7.1 Vergunning of melding
In artikel 2:25 APV is onderscheid gemaakt tussen een evenement waarvoor een vergunning nodig is en waarvoor een melding voldoende is.
7.2 Melding
In artikel 2:25 lid 4 van de APV zijn de vereisten voor een klein evenement vastgelegd.
Indien de aanvraag die vereisten voldoet, is het voldoende dat de aanvrager een melding doet via het formulier voor meldingen op de website van de gemeente.
7.3 Vergunningplichtig evenement
Als een evenement niet voldoet aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 2:25 lid 4 van de APV, dan moet een evenementenvergunning worden aangevraagd. Een evenementenvergunning kan worden aangevraagd door middel van een formulier op de website van de gemeente.
18.1 Materialen
De evenementen die sinds een jaar en dag traditie zijn in Oegstgeest worden door de gemeente zoveel mogelijk gefaciliteerd. Hierbij gaat het om mensuren, materialen en schoonmaak. In bijlage 4 is een overzicht bijgevoegd van evenementen die gefaciliteerd worden.
Als de organisator hiertoe in staat is, kunnen de materialen zelf worden opgehaald en worden teruggebracht bij de gemeentewerf. Indien dit niet mogelijk is, zal de gemeente voor de levering en het ophalen zorgen.
18.2 Herstel- en opruimwerkzaamheden
De organisator is verantwoordelijk voor het achterlaten van het terrein en de directe omgeving in de oorspronkelijke staat. Als dit niet is gebeurd, verhaalt de gemeente de kosten van de herstelwerkzaamheden op de organisator. Voor en na elk evenement vindt er een schouw plaats om de staat van het terrein te inspecteren.
19.1 Risicoscan
De VRHM, de politie en de burgemeester maakt onderscheid tussen een A-, B-, of een C-evenement. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, wordt gebruik gemaakt van een risicoscan.
De uitkomst van deze risicoscan bepaalt, samen met de inbreng van lokale kennis en de expertise van de hulpdiensten, de behandelaanpak van het evenement. De hulpdiensten, zoals politie, brandweer en de GHOR, zullen zich in principe alleen inzetten bij incidenten en calamiteiten.
Door voorafgaand aan het evenement de mogelijke risico’s in kaart te brengen, kan worden bepaald of deze tot een acceptabel niveau gereduceerd kunnen worden. Dit kan door het treffen van (preventieve) maatregelen en het stellen van voorschriften aan de evenementenvergunning op basis van de APV. Hierbij kan gedacht worden aan het inzetten van beveiliging en verkeersregelaars.
19.2 Veiligheidsplan
De organisator is conform Kader Evenementenbeleid VRHM verplicht om vanaf een B-evenement een veiligheidsplan in te dienen. Een voorbeeld van een veiligheidsplan, conform het format van de VRHM, is opgenomen in bijlage 2 van dit evenementenbeleid.
In het veiligheidsplan moeten de te treffen maatregelen en afspraken voor het evenement beschreven worden. Het is van belang dat dat de rollen, taken, risico’s en verantwoordelijkheden helder en eenduidig worden beschreven. Door middel van het veiligheidsplan wordt inzichtelijk welke (mogelijke) risico’s het evenement met zich brengt en welke maatregelen de organisator daarop treft.
19.3 Bereikbaarheidsplan
Voor de categorie B-risico en C-evenementen is conform Kader Evenementenbeleid VRHM het bereikbaarheidsplan verplicht. In het bereikbaarheidsplan beschrijft de organisator de aspecten die noodzakelijk zijn voor de bereikbaarheid van het evenemententerrein en de omgeving. De gemeente zal in alle gevallen de plannen daarop toetsen.
Vanuit het veiligheidsplan wordt voor de organisator de verplichting gesteld om bij wegafsluitingen of bij B risico en C evenementen verkeers- en parkeerplan in te dienen. Openbaar vervoer kan een onderdeel van het plan uitmaken. In dit plan staat welke maatregelen de organisator treft met betrekking tot alle verkeer (naar het evenement, tijdens het evenement en na afloop van het evenement, evenals regulier verkeer en alle vervoerswijzen). Het dient minimaal uit een plattegrond te bestaan, waarop de diverse verkeersmaatregelen worden aangegeven. Hierbij moet worden gedacht aan tenminste aan verkeersregulering, verkeerscirculatie, parkeergelegenheid, fietsenstallingen, bebording, route openbaar vervoer en aanrijroutes voor de hulpdiensten.
