Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Nijkerk houdende regels omtrent de instelling, samenstelling, taken en bevoegdheden van een auditcommissie Verordening op de auditcommissie Nijkerk

Artikel 1 De commissie

1Er wordt een commissie van advies aan de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie;

2Het doel van de auditcommissie is om de raad als toezichthoudend orgaan te ondersteunen bij taken als interne beheersing, financiële verslaglegging en accountantscontrole. Risicobeoordeling en risicomanagement zijn expliciete aandachtsgebieden.

Artikel 2 Taken auditcommissie

1De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over:

a.De aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole;

b.Het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Controleverordening;

c.Het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim-controle door de externe accountant;

d.De vaststelling van de jaarstukken;

e.Het bepalen van een standpunt over tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college, als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid;

f.onderzoeksrapportages van de rekenkamercommissie;

g.door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang ervan.

2De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.

3De auditcommissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

4De commissie informeert en adviseert de raad via de raadscommissie.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

1De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zoveel leden als er fracties in de raad zijn;

2De leden worden door de raad uit zijn midden benoemd. De raad bevordert met de benoeming van de leden een representatieve vertegenwoordiging vanuit zijn midden in de auditcommissie;

3De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen;

4Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien;

6Bij verhindering of afwezigheid kan een commissielid zich laten vervangen door een ander raadslid van de eigen fractie.

Artikel 4 Voorzitter

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

1De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen, voorzien van een advies over de door de raad te nemen besluiten;

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2 eerste lid onder a.;

3Indien de raad hiervoor middelen beschikbaar heeft gesteld, is de auditcommissie bevoegd een extern deskundige in te schakelen die de auditcommissie van advies dient;

4De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.;

5De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeenschappelijke rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen;.

Artikel 7 Vergaderingen

1De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks in april/ mei over de programmarekening/ eerste bestuursrapportage/ Voorjaarsnota, in augustus/ september ter voorbereiding op de controle van lopend jaar en december/ januari met het oog op de interim-controle;

2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.

3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden;

4In verband met de economische of financiële belangen van de gemeente zijn de vergaderingen van de auditcommissie niet openbaar;

5De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld;

6Artikel 25 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Geheimhouding op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan worden opgelegd door de voorzitter. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen, totdat de auditcommissie haar opheft.

Artikel 8 Besluitvorming

1Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de (plaatsvervangende) leden van de auditcommissie hebben stemrecht;

2De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

3Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen;

4Bij het staken van de stemmen, beslist de stem van de voorzitter. Richting de raad wordt in alle gevallen melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag, volgend op de voorgeschreven bekendmaking daarvan.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie Nijkerk ”