Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Noordoostpolder

2.1 Rechtmatigheid en doelmatigheid

De Gemeente doet haar Inkopen rechtmatig en doelmatig zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven dragen daadwerkelijk bij aan de realisatie van het beoogd doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

3.2.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

a) Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

b) Non-discriminatie

Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

c) Transparantie

De gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

d) Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

e) Wederzijdse erkenning

Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

3.2.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

4.1.1 Bestuurlijke en ambtelijke integriteit

De Gemeente heeft het integer handelen van haar bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel staan. De bestuurders en ambtenaren houden zich, naast bestaande wet- en regelgeving met betrekking tot integriteit, aan:

•de door de Gemeente vastgestelde Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Gemeente Noordoostpolder 2021

2https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-39595.html

;

•de Gedragscodes voor ambtenaren werkzaam bij Gemeente Noordoostpolder

3http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR386292

; en

•de Gedragscode van de Nederlandse vereniging voor inkoopmanagement (Nevi)

4Nevi Gedragscode | Nevi

(specifiek voor inkoopadviseurs).

De bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

4.1.2 Integere Ondernemers

De Gemeente wil alleen zaken doen met integere Ondernemers. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen en Aanbestedingen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

Daarnaast is het mogelijk om een Bibob-onderzoek uit te voeren. De Wet Bibob staat voor de Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Met deze wet kan de Gemeente zich beschermen tegen het risico dat zij onbewust in zee gaat met criminele (rechts-)personen. En daarmee onbedoeld criminele activiteiten, zoals het witwassen van zwart geld, ondersteunt.

De Gemeente met een overheidstaak kan het Bibob-onderzoek ten aanzien van een gegadigde of onderaannemer in de zin van de wet, uitvoeren bij elke overheidsopdracht.

De Gemeente kan ook om advies vragen bij het Landelijk Bureau Bibob. De Bibob-beleidsregel

5https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR695855/2)

is te vinden op overheid.nl.

4.2.1 Ambities MVOI

Inkopen en Aanbestedingen leveren direct of indirect een bijdrage aan het realiseren van de doelstelling van de Gemeente. De ambities van de Gemeente zijn in lijn met het programma Klimaat en Energie. De Gemeente heeft het voornemen om een MVOI-actieplan op te stellen.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (verder: MVOI) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen en Aanbestedingen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact) en levert de Gemeente hiermee ook een bijdrage aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties.

De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en Aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen.

Door vooruitstrevende eisen te stellen stimuleren wij een duurzaam beleid door Ondernemers. De Gemeente vergroot de impact van MVOI door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor MVOI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces maken wij weloverwogen keuzes ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. De wens is om dit onder meer als volgt tot uitdrukking te brengen:

•de Gemeente analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;

•bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;

•de Gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVOI-oplossingen;

•In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden, waar mogelijk, duurzaamheidscriteria en voorwaarden opgenomen (https://www.mvicriteria.nl/nl);

•de Gemeente stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;

•de Gemeente kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

Sociale, ecologische en economische aspecten worden vertaald in specifieke MVOI-thema’s, waaronder:

•Klimaatbewust Inkopen

De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

•Biobased Inkopen

Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

•Circulair Inkopen en opdrachtgeverschap

Bij circulair inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en Aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

•Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan spannen Ondernemers zich in om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en Aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

4.2.2 Inclusieve en eerlijke samenleving

De Gemeente streeft naar een inclusieve samenleving. Dit betekent dat de Gemeente in al haar activiteiten, zowel binnen de gemeente als in de (wereldwijde) keten, uitdraagt dat zij optimaal oog heeft voor betekenisvolle bijdragen van uiteenlopende mensen en het bevorderen van hun zelfredzaamheid en toekomstperspectief.

4.2.3 Creëren van Maatschappelijke waarde (SROI)

De Gemeente creëert bij het doen van haar Inkopen en Aanbestedingen zoveel mogelijk maatschappelijke waarde voor haar publieke middelen en doet dit onder meer door het toepassen van Social Return on Investment (SROI).

SROI is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen en Aanbestedingen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Ondernemers verplichten zich bij het zaken doen met de Gemeente een bepaald percentage van de opdrachtwaarde of loonsom in te zetten om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

Bij Inkopen en Aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor SROI bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De Gemeente kan SROI inzetten voor:

-Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

-Het stimuleren van sociaal ondernemen.

-Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

Het uitgangspunt is dat op alle Inkopen en Aanbestedingen met een opdrachtwaarde boven de geldende Europese drempelbedragen een SROI-eis van 5% wordt meegenomen in de aanbestedingsstukken.

