiten/projecten op grond van deze regeling wordt vastgelegd in afzonderlijke programmaplannen.

3De organisatie van de samenwerking bestaat uit een regiegroep, stuurgroep(en), managers-overleg(gen), projectgroep(en) en een regiobureau.

4De gemeente Oldambt treedt op als penvoerder.

5De colleges van de deelnemende gemeenten zijn bestuurlijk opdrachtgever voor de inhoud van de programmalijnen.

6De gemeentesecretarissen zijn, vanuit de regiegroep, ambtelijk opdrachtgever voor het regiobureau.

7Voor elke programmalijn is er een stuurgroep, een managers-overleg en een projectgroep.

8Binnen elke programmalijn kunnen samenwerkingspartners uit de regio worden betrokken bij de projectgroep, managers-overleg en/of stuurgroep om actief mee te denken bij het opstellen van jaarplannen en programmaplannen.

9De regiegroep is verantwoordelijk voor de bestuurlijke (proces-) coördinatie. De vergaderingen van de regiegroep worden voorbereid door het regiobureau.

10De stuurgroep is verantwoordelijk voor de inhoudelijke bestuurlijke afstemming van de jaarplannen en jaarverslagen. De colleges zijn besluitvormend.

11Het managers-overleg is verantwoordelijk voor de inhoudelijke ambtelijke afstemming van de jaarplannen en jaarverslagen. Het managers-overleg is ook verantwoordelijk voor de inzet van de betrokken gemeentelijke (beleids-)medewerkers in de projectgroep.

12De projectgroep is verantwoordelijk voor het aanleveren van (beleids-)informatie ten behoeve van het opstellen van de jaarplannen en jaarverslagen en de uitvoering daarvan.

13De voorzitters van de inhoudelijke stuurgroepen en de voorzitter van de regiegroep maken deel uit van het periodiek overleg met het Rijk.

14De vergaderingen van de stuurgroepen, managers-overleggen, projectgroepen en het overleg met het Rijk worden voorbereid door het regiobureau.

15De coördinatie en uitvoering van de jaarplannen, jaarverslagen en andere relevante werkzaamheden berusten bij het regiobureau.

Artikel 5 Governance / Invulling regiobureau

1Het regiobureau is formeel ondergebracht bij de gemeente Oldambt als penvoerder van deze regeling.

2De gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een adequate inrichting, organisatie, bemensing en aansturing van het regiobureau waarbij de gemeentesecretaris van de gemeente Oldambt als primus inter pares eerste aanspreekpunt is voor het regiobureau.

3Uitgangspunt is dat de formatie van het regiobureau zoveel mogelijk wordt ingevuld door medewerkers van de betreffende gemeenten. Mocht dit niet lukken dan zal de ontbrekende formatie worden ingehuurd binnen de kaders van de begroting vanuit de verschillende programma’s, zoals Regio Deal II, Nij Begun en het Volkshuisvestingsfonds.

4De gemeente Oldambt verricht als penvoerder in ieder geval de in artikel 6 genoemde taken en de daaruit voortvloeiende verantwoordelijkheden.

5De gemeente Oldambt maakt als penvoerder afspraken over de wederzijdse rechten en plichten in de samenwerking en het verzorgt de PIOFACH-taken voor de ondersteuning van het regiobureau.

6Voor zover noodzakelijk mandateren, dan wel machtigen, de deelnemende gemeenten, via separate besluitvorming, de gemeente Oldambt.

Artikel 6 Taken regiobureau

Het regiobureau is aangewezen voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de samenwerking rond het Masterplan Oost-Groningen. In die rol coördineert zij de voorbereidingen, uitvoering en verantwoording. Tot die rol behoort in ieder geval:

a.het opstellen van programmaplannen, uitvoeringsplannen (jaarplannen), (financiële) jaarverslagen en concept-besluitvormingsdocumenten ten behoeve van de besluitvorming in alle vijf de deelnemende gemeenten. Het proces van het opstellen van jaarplannen en (financiële) jaarverslagen moet aansluiten bij de planning & control-cyclus van de gemeenten. Dit houdt in dat het regiobureau er naar streeft de jaarplannen gereed te hebben op uiterlijk 1 juli van het jaar voorafgaand aan het nieuwe begrotingsjaar en het (financieel) jaarverslag uiterlijk 1 april van het jaar volgende op het begrotingsjaar;

