Regeling voor de behandeling en afhandeling van klachten ter zake van handelingen of…

Aanhef

De raad van de gemeente Noordoostpolder,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 februari 1997, no. 2064-1;

gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen de volgende

REGELING voor de behandeling en afhandeling van klachten ter zake van handelingen of gedragingen van gemeentebestuurders of gemeente-ambtenaren.

Artikel 1. begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

het college :

burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder;

klacht :

uiting van onvrede met of ongenoegen over een handeling of een gedraging van een bestuurder of een ambtenaar;

klager :

diegene, die een klacht indient;

klachtenfunctionaris :

de in artikel 2 bedoelde ambtenaar of bestuurder;

bestuurder :

burgemeester, wethouder of lid van de gemeenteraad van Noordoostpolder;

ambtenaar :

degene die in opdracht van of onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur werkzaam is;

betrokken bestuurder/ambtenaar :

degene op wiens handeling of gedraging de klacht betrekking heeft.

Artikel 2. Klachtenfunctionaris

1De gemeentesecretaris treedt op als klachtenfunctionaris met uitzondering van het bepaalde in de leden 2 en 3.

2Indien een klacht is ingediend tegen een handeling of een gedraging van de burgemeester treedt de 1e loco-burgemeester op als klachtenfunctionaris.

3Indien een klacht is ingediend tegen een handeling of een gedraging van een van de overige bestuurders of de gemeentesecretaris, treedt de burgemeester op als klachtenfunctionaris.

4De klachtenfunctionaris draagt zorg voor de registratie van de door de gemeente ontvangen klachten, de voortgang van de behandeling en de afdoening van klachten.

5Het college wijst een ambtenaar van de afdeling algemene zaken en kabinet aan voor de ambtelijke ondersteuning van de klachtenfunctionaris. Indien een klacht betrekking heeft op deze ambtenaar, treedt een door het college aan te wijzen ambtenaar in diens plaats.

Artikel 3. Algemene bepalingen klachtenprocedure

1Een ieder, met uitzondering van een ambtenaar in de uitoefening van zijn functie, is bevoegd ter zake van enige handeling of gedraging van een bestuurder of een ambtenaar een klacht in te dienen.

2Een klacht die niet is voorzien van een naam, adres en woonplaats wordt niet in behandeling genomen.

3In bijzondere gevallen kan op verzoek van de klager vermelding van zijn persoonsgegevens achterwege blijven. Het verzoek daartoe wordt ingediend bij de klachtenfunctionaris die de betreffende gegevens en de reden van het verzoek registreert. De klachtenfunctionaris is verplicht tot geheimhouding van deze gegevens.

Artikel 4.

Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij het college. Het college stelt de klacht onmiddellijk om advies in handen van de klachtenfunctionaris.

Artikel 5.

Klachten waarvoor de aanleiding wordt gevormd door problemen die naar de mening van de klachtenfunctionaris snel kunnen worden opgelost, zal de klachtenfunctionaris in overleg met degene(n) tegen wie de klacht is gericht en in overleg met klager trachten af te doen. Indien dat niet mogelijk blijkt gaat de klachtenfunctionaris over tot de formele klachtenprocedure.

Artikel 6.

1De klachtenfunctionaris bericht de klager zo spoedig mogelijk de ontvangst van de klacht, de wijze van behandeling en de termijn waarbinnen de klacht zal worden behandeld. De behandelingstermijn bedraagt ten hoogste zes weken.

2De betrokken ambtenaar/bestuurder ontvangt een afschrift van de klacht en de onder 1 genoemde ontvangstbevestiging aan de klager.

3Indien de behandelingstermijn van zes weken niet wordt gehaald worden de klager en de betrokken ambtenaar/bestuurder hiervan - onder vermelding van de reden - op de hoogte gesteld.

Artikel 7.

1Geen onderzoek naar een klacht over een handeling of een gedraging wordt ingesteld indien:

a.de aangelegenheid behoort tot het algemeen gemeentelijk beleid;

b.het algemeen verbindende voorschriften betreft;

c.ten aanzien van de gedraging of handeling nog een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening open staat of ingevolge een zodanige voorziening een procedure aanhangig is;

d.ten aanzien van de gedraging of handeling, anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening, een procedure bij een rechterlijke instantie aanhangig is, danwel beroep open staat tegen een uitspraak die in een zodanige procedure is gedaan;

e.ten aanzien van de gedraging of handeling ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan.

