Verordening Gespreksronden 2023 (gemeente Nijmegen)

Aanhef

De raad van de gemeente Nijmegen, bijeen in zijn openbare vergadering van 8 maart 2023:

Gelezen het raadsvoorstel van de griffie d.d. 8 februari 2023;

Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de navolgende "Verordening Gespreksronden 2023”;

HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gespreksronde:

bijeenkomst van raadsleden, fractievolgers, collegeleden, inwoners, ambtenaren of deskundigen met als doel te informeren, opinie te vormen of behandeladviezen te formuleren;

b.presidium:

presidium zoals bedoeld in de artikelen 8c en 8d van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad

c.voorzitter:

voorzitter van een activiteit tijdens de gespreksronden, of diens vervanger;

d.griffier:

griffier van de gemeenteraad of een door hem aangewezen medewerker van de griffie;

e.Reglement van Orde:

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;

f.college:

college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

g.fractie:

groep raadsleden als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde;

h.fractievolger:

persoon die op grond van artikel 8b van het Reglement van Orde benoemd is tot fractievolger;

Artikel 2 Raadscommissies

De gespreksronden zijn raadscommissies, zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet.

HOOFDSTUK II VOORBEREIDING

Artikel 3 Agendavaststelling

1Het presidium is belast met de voorbereiding van de gespreksronden met inachtneming van de bepalingen van deze verordening.

2De agenda van een gespreksronde wordt door het presidium vastgesteld.

3In spoedeisende gevallen kan het presidium tot uiterlijk vier dagen voor de aanvang van een gespreksronde een aanvullende agenda opstellen.

Artikel 4 Inspraak

1Personen die verzoeken in te spreken worden namens het presidium uitgenodigd tot het geven van een toelichting tijdens een gespreksronde.

2Het presidium stelt de spreektijden vast voor de insprekers.

3Het presidium kan in het belang van de orde van een gespreksronde of vanwege het ontbreken van voldoende belang besluiten om van uitnodiging af te zien.

4Het presidium kan tevens besluiten om van uitnodiging af te zien indien een onderwerp reeds tijdens een eerdere gespreksronde is behandeld, of indien het oneigenlijk is het onderwerp tijdens een gespreksronde te behandelen.

5Het is toegestaan om ondersteunend materiaal (bijvoorbeeld een filmfragment) te tonen. Dit dient tijdig te worden aangeleverd bij de griffier zodat het bekeken, goedgekeurd en klaargezet kan worden.

Artikel 5 Aanvraag debat of presentatie

1Raadsleden of fractievolgers die in een gespreksronde een debat willen voeren over een bepaald onderwerp kunnen een gemotiveerd verzoek tot agendering van dat onderwerp richten aan het presidium.

2Raadsleden of fractievolgers die tijdens een gespreksronde een presentatie willen (laten) houden of anderszins informatie wensen over te (laten) dragen kunnen een gemotiveerd verzoek daartoe richten aan het presidium

3De verzoeker overlegt daarbij een ondersteuningsverklaring van het verzoek van tenminste een raadslid dat tot een andere fractie behoort. Ook overlegt de verzoeker een of meerdere schriftelijke stukken die aan het debat of aan de informatieoverdracht ten grondslag liggen.

4Het presidium besluit of en wanneer dit op de agenda wordt geplaatst.

Artikel 5a Vragen aan het college

1Raadsleden en fractievolgers kunnen vragen stellen aan het college in een gespreksronde.

2Een raadslid of fractievolger meldt deze vragen schriftelijk aan bij de voorzitter van het presidium onder duiding van het onderwerp. De aanmelding vindt plaats uiterlijk de dag voor die van de vergadering om 12.00 uur.

3De voorzitter van het presidium bepaalt de volgorde van de vragen. Vragen die vanwege het onderwerp, omvang of technische informatie betreffend niet geschikt zijn om mondeling in de gespreksronde te behandelen, laat de plaatsvervangend voorzitter niet toe.

4Aan de vragensteller wordt het woord verleend om één of meer vragen te stellen aan het college of aan de burgemeester en daarop een beknopte toelichting te geven.

5Na beantwoording door het college of de burgemeester kan de voorzitter de vragensteller en vervolgens de andere leden het woord verlenen voor een aanvullende vraag.

Artikel 6 Deelname college en ambtelijke organisatie

1Het presidium kan leden van het college al dan niet op hun verzoek, alsmede ambtenaren en deskundigen uitnodigen voor overleg of het geven van informatie tijdens een gespreksronde.

2Van een uitnodiging van ambtenaren wordt het college op de hoogte gebracht.

Artikel 7 Uitnodiging en stukken

1Het presidium nodigt de raadsleden en de fractievolgers uiterlijk tien dagen vóór de aanvang van een gespreksronde schriftelijk uit.

2De uitnodiging bevat de agenda zoals bedoeld in artikel 3, tweede lid.

3De bij de agenda behorende stukken worden, behoudens het bepaalde in het vierde lid van dit artikel, tegelijkertijd met de uitnodiging aan de raadsleden en fractievolgers toegezonden. In bijzondere gevallen kan hiervan, met opgave van redenen, worden afgeweken.

4Indien omtrent stukken op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken onder berusting van de griffier. De griffier verleent inzage aan de raadsleden en fractievolgers.

