Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2024

2.3.1 Identificeren

Het identificeren van risico’s betekent het in kaart brengen welke risico’s de gemeente loopt. Bij het identificeren kijken we naar het type risico waar we mee te maken hebben (zowel financieel als niet-financieel) en naar de risico-oorzaken.

Typen risico’s

•ICT: Schade door het uitvallen van een of meerdere ICT-systemen of door een volledige storing/hack van alle ICT-systemen.

•Personeel/Arbo: Schade door aantasting van de arbeidscapaciteit (bijvoorbeeld een ‘brain drain’ of het niet kunnen werven van nieuw personeel) en kwaliteit van arbeid.

•Organisatieproces: Aantasting van de productiecapaciteit vanwege gehele of gedeeltelijke organisatiestilstand en de daaruit voortvloeiende planningsproblemen.

•Letsel/Veiligheid: Het oproepen van gevoelens van (sociale) onveiligheid, eventueel gevolgd door bedreiging of lichamelijke schade aan personen.

•Financieel: Directe aantasting van de vermogenspositie van de organisatie.

•Materieel: Beschadiging of verlies van gebouwen, bedrijfsinventaris, transportmiddelen, goederen enz.

•Imago/(Geo)politiek: Aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit, maar ook (geo)politieke risico’s zoals oorlogen, internationale afspraken/verdragen met impact op de gemeente.

•Milieu: Aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving.

•Strategie/Informatie: Schade door onvoldoende of onjuiste informatie, waardoor geen of onjuiste besluiten worden genomen. Hierbij kan gedachte worden aan een gebrekkige uitvoeringstoets bij college- en raadsvoorstellen of bestuurlijke interventies waarbij prioriteiten elders worden gelegd.

•Juridisch/Aansprakelijkheid: Aantasting van de vermogenspositie van de organisatie door claims van derden als gevolg van wettelijke of contractuele aansprakelijkheid.

•Product: Aantasting van de afzetcapaciteit, doordat producten en diensten niet aan de door de afnemer gestelde kwaliteitseisen voldoen.

•Economisch: Schade als gevolg van economische omstandigheden, zoals een economische crisis met als gevolg dat het aantal werklozen stijgt.

Financieel/niet-financieel

Bovenstaande risico-typen kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn. Voor de bepaling hiervan passen wij deze definities toe:

-Bij financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij het financiële effect ervan het meest prominente gevolg is. Het gaat dan niet alleen om risico’s die betrekking hebben op financiën (renterisico, debiteurenrisico, etc.) maar dit kunnen net zo goed onderwerpen zijn waar bijvoorbeeld juridische risico’s spelen;

-Bij niet-financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij juist het niet-financiële effect ervan het meest prominente gevolg is. Het gaat dan om risico’s met een impact op de doelstellingen en/of het imago van onze gemeente. Een voorbeeld is het risico op fraude.

Risico-oorzaken

-Bij interne/vermijdbare risico’s gaat het veelal om risico’s die samenhangen met bestuurlijk of ambtelijk handelen, naleven van wet- en regelgeving (juridische risico’s) of bijvoorbeeld de kwaliteit en betrouwbaarheid van automatisering-systemen. Dit zijn risico’s die in belangrijke mate beheersbaar zijn en die geen strategische voordelen genereren;

-Strategische risico’s worden genomen met als doel om er beter van te worden. Dit kan ook worden gezien als strategische kansen.

-Bij externe risico’s gaat het om risico’s die van buitenaf komen en die (veelal) beperkt beheersbaar zijn. Het gaat bijvoorbeeld om conjunctuurschommelingen en gewijzigde wet- en regelgeving.

2.3.2 Analyseren en beoordelen

Analyse

Om risico’s te kwantificeren dienen zowel de kans als het gevolg van individuele risico’s te worden bepaald.

Bij het kwantificeren van de financiële risico’s wordt gebruik gemaakt van referentiebeelden om te bepalen in welke klasse een risico zich bevindt. Aan deze referentiebeelden zijn kans percentages gekoppeld en op basis van deze kansverdeling met gevolg, wordt de risicosimulatie uitgevoerd.

