Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van…

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordoostpolder:

gelet op het bepaalde in artikel 52 tot en met 59a van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Noordoostpolder

Artikel 1. Definities

Dit Reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Noordoostpolder;

-loco-secretaris: de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Noordoostpolder;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Noordoostpolder;

-loco-burgemeester: de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

3Indien sprake is van een onderwerp, dat meerdere portefeuilles direct raakt, wordt een coördinerend portefeuillehouder aangewezen door het college.

4De inhoudelijke verantwoordelijkheid van de individuele portefeuillehouders blijft bij toepassing van het derde lid onverminderd van kracht.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis, tenzij het college anders beslist.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als één van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 48 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris de loco-secretaris en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. De gemeentesecretaris draagt zog voor de uitnodiging van die derden.

3De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededeling doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 uur vóór die vergadering zijn aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering ontvangen de voorzitter en de gemeentesecretaris een voorlopige agenda en bereiden de agenda voor het college voor.

2De vergaderstukken liggen voor de leden van het college digitaal of fysiek ter inzage.

3De voorzitter stelt de agenda bij aanvang van de vergadering vast.

4Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

5De gemeentesecretaris draagt zorg voor een agenda die openbaar gemaakt kan worden, met daarin een omschrijving van de te bespreken stukken. Deze wordt uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar gemaakt.

Artikel 10. Stemmingen

1Collegeleden geven door middel van parafering op de stukken aan of zij een stuk in het college wensen te bespreken, nog nadere informatie wensen of dat zij met het voorstel kunnen instemmen.

2Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij één van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

3Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid van toepassing is.

4Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

5Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

6Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, dan beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een lijst met de genomen besluiten.

2De besluitenlijst bevat tenminste:

a.de namen van de voorzitter, de gemeentesecretaris en de aan- en afwezige collegeleden;

b.vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c.de genomen besluiten (voor zover het besluit dit toelaat);

d.een vermelding van collegeleden die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit;

e.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

3De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Bron: lokaleregelgeving.overheid.nl