2Een onderzoek naar een klacht over een gedraging of handeling behoeft niet te worden ingesteld indien:

a.op het moment van de indiening van de klacht een jaar is verstreken na de betreffende gedraging;

b.de klacht kennelijk ongegrond is;

c.het belang van de klager of het gewicht van de handeling of gedraging kennelijk onvoldoende is;

d.de klager een ander is dan degene ten opzichte van wie de gedraging heeft plaatsgevonden;

e.over de klacht danwel de gedraging of handeling reeds een oordeel is uitgesproken;

f.ten aanzien van de gedraging of de handeling voor de klager een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening heeft opengestaan en daarvan door klager geen gebruik is gemaakt;

g.ten aanzien van de gedraging of handeling anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan;

h.ten aanzien van een gedraging of handeling, die nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure aanhangig is bij een rechterlijke instantie, danwel ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening bij een andere instantie;

i.ten aanzien van de gedraging of handeling, die nauw samenhangt met het onderwerp van de klacht een procedure in het kader van de opsporing van strafbare feiten aanhangig is.

3Indien op grond van de vorige leden geen onderzoek wordt ingesteld, doet de klachtenfunctionaris daarvan terstond schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de klager en de betrokken bestuurder danwel ambtenaar, alsmede aan het college.

Artikel 8.

1De klacht wordt binnen een week na ontvangst gezonden naar de sectordirecteur onder wiens verantwoordelijkheid de betrokken ambtenaar werkzaam is. Indien de klacht betrekking heeft op een ambtenaar werkzaam op een stafafdeling die onder de organisatorische verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris valt, wordt de klacht binnen een week na ontvangst gezonden naar de chef van deze stafafdeling.

2Indien de klacht betrekking heeft op een handeling of gedraging van een sectordirecteur of chef van de stafafdeling wordt de klacht binnen een week na ontvangst gezonden naar deze functionaris.

3De betrokken ambtenaar is verplicht de op de klacht betrekking hebbende stukken voor gezien te tekenen.

Artikel 9.

1Door of namens de sectordirecteur of chef van de stafafdeling wordt een onderzoek ingesteld naar de handeling of gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

2Hiertoe wint de sectordirecteur of chef van de stafafdeling alle noodzakelijke informatie in.

3Door de sectordirecteur of chef van de stafafdeling worden de bevindingen van het onderzoek binnen twee weken na ontvangst van de klacht gezonden aan de klachtenfunctionaris.

4Indien de klacht betrekking heeft op een handeling of gedraging van een sectordirecteur of een chef van de stafafdeling, wordt door of namens de klachtenfunctionaris zelf een onderzoek ingesteld.

Artikel 10.

1De klachtenfunctionaris stelt de klager, de sectordirecteur of chef van de stafafdeling en de betrokken ambtenaar in de gelegenheid om hun standpunten met betrekking tot de klacht in elkaars aanwezigheid toe te lichten, tenzij er geen verschil van mening bestaat over de feitelijke toedracht. Betrokkenen mogen zich daarbij door derden laten bijstaan.

2Bij de uitnodiging hiertoe ontvangen de klager en de betrokken ambtenaar een afschrift van het door de sectordirecteur of chef van de stafafdeling opgestelde rapport van bevindingen.

3Van het horen wordt een verslag gemaakt.

4De klachtenfunctionaris adviseert het college over de afdoening van de klacht.

Artikel 11.

1Indien de klacht betrekking heeft op een handeling of gedraging van een sectordirecteur of chef van een stafafdeling, die onder de organisatorische verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris valt, stelt de klachtenfunctionaris de klager, de betrokken sectordirecteur of chef van de betreffende stafafdeling in de gelegenheid om hun standpunten met betrekking tot de klacht in elkaars aanwezigheid toe te lichten, tenzij er geen verschil van mening bestaat over de feitelijke toedracht. Betrokkenen mogen zich daarbij door derden laten bijstaan.

2Artikel 10, leden 2, 3 en 4, zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12.

Het besluit van het college, het definitieve rapport en het verslag worden aan klager gezonden.

Artikel 13.

1De klacht wordt binnen een week na ontvangst gezonden naar de betrokken bestuurder of gemeentesecretaris.

2De gemeentesecretaris is verplicht de op de klacht betrekking hebbende stukken voor gezien te verklaren.

3Door of namens de burgemeester wordt een onderzoek ingesteld naar de handeling of gedraging waarop de klacht betrekking heeft.

4Hiertoe wint de burgemeester alle noodzakelijke informatie in.

5Binnen twee weken na ontvangst van de klacht stelt de burgemeester een verslag van bevindingen op.

6Indien de klacht betrekking heeft op een handeling of gedraging van de burgemeester, treedt de 1e loco-burgemeester in de plaats van de burgemeester.

Artikel 14.

1De klachtenfunctionaris stelt de klager en de betrokken bestuurder dan wel de gemeentesecretaris in de gelegenheid om hun standpunt met betrekking tot de klacht in elkaars aanwezigheid toe te lichten, tenzij er geen verschil van mening bestaat over de feitelijke toedracht. Betrokkenen mogen zich daarbij door derden laten bijstaan.

2Bij de uitnodiging hiertoe ontvangen de klager en de betrokken bestuurder danwel de gemeentesecretaris een afschrift van het door de burgemeester opgestelde rapport van bevindingen.