De uitvoeringsinstructies op het SROI beleid zijn vastgelegd in de Handreiking SROI.

4.2.3.1Voorbehouden opdracht

De Gemeente kan voor het creëren van maatschappelijke waarde ook opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen en sociale Ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader programma’s voor beschermde arbeid.

Concern voor Werk

De gemeente kan een alleenrecht geven aan Concern voor Werk

6http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR49019

voor gemeentelijke opdrachten op het gebied van:

•schoonmaakwerkzaamheden ten behoeve van de openbare ruimte;

•beheer en onderhoud fysieke objecten openbare ruimte;

•schoonmaakwerkzaamheden gemeentelijke gebouwen;

•beheer en onderhoud groenvoorzieningen;

•catering werkzaamheden;

•re-integratie werkzaamheden (met uitzondering van specialistische dienstverlening);

•inzamelen van oud textiel, klein chemisch afval, afgedankte elektrische apparaten en product herbruikbaar afval;

•beheren van een afvaldepot op het afvalscheidingsstation voor gratis recyclebaar afval en klein chemisch afval.

WerkCorporatie

Namens de Gemeente is de WerkCorporatie belast met het begeleiden van haar inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt naar werk en aan het werk te houden. De WerkCorporatie ondersteunt Contractanten bij het vinden van de meest geschikte invulling van hun SROI-verplichting en oefent ook de controle uit op naleving van de SROI verplichting door de Contractant.

5.3.1 De Gemeente heeft oog voor de lokale economie.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden wij zoveel mogelijk rekening met de lokale economie en lokale Ondernemers. Dit betekent dat de Gemeente bij een enkelvoudige offerteaanvraag door middel van een schriftelijke uitvraag één, bij voorkeur lokale, aanbieder vraagt een Offerte in te dienen. Bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag vraagt de Gemeente aan minimaal 3 en maximaal 5 aanbieders om een Offerte in te dienen, hierbij is bij voorkeur minimaal één lokale aanbieder. Het Inkoopmeldingsformulier wordt hier ingezet als sturingsinstrument.

De Gemeente voorkomt discriminatie en laat daarbij niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

5.3.2 De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop en Aanbestedingen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doen wij door daar waar mogelijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de (administratieve) lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.3.3 Kansen voor lokale ondernemers

De gemeente streeft er naar ook de lokale Ondernemers zoveel mogelijk in gelegenheid te stellen om mee te dingen naar opdrachten die worden ingekocht. Hierbij wordt rekening gehouden met de normen uit de aanbestedingswetgeving, zoals non-discriminatie.

Hieronder volgen een aantal handvatten waardoor de lokale Ondernemers eenvoudiger mee kunnen dingen naar opdrachten:

1Voorkomen van het onnodig clusteren van opdrachten tot één grote opdracht (splitsingsverbod

7Splitsingsverbod: het onnodig samenvoegen van opdrachten. Indien er sprake is van clustering dan moet dit worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken

);

2Opdrachten waar mogelijk opdelen in percelen (splitsingsgebod

8Splitsingsgebod: in beginsel moet een (geclusterde) opdracht in meerdere percelen worden verdeeld. Indien er sprake is van percelen dan moet worden gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

);

3Geen of lage eisen stellen aan de hoogte van de totale omzet van de Ondernemer;

4Voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningcriteria;

5Toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming;

6Bij iedere enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal één lokale aanbieder uit te nodigen (indien aanwezig en geschikt);

7Toepassing van groslijsten en database lokale ondernemers voor bepaalde soorten van dienstverlening waarin ook lokale en regionale aanbieders zijn opgenomen.

5.3.4 Contacten met lokale ondernemers

Om lokale ondernemers optimaal te betrekken bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Gemeente Noordoostpolder treedt inkoop tenminste 1x per jaar in overleg met de BV Noordoostpolder (BVN) om samen af te stemmen waar er behoefte aan is.

5.3.5 Groslijstsystematiek en Database Lokale Ondernemers

De Gemeente hanteert voor het selecteren van Ondernemers voor deelname aan een enkelvoudige en of meervoudig onderhandse procedure de groslijstsystematiek. De Gemeente hanteert verschillende groslijsten voor inkooppakketten met een repeterend karakter. Ondernemers die voldoen aan de gestelde selectie- en geschiktheidseisen kunnen zich op basis van hun expertise aanmelden voor opname in de desbetreffende groslijst. De handreiking selectiemethode groslijstsystematiek geeft een volledige beschrijving van de werking de groslijstsystematiek.

