Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 4
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer functionarissen, alsmede aan een andere beheereenheid.In het mandaatregister wordt vastgelegd wat de gemandateerde taken enverantwoordelijkheden zijn van degenen die daartoe gemandateerd zijn
Artikel 5
1.Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd en heeft
in die vorm rechtskracht. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging c.q. migratie.
2.Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet
en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van: Informatie-architectuur, informatiebeveiliging, geheimhouding, duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
Artikel 6
De uitvoering van de bepalingen van dit besluit wordt tweejaarlijks getoetst door de archivaris.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Artikel 13
1In afwijking van de regeling is artikel 11 van dit besluit ook van toepassing op van op termijn vernietigbare digitale archiefbescheiden.
2Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle van de in artikel 17 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Artikel 14
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het aanleggen en bijhouden van een toegang op informatie, waarin die informatie wordt beschreven en in verband kan worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 15
Uit de in artikel 14 van dit besluit bedoelde toegang blijkt te allen tijde waar informatie en eventuele onderdelen zich bevinden, wanneer of aan wie ze zijn overgebracht of overgedragen danwel of ze vernietigd of vervreemd zijn.
Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats
Artikel 29
1De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de panden aan respectievelijk de Kazernehof 75 en de Goirkestraat 96 te Tilburg.
2In de in het eerste lid van dit artikel bedoelde archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat.
Artikel 30
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen alsmede van de in een e-depot opgenomen digitale archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 31
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit door hem voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Artikel 32
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris of een door hem aan te wijzen medewerker desgevraagd onderzoek in de door de archivaris beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen of van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 33
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad van de gemeente Oisterwijk bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 34
De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 35
De archivaris brengt eenmaal in de twee jaar verslag uit aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats zoals bedoeld in artikel 29 van dit besluit.
Toelichting
Het Besluit Informatiebeheer gemeente Oisterwijk 2015 (hierna: het Besluit) is gebaseerd op artikel 7, eerste lid, van de Archiefverordening Gemeente Oisterwijk 2015. Het Besluit regelt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden. De bepalingen van het Besluit zijn van toepassing zowel op digitale archiefbescheiden (in verschillende bestandsformaten) als op papieren archiefbescheiden.
Het Besluit sluit nu beter aan bij de digitale ontwikkelingen in de eigen organisatie alsmede de steeds groter wordende nadruk op ketensamenwerking en de ontwikkeling van het e-depot: duurzame digitale opslag van informatie.
Artikelsgewijze toelichting:
Artikel 3
Voor de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding is aansluiting gezocht bij de organisatiestructuur van de gemeente. (Keten-)Samenwerking krijgt uitvoering in nieuwe vormen en ook in deze gevallen houdt de gemeente een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie.
Artikel 8
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 9
In essentie wordt het origineel van een document (een “minuut”) bewaard en is het te verzenden document een kopie. Vergelijk de notariële akte: de ondertekenaar krijgt slechts een exemplaar mee “voor eensluidend afschrift”. Deze bepaling met een archief technische achtergrond dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 10
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures, mits daarbij rekening gehouden wordt met algemeen geldende procedures.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
De Archiefregeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren is dat echter wel noodzakelijk.
Artikelen 12
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van de Archiefregeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een samenhangend overzicht vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Artikelen 16 en 17
Bewaring van archiefbescheiden is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Hij dient de bewaring conform de daarvoor geldende regels te organiseren alsmede te zorgen dat op archiefruimten aan de eisen voldoen.
Artikel 18
De toetsing van de archiefruimten inclusief de opslag voor digitale bescheiden is de wettelijke taak van de archivaris (artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995).
Artikel 19 en 20
Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheerseenheid. Voor de analoge omgeving is nog sprake van uitlening, terwijl in het digitale domein autorisatiestructuren toegepast dienen te worden.
Artikel 21
Vernietiging van archiefbescheiden is aan regels gebonden. Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten door moedwillige vernietiging of ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 22
Om diverse redenen, o.a. privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen, dient geheimhouding van archiefbescheiden mogelijk te zijn of te geschieden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij het hoofd van de beheerseenheid en is in de leden van het artikel nader uitgewerkt.
Artikelen 23, 24 en 25
Bij vervanging, vervreemding en overdracht dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Artikel 26 en 27
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
De vernietigingslijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 28
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is ook de Archiefregeling.
Artikel 30
De in dit artikel genoemde taken zijn wettelijke verplichtingen: ook bij uitbesteding van deze bewaar- en beheerfunctie dient daarmee een archivaris te worden belast.
Artikel 31
In dit artikel krijgt de archivaris de bevoegdheid om in de archiefbewaarplaats naast het archief van de gemeentelijke organisatie archieven van derden onder te brengen. Voor de gemeente Oisterwijk wordt dat uit cultuurhistorisch oogpunt van groot belang geacht.
Artikel 35
De noodzaak om verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats is duidelijk.