Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt volstaan onder:
Bestelling
Het aangaan van een overeenkomst die betrekking heeft op levering van goederen, aanneming van werk of van diensten aan of door de gemeente Oirschot. Voor de definiëring van de begrippen werken, leveringen en diensten wordt verwezen naar het “Inkoopbeleid gemeente Oirschot 2025”.
Bestelorder
Het interne document (of interne procedure) waarmee de bestelling en het bestelproces wordt omschreven via een vast format.
Budget
De middelen die via de begroting of begrotingswijziging zijn toegekend aan (sub)taakvelden, kostenplaatsen, voorzieningen, investeringskredieten en/of projecten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties. Een budget is dus een taakgebonden bedrag op het niveau van (sub)taakveld, kostenplaats, voorziening, investeringskrediet of project.
Budgethouder
De functionaris die bevoegd is om door het bestuur of het college aan hem of haar toegewezen budgetten in naam van het bestuur of het college besluiten te nemen met financiële gevolgen.
Budgetbeheerder
De door de budgethouder aangewezen medewerker die op aanwijzing van en namens de budgethouder verantwoordelijk is voor het beheren van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten. De budgethouder geeft via een mail een wijziging van het budgethoudersregister door aan financieel beheer.
Budgetbesteder
Medewerker die ten behoeve van de budgetbeheerder administratief ondersteunende taken uitvoert ter voorbereiding van een bestelling en/of ter voorbereiding van de accordering van de factuur. Bijvoorbeeld het toevoegen van de prestatie akkoord verklaring aan de factuur in K2Financiën.
Budgethoudersregister
Het register waarin per budgethouder/ budgetbeheerder is vastgelegd voor welke budget hij/ zij verantwoordelijk is. Een budgetbeheerder wordt pas in het budgethouder register opgenomen na aanwijzing door de budgethouder. Het beheer van het budgethoudersregister geschiedt in Key2Financiën en is belegd bij financieel beheer. Wijziging van het budgethoudersregister geschiedt enkel na schriftelijke opdracht (per mail) van de budgethouder.
Economische categorie (ECL) (in de administratie aangeduid als kosten- of opbrengstensoort)
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten binnen een grootboekrekening (FCL) worden onderverdeeld.
Financieel adviseur
De medewerker die is belast met de financiële advisering en ondersteuning van de budgethouders, budgetbeheerders en projectleiders en zorgt voor de consolidatie van bijdragen van budgethouders, -beheerders en projectleiders aan P&C producten.
Financieel beheer
De organisatorische eenheid die - in het kader van het budgetbeheer - belast is met de inrichting en het beheer van de financiële administratie. Deze taak omvat het beheer van het rekeningschema, het vastleggen van de budgetten in de administratie, het verwerken van mutaties in verplichtingen, het verwerken en betalen van facturen en de taken op het gebied van geldverkeer, het ontsluiten van gegevens uit de financiele administratie en het opstellen van de jaarrekening.
Functionele categorie (FCL)
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten worden gerubriceerd.
Managementteam
Het team bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de teammanagers en de concerncontroller. Het team heeft conform artikel 6 van de organisatiebesluit gemeente Oirschot 2024 onder andere als taak – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris - het coördineren van het middelenbeleid.
Prestatie (akkoord) verklaring (PAV)
Een toetsbare onderbouwing van een geleverde prestatie door een opdrachtnemer, waaruit blijkt dat de geleverde prestatie overeenkomt met de afgesproken prestatie. De prestatieverklaring is opgenomen als onderdeel van of als bijlage bij een factuur en is toegevoegd aan Key2financiën.
Programma
Een door de raad vastgestelde verzameling van beleidskaders en beleidsdoelen. In de begroting worden daaraan financiële middelen gekoppeld onderverdeeld in een aantal taakvelden.
Projectleider
Degene die via een interne opdrachtbrief van de teammanager verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project en daarvoor over een eigen projectbudget beschikt. En die daardoor in de hoedanigheid van budgetbeheerder functioneert.
Taakveld
De eenheid waarin activiteiten van de gemeente worden gegroepeerd volgens de indeling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In Oirschot is ervoor gekozen deze indeling te hanteren als specificatie van de programma’s.