We hanteren hierbij de volgende tabellen:

Kans

Klasse

Referentiebeeld

Kwantitatief

1

< 1 of 1 keer per 10 jaar

10%

2

1keer per 5-10 jaar

30%

3

1keer per 2-5 jaar

50%

4

1keer per 1-2 jaar

70%

5

1keer per jaar of >

90%

Geldgevolg/impact

Klasse

Geldgevolg*

Grondslag berekening

0

Geen geldgevolgen

-

1

€ >0 - € 74.567

< 0,05% van begroting

2

€ 74.567 - € 298.266

0,05-0,2% van begroting

3

€ 298.266 - € 745.665

0,2-0,5% van begroting

4

€ 745.665 - € 1.491.330

0,5-1% van begroting

5

€ > 1.491.330

> 1% van begroting

*als voorbeeld is in de tabel het begrotingstotaal (uitgedrukt in totale lasten, minus toevoeging aan de reserves) van de begroting 2023 opgenomen (€ 149.133.000).

Voor elk risico dient het minimale en maximale gevolg in euro’s te worden weergegeven.

Indien het risico in klasse 5 valt (en dus groter is dan € 1.491.330*), dient voor dat risico ook het maximale gevolg in euro’s aan te worden gegeven. Indien bekend verdient het de voorkeur het verwachte geldgevolg in te vullen. Vooral voor risico’s bij grote projecten doet deze situatie zich voor en is het relevant te weten hoeveel meer dan € 1.491.330* het risico kan zijn.

* Dit is een voorbeeld en is enkel in 2023 van toepassing.

Risicoscore

De risicoscore wordt bepaald door van elk risico de bepaalde klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule:

Risicoscore = klasse kans x klasse gevolg.

De maximale risicoscore is 5 x 5 = 25. De top 10 scores nemen we op in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing van de begroting en jaarrekening.

Voor het duiden van de score wordt gebruik gemaakt van onderstaande risicomatrix.

Groen = laag risico

Geel = gemiddeld risico

Rood = hoog risico

Figuur 2: Risicomatrix

NB Deze kans x gevolg score wordt enkel toegepast op kwantificeerbare risico’s (vooral financiële risico’s). Van de niet-kwantificeerbare risico’s (vooral niet-financiële risico’s) wordt ook een top 10 opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze prioritering wordt door het cluster B&FPC opgesteld en is afhankelijk van kans, impact, aard van het risico, urgentie, organisatie(cultuur) en draagvlak.

Risicobeoordeling

De risicoscore is een hulpmiddel om risico’s te prioriteren. Op basis hiervan wordt overwogen of risicobehandeling nodig is, en zo ja welke urgentie de te nemen maatregelen heeft (ofwel: scoort een risico 'groen', 'oranje' of 'rood').

Het is belangrijk om te vermelden dat de risicoscore enkel een hulpmiddel is. Het kan namelijk een vertekend beeld geven wanneer een risico met kans 5 en gevolg 5 veel meer aandacht krijgt dan een risico met kans 1 en gevolg 5, maar waarbij het gevolg van deze laatste vele malen groter is/meer impact heeft.

Het kwantificeren van risico’s geeft een betrouwbaarder beeld en verdient daarom aanbeveling boven de risicoscore. Bovendien is dit noodzakelijk voor het bepalen van de gewenste omvang van het weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit.

2.3.3 Beheersen

Risicomanagement dat niet gericht is op risicoreductie heeft naar onze mening geen toegevoegde waarde. We hanteren daarom het volgende kader ten aanzien van risicomanagement: Niet alle risico’s verdienen naar onze mening evenveel aandacht. De hoger geprioriteerde risico’s krijgen bij de beheersing van risico’s prioriteit. Afhankelijk van kans, impact, aard van het risico, urgentie, organisatie(cultuur), draagvlak en de beschikbare middelen wordt afgewogen welke soorten beheersmaatregelen per risico genomen moeten worden.

Er zijn verschillende manieren waarop kan worden omgegaan met risico’s. De verschillende opties sluiten elkaar niet altijd uit en niet alle opties zijn geschikt voor elke situatie. Wij onderscheiden de volgende soorten beheersmaatregelen:

a) aanvaarden van het risico om een kans te benutten of op basis van een onderbouwd besluit;

b) verminderen door het veranderen van de waarschijnlijkheid of het veranderen van de gevolgen;

c) vermijden van het risico door te besluiten de activiteit waardoor het risico wordt veroorzaakt niet uit te voeren, (gewijzigd) voort te zetten of door het wegnemen van de risicobron;

d) overdragen en het risico bij een ander neerleggen door het te verzekeren of het door een ander te laten uitvoeren.

Indien van toepassing kan worden besloten om meerdere beheersmaatregelen uit te werken en deze onderling te vergelijken op financiële consequenties. Hierbij dient inzicht te worden gegeven in het initiële risico (in euro’s), de kosten van de beheersmaatregel(en) en het restrisico. Het doel is de kans of het gevolg zodanig te beïnvloeden, dat de effecten van de risico’s wanneer die zich voordoen, door de organisatie kunnen worden gedragen.

