Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders besluit:
De Beleidsregel Hotspotmonitor Oirschot 2024 vast te stellen.
Bijlage 2. Sjabloon Inrichting periodieke hotspotmonitor
Periodieke Hotspot monitor gemeente Oirschot
Status
Vastgesteld door
Naam Steller
Kenmerk
Inhoudelijk
Periode waar monitor betrekking op heeft
Beginjaar:
Eindjaar:
Uit te nodigen interne expert(s) bijvoorbeeld:
Namen uit te nodigen personen:
* Medewerker team communicatie
* Jurist
* Adviseur op beleidsterrein
* Portefeuillehouder
* Gemeentesecretaris
* Medewerker informatiebeheer
Uit te nodigen externe expert(s) bijvoorbeeld:
Namen uit te nodigen personen
* Streekarchivaris Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (vanuit SIO)
* Raadslid
* Historicus
* Publicist
* Stads- of dorpsfotograaf
* Lid van historische- of oudheidkundige vereniging (Heemkundekring)
* Directeur van een bedrijf
Organisatie
Datum afstemming concept hotspotlijst
Datum afstemming overleg Informatiebeheer Kempengemeenten
Datum Strategisch Informatie Overleg (SIO)
Datum vaststelling college
Bijlage 3. Sjabloon Hotspotlijst
Hotspots gemeente Oirschot
Periode:
Xxxx t/m xxxx
Status:
Concept / definitief / vastgesteld
Publicatie
Nr
Omschrijving hotspot
Periode
Type*
Controle
Begin-jaar
Eind-jaar
1
2
3
4
OK?
Toelichting
1
2
3
* Kruis aan welk type/ welke typen van toepassing zijn op de hotspot:
1Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
2Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
3Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.
4Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
Controle:
Er is echt sprake van een hotspot. De gebeurtenis valt niet onder één van onderstaande categorieën uit de Selectielijst 2020 op basis waarvan archiefbescheiden van vernietiging kunnen worden uitgezonderd:
•Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw gemeentehuis).
•Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar).
•Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving.
•Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming).
•Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren.
Bijlage 4. Literatuur
1Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020/AIDO 2017)
https://vng.nl/files/vng/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-monitor.05-10-2017.pdf
2Hotspotmonitor van de gemeente Amsterdam
https://assets.amsterdam.nl/publish/pages/779389/hotspotmonitor.pdf
3Beleidsdocument Hotspot-Monitor MijnGemeenteDichtbij
https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR663483
4Hotspotmonitor van het Noord-Hollands Archief
https://noord-hollandsarchief.nl/images/Archiefbeheer/Handleidingen/Procesbeschrijving_inrichten_hotspot-monitor.pdf
5Handreiking Covid-19 als hotspot, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
https://www.rhc-eindhoven.nl/images/pdf/Handreiking_hotspot_COVID19.pdf