Gemeente Oirschot Handboek doorlopende vervanging archiefbescheiden Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

5.1.1 Bepalen van de productiewijze

De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”.

De voorbereidingshandelingen zijn bepalend voor wat wel of niet zichtbaar is op de digitale reproducties. Vandaar dat de gemeente Oirschot de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het digitaliseren van archiefbescheiden:

➢ Bij het ontvouwen worden documenten gladgestreken om er zeker van te zijn dat er geen stukken dubbelgevouwen in de scanner komen.

➢ Bij het afsnijden van de rug van bijvoorbeeld een rapport wordt er niet te ruim weggesneden, dit om te voorkomen dat er tekst of andere informatie wegvalt.

➢ Dikkere stapels papier worden losgeschud zodat pagina’s niet aan elkaar blijven plakken en daardoor ongescand blijven.

Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:

➢ Afwijkend papierformaat: Scannen is het meest efficiënt indien meer documenten in één keer kunnen worden doorgevoerd. Dit is alleen mogelijk indien alle documenten in de stapel hetzelfde formaat hebben. Afwijkende formaten moeten altijd handmatig worden ingevoerd

➢ Documenten met nietjes: Nietjes beschadigen de scanner. Documenten moeten daarom voor het scannen ontdaan zijn van nietjes.

➢ Documenten met plastic: Plastic beschadigt de scanner. Documenten moeten voor het scannen ontdaan zijn van plastic .

➢ Slechte materiële staat van het document: Documenten die in slechte staat verkeren zijn moeilijker in te scannen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan oude bouwtekeningen.

➢ Papiersoort: Als de papiersoort ruw is kan de tekst op de scan “gebroken” overkomen. Daarnaast kan de scanner moeite hebben met de doorvoer van afwijkende papiersoorten.

➢ Doorschijnendheid: Het kan voorkomen dat het document dat gescand moet worden zo dun is dat de ene kant van de pagina aan de andere kant zichtbaar is. De scanner kan beide beelden oppikken, waardoor de tekst in de scan niet voldoende leesbaar wordt.

➢ Afwijkende stand van de tekst: Normaal gezien staat de tekst zo op papier dat de tekst parallel aan de korte kanten van het papier loopt. Als de tekst langs de lange kanten van het papier is georiënteerd, is het draaien van de beelden na het scannen noodzakelijk.

➢ Lettergrootte en stijl: Tekst met een lettertype dat kleiner is dan achtpunts kan onleesbaar worden in een gescande afbeelding. Daarnaast kunnen gestileerde fonts onleesbaar worden bij het scannen.

➢ Marges: Informatie die dicht tegen de rand van de pagina staat (binnen 6 mm) kan verloren gaan bij het scannen.

➢ Documenten geprint op een matrixprinter: Documenten geprint op een matrixprinter kunnen soms moeilijk gescand worden omdat de tekst/leestekens door de scanner als losse delen worden geïnterpreteerd.

➢ Documenten geprint tegen een achtergrondafbeelding: Tekst geprint op een achtergrond kan mogelijk onvoldoende worden gereproduceerd, omdat de scanner het onderscheid tekst -achtergrond moeilijk kan bepalen.

➢ Negatiefbeelden: Scanners zijn ingesteld voor het herkennen van donkere tekst op een lichte achtergrond. Indien het document lichte tekst op een donkere achtergrond bevat, kan het zijn dat de scanner problemen ondervindt bij het herkennen van het beeld.

Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Oirschot gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden:

1Indien een archiefstuk niet voor scannen gereedgemaakt kan worden, wordt het analoog stuk naar de medewerker die met de werkzaamheden is belast gebracht.

2Deze medewerker zendt het stuk na verwerking terug naar de afdeling DIV.

3Medewerkers DIV registreren het archiefstuk in het DMS en vermelden daarbij dat het stuk niet vervangen kon worden.

4Relevante relaties met of verwijzingen naar andere archiefbestanden moeten ook in het DMS vastgelegd worden.

5Het stuk wordt bewaard in het analoog archief.

5.2.1 Projectmatige vervanging

Er wordt veelal voor dit vervangingsproces gekozen wanneer het over reeds gearchiveerde (weliswaar analoog), te vervangen batches archiefbescheiden gaat, met een cultuurhistorische waarde, een waarde in het kader van het algemeen belang, en een blijvend te bewaren kenmerk. De archivering van deze dossiers vindt plaats in het e-depot, en dus niet in Corsa.