We definiëren een beheersmaatregel als volgt:

“Elke maatregel gericht op het voorkomen of reduceren van een risico, dan wel het beperken van de impact op de organisatie of het beleid”.

Er dient altijd een afweging te worden gemaakt, tussen de kosten die een beheersmaatregel met zich meebrengt en het effect dat met de maatregel wordt bereikt.

De beheersmaatregelen worden net als de risico’s vastgelegd en periodiek gemonitord op effectiviteit.

Om meer grip te krijgen op risico’s en om deze beter te managen wordt per risico een risicoverantwoordelijke (manager) en risicobeheerder (uitvoerend medewerker) toegewezen. De risicoverantwoordelijke en -beheerder zijn verantwoordelijk voor de uitvoering, het vastleggen en de (periodieke) evaluatie van de beheersmaatregel(en).

2.3.4 Rapporteren, monitoren en evalueren

Het is van belang om gedurende het jaar aandacht te hebben voor mogelijke risico’s en dit vooraf in beeld te hebben. Om te zorgen dat dit een regulier onderdeel van onze werkwijze wordt, maken we afspraken op welke momenten en welke wijze we hierover rapporteren.

In de planning en controlcyclus wordt ten minste tweemaal per jaar gerapporteerd over de risico’s en het weerstandsvermogen. Zowel in de begroting als in de jaarrekening is een paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing opgenomen, waarbij we voldoen aan de geldende voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording. In de paragraaf komt o.a. de volgende aspecten aan de orde:

•Een toelichting op het beleid;

•De top 10 van alle (kwantificeerbare en niet-kwantificeerbare) risico’s;

•De benodigde weerstandscapaciteit op basis van geïdentificeerde risico’s;

•De beschikbare weerstandscapaciteit;

•Een oordeel over het weerstandsvermogen;

•De financiële kengetallen incl. gehanteerde streefwaarden;

•Een terugblik op eerdere risico’s en of er trends waarneembaar zijn;

•Het beleid over het weerstandsvermogen voor de komende jaren.

De risicoverantwoordelijke en -beheerder zijn verantwoordelijk voor periodieke monitoring van de beheersmaatregelen op ‘hun’ risico(‘s).

Voor het gestructureerd in beeld brengen van de niet-kwantificeerbare risico’s maken we in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en jaarrekening gebruik van het volgende format:

Thema

Risicogebeurtenis

Oorzaak

Mogelijk gevolg

Beheersmaatregel

Onderwerp.

Omschrijving van het risico.

Oorzaak van het risico.

Aangeven wat gevolgen kunnen zijn, op moment dat een risico zich daadwerkelijk voordoet.

Benoemen of en zo ja welke beheersmaatregel of maatregelen genomen kunnen worden.

3.1.1 Incidentele weerstandscapaciteit

De incidentele weerstandscapaciteit is het totaal aan middelen dat eenmalig kan worden ingezet om financiële tegenvallers op te vangen. Incidentele middelen zijn beperkt en kunnen op raken.

In eerste instantie worden zowel incidentele als structurele tegenvallers opgevangen met incidentele middelen. Tegenvallers met een incidenteel karakter komen eenmalig voor. Wanneer deze tegenvallers opgevangen zijn, is het risico hiermee afgedekt. Wanneer de tegenvallers structureel zijn, zullen de financiële gevolgen in het lopende boekjaar opgevangen worden met incidentele middelen. In de eerstvolgende begroting zal structurele dekking worden gevonden om het risico te beheersen.

De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende onderdelen:

Algemene reserve

De algemene reserve dient voor het opvangen van nadelige exploitatiesaldi en onvoorzienbare risico’s, zonder dat de reguliere bedrijfsvoering daaronder lijdt. De algemene reserve heeft dan ook een bepaald minimumniveau, en is niet vrij aanwendbaar.

In Noordoostpolder wordt voor de algemene reserve een omvang van ten minste 15% van het begrotingsresultaat vóór resultaatbestemming en exclusief grondexploitatie gehanteerd.

Vrij besteedbare bestemmingsreserves

Een bestemmingsreserve maakt onderdeel uit van het eigen vermogen en wordt ingesteld door de gemeenteraad. De bestemmingsreserve wordt ingesteld ter uitvoering van vastgesteld beleid en heeft een specifiek bestedingsdoel. Vaak zijn er ten aanzien van de bestemmingsreserves al verplichtingen aangegaan. Ook worden een aantal reserves ingezet als egalisatiereserves. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om de bestemming van de reserves te wijzigen. Voor het bepalen van de weerstandscapaciteit worden alleen de bestemmingsreserves meegenomen waarop nog geen verplichting rust. Een voorbeeld hiervan is de reserve beleidsplan. Het beleid is dat de omvang van het vrij besteedbare deel uit deze reserve ten minste € 10 miljoen moet bedragen.

