Bijlage 1: Rapportage
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter
Na afronding van de interim-controle.
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
College B&W
Accountantsverslag
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende afwijkingen, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.
Gemeenteraad
Controleverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften.
Gemeenteraad
Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management van toepassing.
Aantal per jaar
Toelichting
Commissie Audit
Minimaal twee
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De commissie Audit is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de commissie Audit. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitieve accountantsverslag) worden besproken in de commissie Audit.
Griffier
PM
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Directie/ concerncontroller en team Bestuur, strategie en bedrijfsvoering
Minimaal drie
De directie, concerncontroller en team Bestuur, strategie en bedrijfsvoering zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.
Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept-managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept-accountantsverslag).
Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Directie/teams
PM
Binnen de directie/teams zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de teammanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder financiën
Drie
Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.
College B&W en Gemeenteraad
PM
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.