Artikel 1. Algemeen
1Het archief is voor publiek toegankelijk op werkdagen van 08.30 tot 16.00 uur.
2Het archief van de gemeente Oldambt bevindt zich op twee locaties: voormalig gemeentehuis in Scheemda en het gemeentehuis van Oldambt in Winschoten. Bezoekers hebben toegang tot werkruimten op beide locaties. De werkruimte van locatie Scheemda bevindt zich op de 1e verdieping, de voormalige kantineruimte; de werkruimte van locatie Winschoten bevindt zich op de 1e verdieping, kamer 165.
3Koffie en thee zijn gratis te verkrijgen. Tegen betaling kan van de cateringfaciliteiten op beide locaties gebruik worden gemaakt.
Locatie Scheemda heeft een rokersruimte op de 1e verdieping, locatie Winschoten heeft geen rokersruimte beschikbaar.
Artikel 2. Registratie en toegang
1Bezoekers melden zich bij ieder bezoek. Wanneer de locatie Winschoten wordt bezocht dan meld de bezoeker zich bij de receptie. Wanneer de locatie Scheemda wordt bezocht dan wordt er met de bezoeker en een medewerker van team Informatie eerst telefonisch een afspraak gemaakt. Op beide locaties wordt de bezoeker door de medewerker Informatie opgehaald en begeleid naar de werkruimte.
2Bij het eerste bezoek krijgt de bezoeker een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt.
3Bij het eerste bezoek legitimeert en registreert de bezoeker zich. Zonder deze registratie wordt geen inzage in archiefstukken gegeven. De registratie bevat naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, onderwerp van onderzoek, bezoekdatum en handtekening van de bezoeker.
Deze gegevens worden uitsluitend voor statistische doeleinden gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders ved.
4Door ondertekening van de registratie verklaart de bezoeker bekend te zijn met en zich te houden aan het bezoekersreglement. Wanneer een bezoeker zich niet houdt aan de regels of aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt, kan de toegang tot de werkruimte ontzegd worden.
5Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven bij de registratie, waarin in overleg met de bezoeker correcties en aanvullingen kunnen worden aangebracht.
6De faciliteiten in de werkruimte zijn bedoeld als hulpmiddel bij onderzoek en mogen daarom niet voor andere (privé) doeleinden worden ingezet.
Artikel 3. Raadpleging
1Stukken kunnen worden aangevraagd via de aanwezige medewerker van het team Informatie.
2Er kunnen uitsluitend stukken worden aangevraagd uit (openbare) archieven en collecties, die toegankelijk zijn middels een toegang (inventaris of plaatsingslijst).
3Na aanvraag duurt het maximaal 15 minuten voordat stukken ter inzage worden gegeven.
4Inzage en openbaarheid van stukken wordt conform de Archiefwet en het afzonderlijk bij archieven bepaalde geregeld.
5Indien de toestand van archiefstukken daartoe aanleiding geeft of die stukken niet veilig aan de bezoeker kunnen worden verstrekt, kan de inzage worden afgewezen door de medewerker Informatie.
6Geheel of gedeeltelijke afwijzing van verzoeken tot inzage worden al naar gelang de aard van het verzoek op schriftelijke of mondelinge wijze toegelicht. Men kan hiertegen bezwaar aantekenen bij het gemeentebestuur.
7Indien de bezoeker niet verklaart dat het onderzoek een historische, wetenschappelijk, genealogisch of statisch doel dient, zullen geen stukken ter inzage worden gegeven die onder het regime van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
8Voor de inzage van stukken waarvan de openbaarheid is beperkt kan een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het gemeentebestuur.
9Raadpleging van stukken kan alleen op de daartoe aangewezen werkplek plaatsvinden en daarvoor moeten aanwezige hulpmiddelen worden gebruikt volgens de aanwijzingen.
10Op archiefstukken mag niet worden geschreven en vouwen, kreuken of scheuren dienen te worden voorkomen.
11Leunen op stukken, bevochtigen van pagina’s bij het omslaan of blijvend aanbrengen van bladwijzers tussen stukken is niet toegestaan.
12De aangetroffen interne volgorde van de geraadpleegde stukken mag niet worden veranderd.
13Na raadpleging dienen de stukken weer te worden geretourneerd aan de aanwezige medewerker Informatie.
Artikel 4. Reproducties
1Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat zich ertegen verzet of er andere wettelijke beletselen zijn in de ogen van de aanwezige medewerker.
2Reproduceren kan op aanvraag gebeuren door de medewerker Informatie en mag niet door de bezoeker zelf worden gedaan. Van deze regel kan worden afgeweken, hetgeen wordt beoordeeld door de aanwezige medewerker.
3Het tijdstip van reproduceren is afhankelijk van de hoeveelheid en de beschikbaarheid van middelen. De aanwezige medewerker Informatie beoordeelt dit.
4De kosten van reproducties worden vooraf vastgesteld en zijn beschikbaar op een aanwezige tarievenlijst.
Artikel 5. Bezwaar en klachten
1Geheel of gedeeltelijke afwijzing van verzoeken tot inzage worden al naar gelang de aard van het verzoek op schriftelijke of mondelinge wijze toegelicht. De Archiefwet 1995 of de Algemene wet bestuursrecht biedt de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen deze afwijzing.
2Voor klachten over de dienstverlening geldt de klachtenregeling van de gemeente Oldambt.
Artikel 6. Inwerkingtreding
Dit bezoekersreglement treedt – na behoorlijk te zijn bekend gemaakt - in werking met ingang van 1 juli 2014.
Artikel 7. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als “bezoekersreglement gemeente Oldambt”.