Het organiseren van evenementen wordt echter zo veel mogelijk georganiseerd op locaties waar het verkeer er geen hinder van ondervindt. Wegafsluitingen worden om deze reden slechts beperkt toegestaan. De organisator moet OV- en fietsgebruik promoten en moet naast een parkeerplan ook fietsenstallingen op strategische pekken bij de ingangen plaatsen. ‘
In bijlage 3 is een checklist opgenomen die als hulpmiddel dient voor het maken van een mobiliteitsplan.
19.4 Brandveiligheid
De brandweer van de VRHM geeft bij evenementenaanvragen advies op het gebied van brandveiligheid. Indien noodzakelijk neemt de gemeente hierover voorschriften op in de evenementenvergunning. De organisator is gehouden deze na te leven.
Bij medlingsplichtige evenementen dient een meldingsformulier “Brandveilig gebruik basishulpverlening overige plaatsen” ingediend te worden (bijlage 6).
19.5 Beveiligingsplan
Bij categorie B-risico en C evenementen is de organisator verplicht een beveiligingsplan aan te leveren. Hierin staat beschreven welke taken de beveiliging moet uitvoeren om de veiligheid te kunnen garanderen.
20. 1 Geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR)
De GHOR adviseert de gemeente over de geneeskundige en gezondheidskunde risico’s van publieksevenementen en over de benodigde maatregelen om publieksevenementen vanuit het gezondheidsperspectief goed te laten verlopen. De GHOR beoordeelt samen met de GGD HM en RAV HM of er specifieke geneeskundige- en/of gezondheidskundige risico’s zijn bij een evenement die de reguliere zorgcontinuïteit in gevaar kunnen brengen. Indien noodzakelijk legt de gemeente per evenement voorschriften op die de organisator moet naleven. Deze voorschriften maken onderdeel uit van de verleende evenementenvergunning.
Op het gebied van hygiëne is er een hygiëne-richtlijn (www.rivm.nl/hygienerichtlijn/evenementen) opgesteld door het Landelijk Centrum Hygiëne en Veiligheid (LVHV). Deze richtlijn kunnen de organisatoren gebruiken om de juiste maatregelen te treffen rondom hygiëne op hun evenementen.
20.2 EHBO
De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de geneeskundige inzet. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt bepaald of en zo ja hoeveel EHBO-ers er ingezet moeten worden.
21.1 Voedselverstrekking
Gedurende een evenement dienen de aangeboden eet- en drinkwaren te voldoen aan de voorschriften die gesteld zijn door de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).
De NVWA controleert op evenementen of professionele en particuliere verkopers zich houden aan de hygiëneregels bij het aanbieden van eten en drinken. Bij overtreding kan de NVWA handhavend optreden.
21.2 Ontheffing Alcoholwet
Op 1 juli 2021 is de nieuwe Alcoholwet ingegaan (oude naam: Drank- en Horecawet). Belangrijkste verandering voor de koper is de regel met betrekking tot ‘wederverstrekking’: niet langer mag alcoholhoudende drank op voor publiek toegankelijke plaatsen weggegeven worden aan <18 jaar. Als hier sprake van is kan aan de koper een boete worden opgelegd.
Als bij een evenement zwak-alcoholische dranken worden verstrekt (drank minder dan 15 % alcohol), dient een ontheffing op grond van de Alcoholwet te worden aangevraagd.
Deze ontheffing wordt alleen verleend samen met een evenementenvergunning voor maximaal de duur van het evenement of samen met een standplaatsvergunning voor de maximale wettelijke duur van 12 dagen. Aan deze ontheffing zijn diverse voorschriften en beperkingen gekoppeld. Zo mag er tijdens het evenement geen sterke drank worden verstrekt. Alcoholverstrekking vindt plaats onder toeziend oog van de leidinggevende(n), zoals vermeld in de vergunning, die minstens 21 jaar oud is en niet in enig opzicht van slecht levensgedrag is en er mag geen alcohol worden verstrekt aan personen onder de 18 jaar en aan personen die in kennelijke staat van dronkenschap of onder invloed van een psychotrope stoffen verkeren.
