Beleid participatie door derden bij omgevingsvergunningen voor de buitenplanse omgevingsplanactiviteiten

Het bepalen van het passende participatie niveau kan met behulp van onderstaande wegingsmodel. Per onderwerp is een score van 1-3 punten mogelijk. Het optelling van de punten geeft het passende participatieniveau.

1punt

2punten

3punten

Impact op de omgeving na realisatie

Functiewijziging

Herstructurering

Grootstedelijke ingreep

Impact op de omgeving tijdens realisatie

Overlast binnen wettelijk kader.

Praktisch (zoals toegang parkeren)

Overlastperiode 6 -18 maanden.

Overlast op straat- en buurtniveau.

Overlastperiode langer dan 18 maanden.

Wijk overstijgend.

Economische gevolgen.

Invloed op openbaar vervoer.

Mate van afwijking omgevingsplan

Functiewijziging. Uitbreiding bestaand (hoofd)gebouw.

Parkeren.

Tijdelijke situatie.

Functiewijziging met milieueffecten.

Nieuwe bouwmogelijkheden.

Privaatrechtelijke beperkingen.

Voorafgaande effecten aangevuld met herinrichting openbaar gebied.

Milieueffecten op omgeving

Conform landelijke regels.

Volgens gemeentelijk beleid.

Afwijken gemeentelijk beleid.

Hoeveel aandacht verwacht je?

Alleen van geïnteresseerden en belanghebbenden.

Terugkerend van politieke en maatschappelijke organisaties.

Regelmatig terugkerend in de media.

Uitkomst

Tot en met 5 punten

Beperkte participatie -->

Raadplegen

6tot en met 10 punten

Redelijke participatie -->

Adviseren

11punten of meer

Intensieve participatie -->

Coproduceren

Naast de optelling van punten, kan bij een hoge score op een enkele onderwerp aanleiding geven om dat onderwerp bijzondere aandacht te gegeven bij participatie.

De definities in het wegingsmodel voor passende participatie zijn hierna beschreven.

Definities

De impact op de omgeving na de realisatie

Een plan kan na realisatie gevolgen hebben voor de buren, de straat, de buurt, de wijk, het dorp of de regio. De impact is afhankelijk van het soort initiatief in de volgende categorieën:

Grootstedelijke ingreep: Een grootschalige wijziging in de stad, vaak met meerdere functies (bijvoorbeeld wonen én werken) en infrastructurele wijzigingen. Heeft gevolgen voor een (grote) groep inwoners in en buiten de gemeente. Bijvoorbeeld: grote herontwikkeling, groot bedrijventerrein, nieuwe wijk.

Herstructurering: Een herontwikkeling van een gebied die enkele kavels of meerdere straten, gebouwen of functies betreft. Vaak gaat het om sloop en nieuwbouw of transformatie van huidige bebouwing, inclusief aanpassing in de openbare ruimte. Bijvoorbeeld: wijkvernieuwing, gebiedsontwikkeling, een nieuw woongebouw.

Functiewijziging: De functie van bestaande bebouwing verandert door het initiatief. Tevens kan worden gedacht aan het wijzigen van bestaande bouwmogelijkheden, zoals de bouw/goothoogte en de oppervlakte. Een woning wordt een winkel, een bedrijfspand wordt omgevormd tot woningen, een groengebied krijgt een zonnepark.

De impact op de omgeving tijdens de realisatiefase

Met name als voor het plan een bouwactiviteit nodig is kan tijdens de bouwfase sprake zijn van hinder. Het gaat hierbij om de tijdelijke hinder in de voorbereidende- sloop- en bouwfase, die niet te voorkomen is.

Overlast / hinder voor de omgeving

Geluid, geur, trilling, veiligheid en overige hinder zoals beschreven in afdeling 7.1 Besluit bouwwerken leefomgeving op de toegestane tijdstippen. Kan over hinder worden gecommuniceerd?

Praktisch

Praktisch ongemak zoals een afgezet voetpad, tijdelijke parkeerplaatsen, verhoogde parkeerdruk i.v.m. bouwpersoneel.

