Verordening op de Auditcommissie Noordoostpolder 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

1In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant: de in de Controleverordening gemeente Noordoostpolder bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

b.advies: advies van de auditcommissie aan de raad;

c.college: het college van burgemeester en wethouders;

d.commissie: de auditcommissie;

e.controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

f.controleverordening: controleverordening gemeente Noordoostpolder.

g.de commissievergadering: de bijeenkomst waarin raadsvoorstellen worden besproken in voorbereiding op besluitvorming in de raadsvergadering;

h.raad: de gemeenteraad;

i.voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 2. Instelling en doel

1Er is een auditcommissie die de raad adviseert.

2De auditcommissie is ingesteld met als doel:

a.de raad te adviseren en besluitvorming voor te bereiden.

b.afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3 van de verordening op de auditcommissie gemeente Noordoostpolder;

c.overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant en de raad een voorstel te doen ten aanzien van een contract met een accountant na het aanbestedingstraject.

3De commissie treedt niet in de bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3. Taken en bevoegdheid

1De commissie adviseert de raad over de planning- en controlinstrumenten.

2De commissie adviseert de raad over de verslaglegging en samenhang tussen de verschillende planning- en control instrumenten.

3De commissie adviseert de raad over de indeling van de programmabegroting.

4De commissie adviseert de raad over begrotings- en beleidsindicatoren.

5De commissie adviseert de raad over financiële (beheers)verordeningen.

6De commissie kan (meerjarig) focus aanbrengen voor technische aandachtsgebieden die gericht zijn op inzicht, beheersing of controle. Deze aandachtsgebieden worden vastgesteld door de commissie.

7De commissie adviseert over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2 lid 3 van de controleverordening en bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant.

8Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4 van de Controleverordening.

9De commissie adviseert over het vast te stellen controleprotocol.

10De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening en de boardletter zoals bepaald in artikel 7, vierde lid, van de Controleverordening, en brengt hierover een advies uit.

11De commissie evalueert de werkzaamheden van de accountant.

12De commissie adviseert over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

13De commissie draagt er zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen van de in het vorige lid van dit artikel genoemde rapporten.

14De commissie kan adviseren over taken zoals de onderzoeken van college en rekenkamer (aanbevelingen aan college).

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De auditcommissie bestaat uit vijf leden, inclusief de voorzitter.

2Elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan voor de auditcommissie maximaal één raadslid voordragen ter benoeming.

3De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.

4De voorzitter is de (plaatsvervangend) voorzitter van de raadscommissie Bestuur, Financiën en Economische zaken.

5De commissiegriffier van de raadscommissie Bestuur, Financiën en Economische zaken is secretaris van de commissie.

6De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

7Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de clustermanager Belastingen, Financiën Planning & Control (BFPC), een vertegenwoordiger van de rekenkamer en de raadsgriffier.

Artikel 5. Zittingsduur

1De benoeming geschiedt voor de periode, gelijk aan die van de leden van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid als raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6. Taken van de voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van zorgvuldige advisering. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie en de griffier.

Artikel 7. Vergaderingen, quorum en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal vier maal per jaar of zoveel maal als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

2De commissie stelt jaarlijks een vergaderschema vast en geeft daarbij aan welke externe adviseurs daarbij aanwezig zijn.

3De vergadering van de auditcommissie zal slechts doorgang vinden indien tenminste drie van de door de raad benoemde leden aanwezig zijn.

4De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

5De besluitenlijsten, waarin de adviezen van de commissie zijn opgenomen, zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

7Het vastgestelde verslag is beschikbaar voor raadsleden.

Artikel 8. Informeren raad

1De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2De commissie informeert actief de commissie Bestuur, Financiën en Economische zaken over haar tussentijdse bevindingen. De griffier organiseert hiertoe de informatievoorziening.

3Op verzoek van de raad kan de voorzitter van de commissie een toelichting geven in de vergadering van de raad(scommissie).

4Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Noordoostpolder 2023”.

Artikel 10. Inwerkingtreding

1De verordening treedt de dag na de bekendmaking in werking.

2De Verordening Auditcommissie 2014 wordt ingetrokken.