Subtaakveld
Een taakveld dat over meer programma’s actief is.
Team
Organisatie-eenheid belast met een functionele taakstelling die volgens het sturingsprincipe van de organisatie wordt geleid door een teammanager.
Teammanager
Functionaris die is belast met de algemene en dagelijkse (hiërarchische, functionele en operationele) leiding van een team.
Verplichting
Een uit het aangaan van een bestelling voortvloeiende plicht tot betalen of ontvangen van geldmiddelen. Verplichtingen worden vastgelegd in de financiële administratie als dat uit oogpunt van budgetbeheer noodzakelijk wordt geacht. In deze budgethouders regeling zijn daarvoor criteria opgenomen.
NB Alle genoemde bedragen in de regeling zijn ex btw
Artikel 2 Budgethouder
1Het budgethouderschap is belegd bij:
a.De gemeentesecretaris
b.De teammanager
c.De griffier
2Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze horizontaal vervangen door:
a.De plaatsvervangend gemeentesecretaris
b.Een andere teammanager
c.De plaatsvervangend griffier
3Een overzicht van de budgethouders en de aan hen toegewezen taakgebonden budgetten is vastgelegd in het budgethouders register in Key2Financien.
4Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan wijst het college op het niveau van (sub)taakvelden budgetten toe aan de secretaris en de teammanagers in overeenstemming met de aan hen toegewezen taken. Een budget kan ook de vorm hebben van een voorziening, investeringskrediet of projectbudget.
5De budgettoewijzing aan de griffier geschiedt door de raad via vaststelling van de begroting.
6Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan twee of meer budgethouders verantwoordelijk te laten zijn voor één budget.
7De budgethouder is verantwoordelijk voor het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig beheer van alle aan hem of haar toevertrouwde middelen.
8De budgethouder verdeelt de aan hem of haar toegewezen (sub)taakvelden over een aantal budgetbeheerders, resulterend in een aantal FCL's per budgetbeheerder en met inachtneming van de voorwaarde van één budgetbeheerder per FCL's.
9De budgethouder autoriseert vooraf alle bestellingen binnen zijn of haar domein groter dan € 10.000 aan de hand van een bestelorder c.q. het ondertekenen van een verplichting.
10De diverse, in deze regeling genoemde, actoren kennen een verschillend mandaat. Dit mandaat is vastgelegd in de mandaat regeling.
11De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het aanleveren van de informatie (inhoudelijk en financieel) voor de P&C-producten. De budgethouder laat deze taken voorbereiden door de budgetbeheerders.
Artikel 3 Budgetbeheerder
1De aanwijzing van de budgetbeheerder vindt plaats door de budgethouder.
2Bij afwezigheid van de budgetbeheerder wordt deze horizontaal vervangen door een andere budgetbeheerder binnen hetzelfde team.
3Een overzicht van budgetbeheerders en de aan hen toegewezen budgetten is schriftelijk vastgelegd in het budgethoudersregister in Key2Financiën. Daarin is ook opgenomen wie in voorkomende gevallen als vervanger optreedt.
4Voor de budgetbeheerder is een budget gedefinieerd als een beschikbaar taakgebonden bedrag op FCL niveau (grootboekrekening niveau), voorziening, investeringskrediet of project.
5Budgetverantwoordelijkheid is bij voorkeur ondeelbaar in die zin dat er geen twee of meer aangewezen budgetbeheerders verantwoordelijkheid hebben voor 1 fcl met bijbehorend budget. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor dit wel wenselijk is.
6De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden, verbonden aan het hem of haar toevertrouwde budgetten, dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatig, doeltreffend en rechtmatig beheer.
7De budgetbeheerder heeft inzicht in de opbouw van de aan hem of haar toegekende budgetten (gericht op heden, verleden en toekomst) voor zowel de inkomsten als de uitgaven.
8De budgetbeheerder is bevoegd overeenkomsten en opdrachten tot een bedrag zoals opgenomen in het mandaatregister te gunnen en te ondertekenen indien het budget toereikend is.
9De budgetbeheerder bepaalt aan de hand van de bestelorder of de uit de bestelorder voortvloeiende financiële verplichting in de verplichtingenadministratie dient te worden vastgelegd c.q. of hij/ zij dit het uit oogpunt van budgetbeheer wenselijk acht. Rekening houdend met artikel 7
10De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de archivering van de goedgekeurde bestelorders (gebeurt straks automatisch).