Overlast periode

De periode waarin sprake is van een bouwterrein en van feitelijke hinder.

Economisch

Omzetverlies als gevolg van de werkzaamheden, bijvoorbeeld door tijdelijk veranderende bereikbaarheid en zichtbaarheid van winkels.

Schade aan omliggende bouwwerken en infrastructuur.

Wijk overstijgend

De realisatiefase kan wijk overstijgende gevolgen hebben, bijvoorbeeld door veelvuldige grondtransporten langs een route. Of door de (tijdelijke) afzetting/beperkingen van wijk verbindende wegen.

Invloed op openbaar vervoer

De realisatiefase kan invloed hebben op het openbaar vervoer. De invloed kan zich voordoen in het verplaatsen van haltes of het verleggen van de route.

De afwijking van het omgevingsplan

De mate waarin wordt afgeweken van het omgevingsplan kan verschillen. Het bouwen, waar dat eerst geheel niet was toegestaan, is een grote afwijking. Daarentegen is een uitbreiding van bouwmogelijkheden een afwijking van mindere betekenis. Bij plannen kan sprake zijn van een combinatie van afwijkingen. De nieuwe functie kan afwijken, terwijl bijv. parkeren zondermeer passend is.

Functiewijziging

Een transformatie van een maatschappelijke functie naar wonen is een voorbeeld van een functiewijziging. Bij functiewijziging gaat het dus om een (planologische) wijziging van het gebruik.

Uitbreiding bestaand (hoofd)gebouw.

Een bestaand gebouw kan bijv. met een extra bouwlaag worden uitgebreid, maar ook met een op de grond staand bouwwerk. Bepalend is dat bij recht een bouwvolume aanwezig is / mag zijn en dat dit volume wordt uitgebreid. De bestaande bouwmogelijkheden in het omgevingsplan worden vergroot.

Parkeren

Parkeren is aan de orde als niet kan worden voorzien in de mogelijkheden die het paraplubestemmingsplan ‘parkeren laden en lossen’ en de Parkeernormennota 2022 bieden.

Tijdelijke situatie

Van een tijdelijke situatie is sprake als tijdelijk moet worden afgeweken van het omgevingsplan.

Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld een tijdelijk bouwwerk of een tijdelijke functie, waarin het omgevingsplan niet heeft voorzien.

Functie wijziging met milieueffecten

Bij functiewijziging met milieueffecten gaat het om een planologische wijzing van het gebruik, waarbij naar de omgeving toe milieueffecten optreden, bijv. geluid, geur en licht.

Nieuwe bouwmogelijkheden.

Wanneer geen bouwmogelijkheden bestaan dan wel mogelijk zijn, is sprake van het creëren van nieuwe bouwmogelijkheden. Daarbij gaat het in dit kader om nieuwe hoofdgebouwen.

Privaatrechtelijke belemmeringen.

Privaatrechtelijke belemmeringen kunnen spelen in specifieke omstandigheden. Onderwerpen zoals erfdienstbaarheden, eigendomsrechten en andere onderwerpen zijn soms belangrijk om in de planvorming te bespreken. Uit jurisprudentie blijkt dat alleen evident privaatrechtelijke belemmeringen een rol spelen bij besluitvorming.

Grootschalige herinrichting openbaar gebied.

Als gevolg van plannen is na de realisatie sprake van een herinrichting van het openbaar gebied. Deze herinrichting kan zowel boven als onder de grond plaats vinden. Onder de grootschalige herinrichting van het openbaar gebied wordt verstaan het (op)nieuw inrichten/aanleggen van meerdere wegen, paden en plantsoenen. De aanleg van enkele parkeerplaatsen, een enkel voetpad of wijziging van een plantsoen en overige kleine wijzigingen vallen niet onder een herinrichting.

Milieueffecten naar de omgeving

Naar de omgeving toe kunnen milieueffecten optreden. Deze effecten treden met name op als sprake is van bedrijven of horeca. Het gaat over de milieueffecten zoals geluid, geur en licht.