b.het zorgdragen voor de informatievoorziening aan de deelnemende colleges en gemeenteraden;

c.het zorgdragen voor monitoren, analyseren en rapporteren van de financiële situatie en het risicobeheer;

d.het leveren van een bijdrage aan de uitvoering van de jaarplannen;

e.het voeren van de financiële administratie, waaronder het verrichten van betalingen;

f.het organiseren en coördineren van de inkoop;

g.het (coördineren van) aanvragen en verantwoorden van de verschillende subsidiestromen overeenkomstig de geldende subsidievoorwaarden;

h.het onderhouden van contacten met subsidieverstrekkers;

i.het uitvoeren van overige relevante werkzaamheden.

Artikel 7 Vergoeding kosten

1De kosten van het regiobureau, inclusief kosten van het penvoerderschap en de kassiersrol worden in eerste aanleg gedekt uit verkregen subsidies.

2Indien de kosten, bedoeld in het eerste lid, niet kunnen worden gedekt uit subsidies, dan worden deze kosten na voorafgaand overleg/instemming van de deelnemende gemeenten in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten via de verdeelsleutel “aantal inwoners per gemeente” op 1 januari van het voorgaande jaar conform de CBS-statistiek.

Artikel 8 Inkoop

Het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van de gemeente Oldambt zijn van toepassing op inkopen die geschieden voor en door de penvoerder in het kader van de samenwerking.

Artikel 9 Overige afspraken

1Voor zover er sprake is van belaste uitgaven komt de BTW niet in aanmerking voor subsidie indien deze BTW compensabel is via het BTW-compensatiefonds.

2Het regiobureau zal de betaalde BTW bij de deelnemende gemeenten in rekening brengen via de verdeelsleutel “aantal inwoners per gemeente” op 1 januari van het voorgaande jaar conform de CBS-statistiek. De gemeenten kunnen deze BTW verrekenen via het BTW-compensatiefonds.

3De coördinerende gemeente wordt gevrijwaard van nadelige financiële consequenties die het gevolg zijn van het niet conform deze regeling handelen door de deelnemende gemeenten.

4De nadelige financiële consequenties, genoemd in het derde lid, worden gedragen door de deelnemende gemeenten. Hierbij is het uitgangspunt de “vervuiler” betaalt. Indien door verzachtende omstandigheden, ter beoordeling aan de regiegroep, blijkt dat de veroorzakende gemeente(n) niet als “vervuiler” kan (kunnen) worden aangemerkt, worden de nadelige financiële consequenties gedragen door alle deelnemende gemeenten. Hierbij geldt als verdeelsleutel: de inbreng van de individuele deelnemende gemeente ten opzichte van de totale inbreng van alle deelnemende gemeenten tezamen.

Artikel 10 Geschillen

Onverminderd het bepaalde in artikel 28 Wet gemeenschappelijke regelingen, verplichten de deelnemende gemeenten zich om in geval van geschillen over de inhoud en uitvoering van deze regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten.

Artikel 11 Toetreding, wijziging en uittreding

1Het voornemen tot toetreding, wijziging en uittreding dient schriftelijk te worden gemeld bij de deelnemende gemeenten.

2Voor toetreding tot deze regeling en wijziging of opheffing ervan is instemming van alle deelnemende gemeenten noodzakelijk.

3Een deelnemende gemeente die uit deze regeling wenst te treden maakt haar voornemen tot uittreding bekend bij de overige deelnemende gemeenten middels een aangetekend schrijven. Over de voorwaarden en consequenties treden de deelnemende gemeenten met elkaar in overleg alvorens de uittredende gemeente daadwerkelijk uit kan treden. Onderdeel van het overleg zal in ieder geval de financiële consequenties zijn.

4Voor toetreding, wijziging of opheffing is toestemming vereist van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 12 Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, treden de deelnemende gemeente met elkaar in overleg.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: “Regeling Samenwerking Oost-Groningen”.