11De budgetbeheerder treedt op als opdrachtgever.
12De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de leverancier op gebied van de inkoop-voorwaarden, inclusief de vereisten voor het in behandeling kunnen nemen van de factuur.
13Voor facturen > €5.000 (zie mandaatregeling) een PAV toegevoegd te worden aan de factuur in Key2financien.
14Voor facturen > €10.000 (zie mandaatregeling) dient het “4-ogen principe” gewaarborgd te worden. Dit kan door vastlegging van een verplichting (ondertekening door budgethouder) en/of door toevoeging van een PAV door andere medewerker dan de budgetbeheerder.
15De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder. Tevens borgt de budgetbeheerder het “4-ogen principe” doordat ofwel de prestatie akkoordverklaring door de budgetbesteder is toegevoegd aan de factuur in Key2Financiën ofwel doordat de aan de factuur voorafgaande verplichting is ondertekend door de budgethouder.
16De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (evt. in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
17Bij dreigende afwijkingen (dus zowel positieve als negatieve ontwikkelingen) van het budget meldt de budgetbeheerder dit aan de budgethouder en de financieel adviseur.
18De budgetbeheerder kan aan de budgethouder voorstellen doen om een verschuiving tussen de aan hem of haar toegewezen budgetten binnen hetzelfde taakveld te accorderen als oplossing voor een dreigende budgetoverschrijding. Hierbij geeft hij of zij aan wat de inhoudelijke consequenties daarvan zijn.
19De budgetbeheerder verstrekt – onder verantwoordelijkheid van de budgethouder - tijdig informatie voor de P&C-producten aan het cluster financieel beleid met inachtneming van de door het managementteam vastgestelde richtlijnen en P&C-planning.
Artikel 4 Budgetbesteder
1Elke medewerker kan uit hoofde van zijn of haar functie te maken krijgen met de rol van budgetbesteder.
2Op verzoek van de budgetbeheerder kan de budgetbesteder bij voorgenomen opdrachten de inkoop/aanbesteding voorbereiden. Hij of zij bereidt binnen het vastgestelde mandaat en op basis van de kaders van het inkoopbeleid de inkoopstrategie voor en doet een voorstel voor de selectie van de leverancier.
3De budgetbesteder legt de gegevens van een voorgenomen bestelling/ inkoop vast in de bestelorder.
4De budgetbeheerder treedt bij geaccordeerde opdrachten op als opdrachtgever.
5De budgetbeheerder treedt in alle gevallen op als accountmanager van een leverancier.
6De budgetbesteder legt in de bestelorder vast of voor de levering een separate prestatie akkoordverklaring vereist is en zo ja op welke wijze de leverancier zal voorzien in de prestatieverklaring.
7De budgetbesteder is verantwoordelijk voor het toevoegen van de prestatie akkoordverklaring aan Key2Financiën.
Artikel 5 Verplichtingen
1Voor een bestelopdracht wordt in de financiële administratie een financiële verplichting vastgelegd, als deze groter is dan € 10.000 en behoort tot één van de volgende combinaties van kostenplaats en kostensoort.
Soort FCL
ECL
Exploitatiebudgetten
Personeel van derden (meerdere kostensoorten)
Uitbestede werkzaamheden
Onderzoek en advies
Onderhoud
Overige kosten
Overige duurzame zaken
Investeringskredieten
Alle FCL's
Projecten
Alle FCL's
Grondexploitatie
Alle FCL's
2Het managementteam kan besluiten tot aanscherping van de criteria genoemd in artikel 7.1 als dit uit oogpunt van risicobeheersing wenselijk wordt geacht.
3De budgethouder en/of de -beheerder kan op eigen initiatief uit oogpunt van een verantwoord budgetbeheer een financiële verplichting laten vastleggen in de financiële administratie die buiten de gemeente brede criteria valt genoemd in de artikelen 7.1 en 7.2.
4De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de in administratie vastgelegde verplichtingen.
Artikel 6 Prestatie akkoordverklaringen
Voor prestatie akkoordverklaringen gelden de volgende regels:
1Leveringen, werken en/of diensten tot € 5.000 worden niet als risico beschouwd.