Conform landelijke regels

In de omgevingswet en onderliggende regels zoals het Besluit activiteiten leefomgeving en het Besluit bouwwerken leefomgeving zijn regels voor milieu opgenomen. Daar moet rechtstreeks aan worden voldaan.

Conform gemeentelijk beleid

Aanvullend en bij recht kunnen gemeenten beleid hebben over milieueffecten. Een beleid over een hogere geluidsbelasting is daar een voorbeeld van.

Afwijken van gemeentelijk beleid

In specifieke situaties kan het gemeentelijk beleid niet toereikend zijn. Soms geeft de Omgevingswet mogelijkheden om maatwerkvoorschriften of maatwerkregels te stellen. De toepassing van dit maatwerk wordt ook verstaan onder afwijken van het gemeentelijk beleid.

De stappen die een initiatiefnemer moet doorlopen, zijn hieronder beschreven. Dit noemen we het stappenplan participatie voor derden.

Stap 1Maak een duidelijke beschrijving van uw project

Breng uw project zo goed mogelijk in beeld:

○ Wat is de opgave?

-Wat is de concrete opdracht of opgave?

-Wat is het doel van de opgave?

-Wanneer is de opgave succesvol uitgevoerd?

-Waar komt het initiatief vandaan?

-In welke fase zit het project en hoe ziet de planning eruit?

-Wat zijn belangrijke (besluit) momenten?

-Wat is het belang van deze opgave voor u als initiatiefnemer en voor de belanghebbenden?

○ Welke rol heeft u/wilt u nemen als initiatiefnemer?

○ Welke rol heeft u/vraagt u van de omgeving?

○ Wat wilt u precies bereiken met de participatie?

○ Wat is uw participatiedoel?

-Wilt u bijvoorbeeld draagvlak voor het initiatief?

-Wilt u de kwaliteit van besluiten verhogen, verrijken en/of verbeteren?

-Wilt u een betere relatie stimuleren tussen inwoners en u?

-Wilt u zorgen voor actieve inwoners bij de uitvoering van het initiatief?

Stap 2 Maak een analyse van de omgeving

Voer de omgevingsanalyse uit.

○ Wie zijn de belanghebbenden?

○ Wat is de impact van de opgave op de directe leefomgeving van belanghebbenden? - Heeft de omgeving baat bij het initiatief? - Heeft de omgeving last van het initiatief? - Is er maatschappelijke onrust over het initiatief?

○ Wat zijn de standpunten van belanghebbenden t.o.v. de opgave? Zijn de achterliggende belangen bij deze standpunten bekend? Zijn er verborgen belangen of nog niet uitgesproken belangen?

○ Hoe is de relatie van u als initiatiefnemer met de belanghebbenden? Is er een voorgeschiedenis die van invloed kan zijn op eventuele emoties?

○ Wat leeft en speelt in de omgeving? - Zijn er andere wijkopgaven? - Kunt u opgaven verbinden?

○ Wie wilt u laten participeren? - Vaak worden de ‘usual suspects’ betrokken in participatieprocessen, maar denk ook aan het ‘stille midden’. Probeer, zo nodig, deze grote maar vaak onzichtbare groep actief te betrekken.

Stap 3Bepaal het passende participatieniveau

Bedenk wat het passende participatieniveau is.

Betrek hierbij de factoren die de gemeente geprioriteerd heeft. Bepaal het aantal punten dat uw plan bevat bij deze factoren. Bepaal aan de hand van de puntenscore welk van de drie participatieniveaus passend is voor uw plan. Beschrijf hoe u deze punten heeft bepaald en tot het niveau bent gekomen.

Stap 4Maak een participatieplan

Maak een duidelijk plan voor uw participatie

○ Hoe gaat u het participatiedoel bereiken?

○ Beschrijf wat u met de voorgaande stappen heeft gedaan en de resultaten daarvan.

