Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders (Reglement van orde college 2019)

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders en gedurende het reces.

3Het college regelt de vervanging van de burgemeester als voorzitter/lid van het college in geval van diens verhindering of ontstentenis.

4Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

5Als de secretaris is verhinderd, wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel op dinsdag vanaf 9.00 uur en voorts zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

3De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis van Noordwijk met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders beslist.

Artikel 3. Verhindering

1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan de loco-secretaris, die de vervanging in de collegevergadering zal verzorgen.

Artikel 4. Agenda

1De reguliere vergaderingen worden zonder schriftelijke oproeping gehouden.

2Voor elke vergadering wordt, als regel op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met adviesstukken toegezonden. De agenda kan een onderscheid in bespreekadviezen en paraafadviezen bevatten.

3Paraafadviezen maken onderdeel uit van de agenda, met dien verstande dat paraafstukken door middel van digitale accordering uiterlijk zondag voorafgaande aan de vergadering als vastgesteld kunnen worden beschouwd.

4Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

1De secretaris kan zich bij het opstellen van de besluitenlijst in de vergadering laten bijstaan.

2Een medewerker van team communicatie kan in de vergadering aanwezig zijn ten behoeve van perscommunicatie.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

1Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om een advies toe te lichten of hun mening over een agendapunt te geven.

2Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de collegevergadering zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 7. Stemmingen

1Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Paraafstukken waarvan alle leden door middel van digitale accordering te kennen hebben gegeven dat zij daarmee instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het voorstel, tenzij één van de leden staande de vergadering het besluit alsnog ter bespreking opvoert.

3Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

4Stemmingen over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen vinden plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 van de Gemeentewet.

5Bij een geheime stemming wordt gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

Artikel 8. Besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van de vergadering.

2De besluitenlijst bevat ten minste:

a.de namen van voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;

b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

c.een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst);

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. In de vergadering aanwezige leden van het college van burgemeester en wethouders kunnen om een aantekening in de besluitenlijst vragen, dat zij geacht worden te hebben tegengestemd of zich van stemming te hebben onthouden.

4De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad. Op de besluitenlijst staan tevens de besluiten vermeld die vooraf aan de collegevergadering hebben gerouleerd en via digitale accordering akkoord zijn zonder bespreking.

Artikel 9. Openbare vergadering

1Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10. Werkwijze in recesperiode

1Tijdens een recesperiode kunnen besluiten worden genomen middels een parafenbesluit.

2Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptadvies c.q. een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van maximaal vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die termijn door ten minste drie leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

3Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit.

4Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de gemeentesecretaris.

5Bekendmaking van de lijst met parafenbesluiten vindt plaats overeenkomstig de wijze van bekendmaking van de besluitenlijst als bedoeld in artikel 8.

6Indien er tijdens een recesperiode geen quorum kan worden gehaald door de afwezigheid van collegeleden wijst het college de (loco)burgemeester aan om namens het college noodzakelijke besluiten te nemen die aan het college worden voorgelegd.

7De in lid 6 genoemde machtiging geldt niet, indien naar het oordeel van de gemeentesecretaris, de aard van de gevraagde beslissing zich daartegen verzet.

Artikel 11. Intrekking en inwerkingtreding

1Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Het Reglement van Orde van de gemeenten Noordwijk en Noordwijkerhout worden gelijktijdig met de in lid 1 genoemde bekendmaking ingetrokken.

Artikel 12. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde college 2019.