2Voor leveringen, werken en/of diensten met een factuurbedrag groter dan € 5.000 geldt als regel dat deze dienen te worden onderbouwd door toetsbare aanvullende documentatie zoals afleverbonnen, urenverantwoordingen, verklaringen van toezichthouders of visueel vastgelegde resultaten met uitzondering van facturen voor leveringen en diensten die zich naar hun aard niet lenen voor een prestatie akkoordverklaring.
3Het managementteam stelt de lijst op met uitzonderingen genoemd in artikel 5.2 en stemt dit af met de accountant. Deze lijst wordt gepubliceerd op RondOmOns.
4De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de prestatie akkoordverklaring en de toevoeging aan Key2Financiën. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de accordering van de factuur incl. de prestatie akkoordverklaring, waarbij hij toetst dat de vooraf afgesproken prestatie is geleverd tegen de vooraf afgesproken prijs.
Artikel 7 Budgetsubstitutie
1De onderverdeling van een budget in economische categorieën (kosten- en opbrengstensoorten) is toelichtend van aard. Dat betekent dat onder- en overschrijdingen van ramingen met elkaar zonder autorisatie vooraf met elkaar kunnen worden gecompenseerd op voorwaarde dat dit niet leidt tot een overschrijding van het budget op niveau van de FCL (=grootboekrekening).
2Het compensatieregel onder lid 7.1 geldt niet voor de volgende kostensoorten:
-doorbelaste baten en lasten van en naar (hulp)kostenplaatsen
-kapitaallasten;
-dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;
-salarislasten
-inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen;
-verrekeningen tussen baten en lasten;
-uitruilen incidentele en structurele budgetten;
-boekwinst op verkoop activa.
3De budgethouder is bevoegd om binnen één taakveld in de loop van het jaar budgetverschuivingen aan te brengen tussen FCL's binnen de kaders van het vastgestelde beleid. Een dergelijk besluit wordt vastgelegd via een door het college vastgestelde administratieve begrotingsverschuiving.
4Het college is bevoegd om binnen één programma in de loop van het jaar budgetverschuivingen aan te brengen tussen taakvelden binnen de beleidskaders van het programma. Een dergelijk besluit wordt vastgelegd via een door het college vastgestelde administratieve begrotingsverschuiving.
5Het schuiven (wijzigen) met budgetten tussen programma’s vereist een raadsbesluit door middel van een door de raad vast te stellen wijziging van de begroting.
Artikel 8 Registratie
1Financieel beheer is verantwoordelijk voor de registratie van budgetgegevens in het financieel informatie-systeem en het voeren van de boekhouding.
Artikel 9
1Verplichtingen, anders dan die ten laste van een budget voor een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht als de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
2Een lastenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed komt, behoudens daartoe anders strekkende raadsbesluiten, ten gunste van het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.
3Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd. Deze verplichtingen worden geboekt ten laste van het budget van het oude boekjaar.
4Voor aan het einde van het jaar resterende incidentele budgetten kan de raad spelregels formuleren voor het overhevelen van die budgetten naar een volgend boekjaar via de resultaatbestemming.
5Als een investeringskrediet een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt, is de budgethouder c.q. de budgetbeheerder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.
6Van restantkredieten wordt eens per jaar door de budgethouder en budgetbeheerder – in overleg met de financieel adviseur - vastgesteld of handhaving van het restantkrediet nodig is voor het realiseren van het activum. De voorstellen van alle te handhaven restantkredieten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.
7Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet per einde van het boekjaar afgesloten.
Artikel 10
Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk als tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
1de betreffende uitgave is incidenteel;
2de betreffende uitgave is onvoorzien.
3de betreffende uitgave is onvermijdbaar;
4de betreffende uitgave is niet uit te stellen;
De beschikkingsbevoegdheid over de post onvoorzien ligt bij het college. Op de post onvoorzien kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. De raad autoriseert achteraf de beschikkingen van het college via de reguliere P&C cyclus.
Artikel 11
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de secretaris.
Artikel 12
De budgethouder regeling gemeente Oirschot 2025 wordt ingetrokken.
Artikel 13
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2026.
Artikel 14
Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethouder regeling gemeente Oirschot 2026”.