○ Wat is het te doorlopen participatieproces met bijbehorende planning? - Het communiceren van het proces creëert verwachtingen. Doe dit niet vrijblijvend, maar zorg ervoor dat dit wordt nageleefd.

○ Wat is de participatieomvang? - Het is belangrijk om vooraf te bepalen welke mate van participatie inzet passend is bij de opgave of ontwikkeling.

-- Bij het intensieve participatieniveau is een actieve rol van de gemeente mogelijk. Dat betekent dat het college vanaf het begin van het initiatief een rol heeft bij het actief borgen van en communiceren over een zorgvuldig participatieproces.

Dus heeft uw initiatief het intensieve participatieniveau nodig? Maak hierover dan vooraf duidelijke afspraken met de gemeente, inclusief de rol van het college. --

○ Als het adviesrecht van de raad van toepassing is, bedenk dan op welke wijze u de raadsleden over het proces informeert.

○ Welke hulpmiddelen gaat u inzetten om de omgeving te laten participeren?

○ Zorg dat de hulpmiddelen goed aansluiten bij de (diverse) participant(en) en dat ze passen in en bij zijn of haar leefwereld.

○ Op welke momenten gaat u (in ieder geval) communiceren? - Zorg hierin voor goede terugkoppeling naar participanten over wat er met hun inbreng is gedaan.

○ Richting wie communiceert u wat op welk moment? - Zorg dat de communicatie parallel loopt met het proces. - Wees eerlijk en transparant op het moment dat de communicatie met de belanghebbenden niet goed verloopt.

○ Wat is uw kernboodschap? Wat zijn de belangrijkste bouwstenen van uw verhaal?

○ Laat het participatieplan beoordelen door de gemeente (via casemanager of projectleider). Verwerk de inbreng.

Stap 5 Voer de participatie uit

Praat met de mensen en luister naar hun ideeën.

Begin op tijd met de voorbereiding van de participatie. Bedenk wat voor informatie u aan de genodigden wilt geven en wat voor informatie u van hen wilt krijgen. Het doel is om een open gesprek te voeren.

Schrijf op wat iedereen zegt en laat hen controleren of het klopt.

Verzamel de reacties in een document en geef dit aan hen terug. Op deze manier kunt u controleren of u de informatie goed hebt begrepen en houdt u de belanghebbenden betrokken. Aan het eind heeft u een document met daarin alle meningen, bezwaren en ideeën van de betrokken mensen. Zij hebben de inhoud van dit document goedgekeurd.

Pas uw projectplan aan als dat nodig is en vertel waarom u dat doet.

Een van de doelen van participatie is om tot een beter plan te komen. Wat mensen inbrengen komt niet automatisch in het plan. Wilt u het plan aanpassen? Geef bij deze stap aan waarom u het plan wel of niet aanpast. Als u het plan wel hebt aangepast, kunt u dat het beste opnieuw laten zien aan de belanghebbenden. Uiteindelijk beslist de gemeente over het plan.

Stap 6Maak een participatieverslag

Maak het participatieverslag compleet door elke stap te beschrijven.

Het verslag bevat als het goed is:

○ Het participatieplan;

○ De informatie die u de belanghebbenden hebt gegeven;

○ De (gecontroleerde) reacties van de belanghebbenden;

○ Een reactie op de bijdragen van de belanghebbenden, met eventuele aanpassingen in het plan.

○ Een tijdspad met de participatie momenten.

○ Beschrijf welke participatie vormen u heeft toegepast.

Deel de concept verslagen van de participatie voor controle met de deelnemers van participatie.

Vraag aan de deelnemers of het verslag een goede weergave is.

Neem de reactie op het concept participatieverslag(en) op in het definitieve verslag

Maak het participatieplan bekend, dit kan aanvullend online openbaar zijn.

Stap 7 Evalueer

Evalueer het participatieproces tussentijds én achteraf.

Doe dat mét elkaar, dus met stakeholders. Blijvend evalueren op het participatieproces is heel belangrijk om uw doelstelling te bereiken.