De gemeente Oirschot heeft beoordeeld dat documenten die tot deze groep behoren, vervangen moeten worden met een maximaal haalbare scankwaliteit. Als gevolg is besloten de uitvoering van het digitaliseren van deze groep documenten uit te besteden. De vervanging van deze groep documenten volgt daarom een apart traject volgens het daarvoor op te stellen handboek projectmatige vervanging. De precieze scope van het handboek projectmatige vervanging wordt bepaald in het betreffende vervangingsbesluit.

5.2.2 Routinematige vervanging

De keuze voor deze procedure valt wanneer documenten gescand worden, bij ontvangst van de documenten en dus vóór de start van een werkproces.

5.2.3 Vertraagde vervanging

Bij deze procedure worden documenten – op aangeven van de behandelaar - gescand nadat een werkproces is afgehandeld. Het papieren dossier wordt in zijn geheel vervangen en digitaal gearchiveerd. Er kan ook worden gekozen voor dit proces wanneer het digitale dossier niet compleet is, omdat er nog papieren stukken ontbreken (bijvoorbeeld bij documenten met een “natte” handtekening). Het vertraagde vervangingsproces draagt daarmee bij aan het voorkomen van hybride dossiervorming.

5.3.1 Projectmatige vervanging

De uitvoering van het projectmatige vervangingsproces valt niet binnen de scope van dit handboek.

5.3.2 Routinematige vervanging

Zoals beschreven in hoofdstuk 5.2, wordt voorafgaand aan de uitvoering van een vervangingsproces bepaald of het document voor vervanging in aanmerking komt, met inachtneming van de uitzonderingscriteria.

Bij het bepalen van de benodigde scankwaliteit, beoordeelt de post- en archiefmedewerker de waarde van het analoge document, op basis van de volgende factoren:

➢ Bewaartermijn

➢ Visuele complexiteit

➢ Cultuurhistorische waarde

➢ Belang van kleur voor de interpretatie en raadpleegbaarheid van het document

Wanneer er aan de hand van één of meer van de bovenstaande factoren een indicatie is om de benodigde scankwaliteit te verhogen, wordt gekozen voor de Multifunctional met compactknop uit. Wanneer er hier geen indicatie voor is, wordt het document gescand met de Dedicated Scanner.

Na het scannen vindt er altijd een visuele controle plaats. Tijdens deze controle wordt de scankwaliteit beoordeeld in vergelijking met het analoge stuk. De kwaliteitscriteria die van toepassing zijn, staan vermeld in hoofdstuk 6.1.

In het uitvoeringsproces van routinematige vervanging zijn er 5 à 6 verschillende controlemomenten ingericht

2Te weten 4x altijd, 1x bij afdeling met werkverdeling en 1x steekproef.

. De controleverantwoordelijkheid is belegd onder verschillende rollen zodat het vierogen principe ten volste wordt nageleefd.

De post- en archiefmedewerker is naast het scannen, controleren en registreren ook verantwoordelijk voor het opbergen en tijdig vernietigen van de analoge exemplaren. De medewerker Informatiebeheer is verantwoordelijk voor de steekproef en het vernietigingsproces (de steekproef en het vernietigingsproces worden toegelicht in par. 6.3 resp.5.3.5).

Tabel 3 Stroomschema routinematige vervanging inkomende documenten

5.3.3 Vertraagde vervanging

Wanneer gekozen wordt voor het vertraagde vervangings-proces is de zaak reeds afgehandeld en worden de bijbehorende documenten met terugwerkende kracht vervangen.

Bij het bepalen van de benodigde scankwaliteit, beoordeelt de post- en archiefmedewerker de waarde van het analoge document, op basis van de volgende factoren:

➢ Bewaartermijn

➢ Visuele complexiteit

➢ Cultuurhistorische waarde

➢ Belang van kleur voor de interpretatie en raadpleegbaarheid van het document

Wanneer er aan de hand van één of meer van de bovenstaande factoren een indicatie is om de benodigde scankwaliteit te verhogen, wordt gekozen voor de Multifunctional met compactknop uit. Wanneer er hier geen indicatie voor is, wordt het document gescand met de Dedicated Scanner.

Tabel 4 Stroomschema vertraagde vervanging, van toepassing voor reeds afgehandelde documenten

Tijdens de visuele controle vergelijken de post- en archiefmedewerker, en de 2e controleur het origineel met de weergave van de reproductie in Capture Center. De kwaliteitscriteria die van toepassing zijn staan vermeld in hoofdstuk 6.1. Bij niet akkoord kan de benodigde scankwaliteit worden verhoogd en wordt het scanproces herhaald.