5Indien een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 3, derde lid wordt opgesteld, worden deze agenda en de daarbij behorende stukken, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vier dagen voor de aanvang van een gespreksronde aan de raadsleden en fractievolgers toegezonden.

6De agenda van een gespreksronde wordt tegelijk met de in het eerste lid bedoelde uitnodiging en de daarbij behorende stukken ter openbare kennis gebracht, met uitzondering van de stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd.

7Het presidium stuurt de uitnodiging voor een gespreksronde met de agenda en de daarbij behorende stukken, alsmede de eventuele aanvullende agenda, met uitzondering van de in het vierde lid van dit artikel bedoelde stukken, ter kennisneming aan het college.

HOOFDSTUK III DOEL, SAMENSTELLING EN ORDE

Artikel 8 Doel van de gespreksronde

1Een gespreksronde is bestemd voor informeren, opinievormen of het formuleren van adviezen voor besluitvorming. Dit gebeurt door gesprek tussen raadsleden en fractievolgers, met het college, ambtenaren, deskundigen en belanghebbenden, en door debat tussen de fracties en met het college.

2Gespreksronden kennen verschillende vormen en kunnen gelijktijdig op meerdere locaties plaatsvinden.

Artikel 9 Aanwijzen voorzitter

1De voorzitters van de gespreksronden worden door de raad benoemd en ontslagen.

2Het presidium deelt per gespreksronde een voorzitter in.

3De voorzitter is geen woordvoerder namens de eigen fractie tijdens de gespreksronde.

4Bij verhindering van de voorzitter kan de gespreksronde uit haar midden een raadslid benoemen tot voorzitter. Het onder 2 bepaalde geldt dan niet. Ook kan een andere door de raad benoemde voorzitter het voorzitterschap van de gespreksronde overnemen.

Artikel 10 Rol en bevoegdheden voorzitter

1De voorzitter ziet toe op de naleving van deze verordening en bewaakt de goede omgangsvormen tijdens de gespreksronde.

2De voorzitter kan een onderwerp van de agenda afvoeren als hem blijkt dat geen enkel raadslid bespreking nodig acht.

3De voorzitter kan met het oog op de voortgang van een gespreksronde een spreker tot spoed en afronding manen, en hem of haar indien hij of zij daar niet aan voldoet, het woord ontnemen.

4De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in een gespreksronde en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door aanwezigen wordt verstoord, deze en zo nodig andere aanwezigen te doen vertrekken.

5De voorzitter vat de tijdens een gespreksronde gemaakte afspraken en gedane toezeggingen samen teneinde te komen tot een behandeladvies.

6De griffier draagt zorg voor het vastleggen van de gemaakte afspraken en gedane toezeggingen.

Artikel 11 Orde van de vergadering

1Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

2Degenen die tijdens een gespreksronde geluid- of beeldregistraties willen maken, geven daarvan vooraf kennis aan de voorzitter, onder mededeling van het doel van de registratie. Zij gedragen zich naar de aanwijzingen die de voorzitter geeft in het belang van een ordelijk verloop van de gespreksronde.

Artikel 12 Quorum

1Een gespreksronde vindt alleen plaats en besluit alleen over behandeladviezen als een meerderheid van de fracties uit de gemeenteraad is vertegenwoordigd.

2Bij de bepaling van de in het vorige lid bedoelde meerderheid wordt de voorzitter niet meegeteld.

3Van elke in een gespreksronde vertegenwoordigde fractie kan per onderwerp slechts een lid of fractievolger deelnemen, tenzij het presidium besluit hiervan af te wijken.

HOOFDSTUK IV WERKWIJZE

Artikel 13 Behandeladvies

1Een gespreksronde adviseert de raad over de wijze van behandeling van raadsvoorstellen. Ook over andere onderwerpen op zijn agenda kan zij een behandeladvies vaststellen.

2Het in het eerste lid bedoelde advies bevat de wijze van behandeling van een voorstel of onderwerp als;

a.hamerstuk, als daarover geen stemming nodig wordt geacht;

b.stemstuk, in het geval stemming wenselijk wordt geacht of schriftelijke stemming vereist is;

c.debatstuk, als een discussie in de raad wenselijk wordt geacht.

3Een gespreksronde kan adviseren een voorstel of onderwerp op een nader te bepalen datum te behandelen.

Artikel 14 Besluitvorming

1Behalve in de gevallen bedoeld in artikel 1, tweede lid, komt een ordebesluit of een advies aan een bestuursorgaan alleen tot stand als raadsleden en fractievolgers die zich daarachter hebben geschaard in de raad een meerderheid vertegenwoordigen.

2Bij de bepaling van de in het vorige lid bedoelde meerderheid wordt de voorzitter of zijn vervanger niet meegeteld.

3Als de stemmen staken over een advies wordt dit aan het betreffende bestuursorgaan meegedeeld onder vermelding van de wijze waarop de fracties hebben gestemd.

4Als de stemmen staken over een ordevoorstel komt geen besluit tot stand.

Artikel 15 Geheimhouding

Concept-verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor raadsleden en fractievolgers ter inzage gelegd bij de griffier.

Artikel 16 Opheffen Geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding van de aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de gespreksronde die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering van de gespreksronde overleg gevoerd.

Verordening Gespreksronden 2023