Naast de groslijstsystematiek beschikt de Gemeente over een Database Lokale Ondernemers (DLO). Ondernemers met een vestigingsplaats binnen de gemeentegrenzen kunnen zich kosteloos op basis van hun expertise aanmelden voor opname in de DLO. Bij gebleken geschiktheid kan de Gemeente Ondernemers uit de DLO uitnodigen deel te nemen aan een onderhandse aanbesteding.

5.8.1 Geraamde waarde van de opdracht

De Gemeente hanteert voor het bepalen van de te volgen inkoopprocedure de totale geraamde waarde van de in de markt te zetten opdracht. Onderstaand tabel geeft de drempelbedragen en bijbehorende inkoopprocedures weer. Afwijken hiervan kan alleen met inachtneming van het bepaalde hierover in paragraaf 3.5 van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid en het Inkoopreglement.

Procedure

Werken

Leveringen

Diensten

SAS-diensten

9Sociale en andere specifieke diensten, bedoeld in bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU

Uit de hand

< € 5.000

< € 5.000

< € 5.000

n.v.t.

Enkelvoudig

≥ € 5.000 < € 150.000

≥ € 5.000 < € 70.000

≥ € 5.000 < € 70.000

≥ € 5.000 < € 90.000

Meervoudig Onderhands

≥ € 150.000 < € 3.000.000

≥ € 70.000 < EU drempel

≥ € 70.000 < EU drempel

≥ € 90.000 < € 300.000

Nationaal

≥ € 3.000.000 < EU drempel

n.v.t.

n.v.t.

≥ € 300.000 < EU drempel

Europees

10De Europese Commissie stelt elke 2 jaar deze drempelbedragen voor Werken, Leveringen en Diensten vast.

≥ EU drempel

≥ EU drempel

≥ EU drempel

≥ EU drempel

SAS-procedure

n.v.t

n.v.t

n.v.t

≥ EU drempel

Uit de hand procedure

Opdrachten met een geraamde waarde kleiner dan €5.000 worden door middel van een opdracht bon in de markt gezet.

Enkelvoudige procedure

De Gemeente nodigt minimaal één, bij voorkeur lokale, Ondernemer uit een Offerte uit te brengen. In het Inkoopmeldingsformulier motiveert de interne opdrachtgever op welke objectieve, transparante, proportionele en non-discriminatoire gronden tot de selectie van de Ondernemer is gekomen.

Meervoudig onderhandse procedure

De Gemeente nodigt via TenderNed tenminste drie en ten hoogste vijf Ondernemers uit een Offerte uit te brengen. Hierbij wordt daar waar mogelijk rekening gehouden met lokale economie en lokale Ondernemers. In het Inkoopmeldingsformulier motiveert de interne opdrachtgever op welke objectieve, transparante, proportionele en non-discriminatoire gronden tot de selectie van Ondernemers is gekomen.

Nationale procedure

De Gemeente volgt zowel voor Werken met een geraamde opdrachtwaarde tussen de € 3.000.000 en de geldende Europese drempelwaarde, als voor SAS-diensten met een geraamde opdrachtwaarde tussen de € 300.000 en de geldende Europese drempelwaarde een Nationale aanbestedingsprocedure. Deze aanbestedingen worden op nationaal niveau gepubliceerd via TenderNed.

Europese procedures

De Gemeente volgt een Europese aanbestedingsprocedure (conform de ARW 2016 en Aw 2012) voor Werken, Leveringen en (SAS-) Diensten met een geraamde opdrachtwaarde vanaf de geldende Europese drempelwaarde. Deze aanbestedingen worden op Europees niveau gepubliceerd via TenderNed.

SAS-procedure

De Gemeente kan bij SAS-diensten naast de Europese procedure ook kiezen voor het volgen van een SAS-procedure (vereenvoudigde procedure) bij opdrachten waarvan de geraamde opdrachtwaarde boven de geldende Europese drempelwaarde ligt. Deze aanbestedingen worden gepubliceerd via TenderNed.

5.8.2 Inkoopmeldingsformulier en Projectvoorstel

Elk van de hiervoor genoemde inkoopprocedures, met uitzondering van de Uit de hand procedure, start met het invullen van een Inkoopmeldingsformulier voor alle opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 20.000 exclusief btw.

Bij Europese procedures wordt aanvullend een projectvoorstel opgemaakt en met inachtneming van de budgetregeling ter goedkeuring voorgelegd aan de budgetbeheerder, budgethouder of verantwoordelijke portefeuillehouder.