Pas wanneer beide controleurs akkoord geven op de scankwaliteit, kan het digitale document worden geïmporteerd en geregistreerd.

Bij het laatste stapje, archiveren, wordt de kwaliteitscontrole toegepast, zoals beschreven in hoofdstuk 6.2. Alvorens de analoge stukken vernietigd mogen worden, voert de medewerker Informatiebeheer eerst de steekproefcontrole uit (par. 5.3.5).

5.3.4 Vervanging door medewerkers anders dan de post- en archiefmedewerkers

Het is niet de intentie dat documenten vervangen worden, buiten de afdeling Informatie- en Documentbeheer om en dus in afwijking van de voorgenoemde vervangingsprocessen. Toch kan het niet volledig worden uitgesloten dat een medewerker een document upload in Corsa dat hij/zij zelf heeft gescand. Wel wordt dit scenario zoveel mogelijk tegengegaan door het postproces te centraliseren, het volledig digitaal werken te stimuleren, nieuwe medewerkers bij indiensttreding op de hoogte te stellen van het handboek vervanging, en het vervangingshandboek met regelmaat uit te dragen naar de organisatie in de vorm van een bewustwordingscampagne. In deze bewustwordingscampagne, welke onderdeel uitmaakt van het integrale kwaliteitssysteem informatiebeheer, wordt benadrukt dat te archiveren documenten moeten worden aangeboden aan team DIV zodat deze het reguliere vervangingsproces kunnen volgen, en dus niet worden uitgesloten van de visuele controle, de kwaliteitscontrole, de steekproefcontrole en het vernietigingsproces.

5.3.5 Vernietigingsproces

De analoge stukken die zijn gedigitaliseerd met het routinematige of vertraagde vervangingsproces worden door de post- en archiefmedewerker opgeborgen in de daarvoor bestemde mappen en bewaard totdat deze vernietigd mogen worden. De analoge documenten worden gedurende drie maanden bewaard. Iedere maand wordt er een nieuw map aangemaakt. De datum waarop de documenten uit de map gedigitaliseerd zijn kan varieert dus van bijvoorbeeld 1 januari tot 31 januari. De bewaartermijn van 3 maanden wordt berekend vanaf de datum van het laatst toegevoegde document uit de map. De map uit het bovenstaande voorbeeld zou dus pas op 1 mei vernietigd mogen worden.

Voorafgaand aan de vernietiging worden steekproefsgewijs de te vernietigen documenten gecontroleerd op uitzonderingen zoals in dit handboek beschreven. De steekproefcontrole is beschreven in hoofdstuk 6.3.

Iedere 3 maanden wordt de map met te vernietigen stukken aangeboden aan een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De zorgdrager stelt een verklaring van vervanging op zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1996. Deze verklaring bevat:

➢ Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden;

➢ De grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden (het vervangingsbesluit);

➢ Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden.

Anders dan het vervangingsbesluit hoeft deze verklaring niet bekend gemaakt te worden door de zorgdrager. Ter afronding van het vervangingsproces wordt er een verklaring van vernietiging opgesteld.

10.2.1 Dedicated Scanner Canon DR-G1100

➢ Resolutie 300 DPI

➢ Compressieratio 75% JPEG2000

➢ Scannen in 24-bit kleur

➢ Output in TIFF

➢ Paginaformaat wordt automatisch aangepast aan de grootte van het ingevoerde papier.

➢ Dubbelzijdig scannen

➢ Automatische scheefstandcorrectie

10.2.2 Multifunctional (MFP) Canon ImageRUNNER ADVANCE C5560i

➢ Resolutie 300 DPI

➢ Compressieratio afhankelijk van compact knop optie (JPEG2000

➢ Scannen in full colour

➢ Output in PDF/a-1B

➢ Formaat en scanrichting worden automatisch aangepast

Opties:

➢ Compact knop aan of uit

➢ OCR aan of uit

➢ Enkelzijdig/dubbelzijdig scannen

10.2.3 Capture Service

➢ Blanco pagina detectie en verwijdering

➢ Barcode detectie

➢ Documentscheiding

➢ Input Controle (gebruikersinteractie via Capture Center)

➢ OCR (doorzoekbare PDF door ABBYY)

➢ Conversie naar PDF/a-1B van TIF of PDF met ABBYY