21.4 Handreiking Alcohol
Er is een Handreiking Alcohol opgesteld met hierin handelingsperspectieven als vertaling van het Landelijk Preventie Akkoord naar een Regionaal/Lokaal Preventie Akkoord.
Aandachtspunten hierin zijn:
1Geen alcoholverkoop aan jongeren onder de 18. De organisator van het evenement moet daar een plan voor indienen.
a.Verstrekken van bandjes aan 18-plussers (NIET aan 18-minners, want dan kunnen ze het bandje doorknippen) of verschillende kleuren aan 18+ / 18- ;
b.Goede leeftijdscontrole door middel van id-check (hier zijn ook apparaatjes voor die snel een groen of rood licht geven);
c.Controle op doorgeven van alcohol aan 18-minners;
d.Het doorgeven van alcohol aan 18-minners is strafbaar op grond van Alcoholwet;
e.Sanctionering voor diegene die op verstrekking aan 18-minners wordt betrapt in de vorm van vergunning intrekken of verwijderen van een evenement.
2Niet doorschenken aan mensen onder invloed.
3Beschikbaarheid water (gratis).
4Blaastesten bij entree, steekproeven (onder invloed geen toegang).
5Trainen barpersoneel; IVA-training (Instructie Verantwoord Alcoholschenken) en EHDBU (Eerste Hulp bij Drank- en Drugsincidenten in het uitgangscircuit)
6Communicatie van de regels met betrekking toto alcohol naar de bezoekers bij de entree en binnen.
27.1 Oplaten ballonnen
Op grond van artikel 4:9a van de APV is het oplaten van ballonnen verboden. Specifiek voor een evenement wordt dit ook als voorschrift in de vergunning opgenomen.
27.2 Vuurwerk bij evenementen
Als vuurwerk wordt afgestoken tijdens een evenement, moet hiervoor een melding gedaan worden bij de provincie Zuid-Holland. Dit kan via de website van de Omgevingsdienst West-Holland. Of de vergunning verleend wordt, is afhankelijk van het soort en de hoeveelheid vuurwerk. Het afsteken hiervan dient sowieso te gebeuren door een erkend en gecertificeerd bedrijf.
Het afsteken van consumentenvuurwerk tijdens een evenement is, met uitzondering van de jaarwisseling, niet toegestaan.
32.1 Handhaving
Zoals in hoofdstuk 18 beschreven, is de organisator van een evenement te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers van het evenement. De organisator moet bij zijn vergunningsaanvraag een veiligheidsplan indienen. Hierin wordt onder andere in opgenomen welke maatregelen de organisator treft om het evenement zowel op het terrein als buiten het terrein met zo min mogelijk overlast en veilig te laten verlopen. Hulpdiensten bepalen, aan de hand van het veiligheidsplan, welke inzet nodig is. Er wordt maatwerk per evenement toegepast.
De gemeente is in algemene zin verantwoordelijk voor de openbare orde. Vanuit die hoedanigheid verbindt de burgemeester voorschriften aan een vergunning. De organisator is verplicht deze na te leven. De gemeente dient als eindverantwoordelijke voor de openbare orde en leefbaarheid te controleren of de vergunninghouder de opgelegde voorschriften naleeft.
Uitgangspunt hierbij is dat handhaving bij evenementen een uitzondering moet zijn. Er wordt vooral een beroep gedaan op eigen verantwoordelijkheid van de organisatoren om het evenement in goede banen te leiden.
Bij overtreding wordt, afhankelijk van het voorschrift dat wordt overtreden, in de meeste gevallen bij een eerste overtreding van een vergunningsvoorschrift de organisator hierop mondeling aangesproken.
Wordt tijdens het evenement dezelfde overtreding opnieuw geconstateerd, dan kan een last onder dwangsom worden opgelegd. Bovendien kan bij het herhaaldelijk overtreden van vergunningsvoorschriften worden overwogen of er negatief wordt beslist op een nieuwe aanvraag van de desbetreffende organisator.
Indien kort voorafgaand aan een evenement alsnog wordt geconstateerd dat de veiligheid van bezoekers en/of deelnemers niet voldoende kan worden gegarandeerd, kan de verplichting worden opgelegd eerst nadere maatregelen te treffen of kan een eventueel reeds verleende vergunning alsnog worden ingetrokken, waardoor het evenement niet door kan gaan.