Stille reserves

Van een stille reserve is pas sprake als de directe opbrengstwaarde van de materiële vaste activa hoger is dan de boekwaarde en als het activum niet duurzaam aan de bedrijfsuitoefening is verbonden. In de praktijk zal dit alleen voordoen bij onroerende zaken die in eigendom zijn van de gemeente en niet meer benodigd zijn voor de bedrijfsuitoefening. De meeste gemeentelijke eigendommen zoals schoolgebouwen, sportvelden, dorpshuizen, gemeentehuis, brandweerkazernes en gemeentelijke werkplaatsen (werf, milieustraat) worden ingezet voor de uitoefening van gemeentelijke taken en zijn duurzaam verbonden aan de bedrijfsuitoefening.

Omdat de omvang van de stille reserves lastig te kwantificeren is, wordt dit niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit.

Post onvoorzien in de begroting

In de programmabegroting van Noordoostpolder is een post onvoorzien opgenomen. Deze buffer kan ingezet worden om incidentele tegenvallers in het lopende begrotingsjaar op te vangen. Dit is conform de regelgeving van het BBV. Vanwege het incidentele karakter van deze tegenvallers heeft dit geen structurele gevolgen voor de begroting van een volgend jaar.

Positief saldo begroting en jaarrekening

Er is sprake van begrotingsruimte wanneer de begroting sluit met een positief saldo. Incidentele tegenvallers kunnen opgevangen worden door de begrotingsruimte in het lopende begrotingsjaar. Bij het bepalen van de weerstandscapaciteit in de jaarrekening, zal het positieve rekeningsaldo worden meegenomen in de berekening. Wanneer sprake is van een positief saldo op de begroting en/of jaarrekening, rekenen wij dit onderdeel tot onze incidentele weerstandscapaciteit.

3.1.2 Structurele weerstandscapaciteit

De structurele weerstandscapaciteit heeft betrekking op het vermogen om onverwachte tegenvallers structureel in de lopende begroting op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van de uitvoering van bestaande taken.

Voor de bepaling van de structurele weerstandscapaciteit wordt gekeken naar de volgende onderdelen:

Onbenutte belastingcapaciteit

De onbenutte belastingcapaciteit is het bedrag dat de gemeente aan extra belastinginkomsten kan genereren binnen de hiervoor geldende wet- en regelgeving.

Voor de berekening van de onbenutte belastingcapaciteit wordt gebruik gemaakt van de normen die gelden voor het zogenoemde artikel-12 beleid. Hierbij wordt gekeken naar de maximale eigen opbrengsten uit OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing. Voor rioolheffing en afvalstoffenheffing geldt dat er gestreefd wordt naar 100% kostendekkende tarieven. Of de OZB-tarieven kunnen stijgen ten opzichte van de artikel-12 norm zal jaarlijks worden berekend. Bij de berekening zal worden uitgegaan van de artikel-12 norm uit de meest recente circulaire van het Rijk.

Positief saldo meerjarenbegroting

Er is sprake van begrotingsruimte, wanneer de begroting en meerjarenbegroting sluiten met een positief saldo. Incidentele tegenvallers kunnen opgevangen worden door begrotingsruimte in het lopende begrotingsjaar. Structurele tegenvallers alleen wanneer ook sprake is van begrotingsruimte in de meerjarenbegroting. Wanneer sprake is van een positief saldo op de meerjarenbegroting, rekenen wij dit onderdeel tot onze structurele weerstandscapaciteit.

Kostenreductie (bezuinigingen)

Door kosten te reduceren en daarmee te bezuinigen op uitgaven, wordt ruimte gecreëerd in de meerjarenbegroting. Deze ruimte is structurele weerstandscapaciteit. Op het moment dat risico’s zich voordoen, moet vaak op zeer korte termijn worden besloten hoe het risico wordt afgedekt. Een kostenreductie is, in tegenstelling tot onze reserves, niet direct inzetbaar. Ook betekent bezuinigen een aanpassing van de begroting en daarmee het bestaande beleid. Kostenreductie zal pas worden ingezet als de overige beschikbare weerstandscapaciteit niet toereikend blijkt.

Figuur 3: Beschikbare weerstandscapaciteit