Nota risicomanagement gemeente Nijkerk 2024

3.2.1 Wat wordt geïnventariseerd?

Deze stap zorgt ervoor dat er een goed zicht ontstaat op de risico's die mogelijk kunnen optreden. Risicomanagement is nadrukkelijk gekoppeld aan het beleid dat de gemeente voert of in de toekomst gaat/moet gaan voeren. Basis voor het in kaart brengen van de risico’s zijn dan ook de prestatiedoelstellingen uit de programmabegroting.

Alle mogelijke gebeurtenissen met potentiële risico’s > € 50.000 worden geïnventariseerd. Bij het inventariseren van risico’s gaat het om het in kaart brengen van:

-factoren die de realisatie van de bestaande beleidsdoelstellingen in de weg kunnen staan.

-nieuwe ontwikkelingen die op de gemeente af komen (bijvoorbeeld nieuwe/gewijzigde wetgeving).

Van belang is dat het risico duidelijk wordt geformuleerd en dat ook de oorzaak wordt vastgesteld.

3.2.2 Risicocategorieën

Naast financiële risico’s zijn andersoortige risico’s ook onderwerp van risicomanagement. Daarbij geldt dat deze ook vaak in combinatie met elkaar voorkomen. Voor het hanteren van een uniforme risicotaal is het handig om risico’s onder te verdelen in categorieën. Het voordeel hiervan is dat vergelijkbare risico’s die binnen verschillende organisatieonderdelen spelen, kunnen worden geclusterd. Daarmee wordt het maken over afspraken over hoe om te gaan met verschillende typen risico’s vereenvoudigd. Afhankelijk van het soort risico worden beheersmaatregelen getroffen.

We kennen de volgende risicocategorieën:

•Financieel: directe aantasting van de vermogenspositie van de gemeente;

•Personeel/Arbo: schade door aantasting van de arbeidscapaciteit (bijvoorbeeld het niet kunnen vervullen van vacatures) en kwaliteit van arbeid.

•ICT: schade door het uitvallen van een of meerdere ICT-systemen of door een volledige storing/hack van alle ICT-systemen;

•Juridisch/aansprakelijkheid: aantasting van de vermogenspositie van de gemeente door claims van derden als gevolg van wettelijke of contractuele aansprakelijkheid;

•Materieel: beschadiging of verlies van gebouwen, inventaris, transportmiddelen, goederen enz.;

•Fysieke leefomgeving milieu/duurzaamheid: aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving;

•Organisatorisch: aantasting van dienstverlening vanwege gehele of gedeeltelijke organisatiestilstand en daaruit voortvloeiende planningsproblemen;

•(Geo)politiek/bestuurlijk (imago): aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit, maar ook (geo)politieke risico’s zoals oorlogen, internationale afspraken/verdragen met impact op de gemeente.

3.2.3 Interne en externe risico’s

Zowel in- als externe risico’s maken deel uit van de inventarisatie. Voor interne risico’s geldt dat deze risico’s zich binnen de invloedsfeer van de gemeente zelf bevinden. Bijvoorbeeld omdat zij het gevolg zijn van organisatorische of politiek-bestuurlijke gebeurtenissen. Externe risico’s worden gekenmerkt doordat de oorzaak van het risico zich buiten de invloedssfeer van de gemeente bevindt, een voorbeeld hiervan is een economische recessie. Bij dit type risico’s moet een vertaalslag plaatsvinden naar de concrete gevolgen voor de gemeente. In de risicoparagraaf noemen we dan niet 'recessie' als risico, maar bijvoorbeeld tegenvallende inkomsten op de tarieven of tegenvallende opbrengsten uit de grondexploitaties.

3.2.4 Hoe brengen we risico’s in beeld?

Risicobewustzijn, het erkennen en benoemen van risico’s en het bepalen van de strategie om met de risico’s om te gaan zijn regulier onderdeel van de bedrijfsvoering. Risico’s kunnen in beeld komen aan de hand van informatie over risico's bij vergelijkbare activiteiten, het houden van interviews met direct betrokkenen, bestuurders en eventueel extern deskundigen. Ook het organiseren van risicosessies bij grotere onderwerpen, waarin vanuit verschillende invalshoeken en verschillende expertises risico's worden geïnventariseerd is een mogelijkheid. Het delen van ervaringen en inzichten maakt het zicht op risico's scherper en kan leiden tot betere maatregelen om risico's te beheersen. Gemeente breed worden de risico’s verzameld door de concerncontroller en vormen deze risico’s met een financiële component de basis voor de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement in de begroting en jaarrekening.

Periodiek wordt daarbij beoordeeld of de geïnventariseerde risico’s nog actueel zijn, of er risico’s van de lijst afgevoerd kunnen worden en of er nieuwe risico’s ontstaan zijn. Aangezien risicomanagement een terugkerend proces is, wordt de rapportage over de risico’s gekoppeld aan de natuurlijke momenten in de planning-en-controlcyclus (begroting en jaarstukken).

3.5.1 De P&C cyclus

Het doorlopen van de risicomanagementcyclus is geen eenmalige of incidentele activiteit. Alles is continu in beweging, de gemeente Nijkerk moet voortdurend alert zijn op het ontstaan van nieuwe risico’s. We zijn er dagelijks mee bezig en kiezen ervoor risicomanagement periodiek een onderdeel te laten zijn van de P&C-cyclus. De P&C-documenten, namelijk de programmabegroting en de jaarrekening, geven periodiek weer wat de actuele stand van zaken is in dit kader en wat de voornemens zijn. In de paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen legt het college tweejaarlijks verantwoording af aan de raad.

In de paragraaf komen o.a. de volgende aspecten aan de orde:

•Een toelichting op het beleid;

•De top 10 van alle risico’s;

•De benodigde weerstandscapaciteit op basis van geïdentificeerde risico’s;

•De beschikbare weerstandscapaciteit;

•Een oordeel over het weerstandsvermogen;

•De financiële kengetallen incl. gehanteerde streefwaarden;

•Een terugblik op eerdere risico’s en of er trends waarneembaar zijn;

•Het beleid over het weerstandsvermogen voor de komende jaren

De risico-eigenaar en actiehouder zijn verantwoordelijk voor periodieke monitoring van de beheersmaatregelen op ‘hun’ risico(‘s).De concerncontroller is verantwoordelijk voor het opstellen van het totaal overzicht.

3.5.2 Zichtbaar koppelen van bestuurlijke besluiten aan risico’s

Het is van belang om bij bestuurlijke besluitvorming zicht te hebben op de risico’s. Het onderkennen van risico’s bij de besluitvorming draagt bij aan een zorgvuldig afwegingsproces en proactief risicomanagement. Door de risico’s en beheersmaatregelen inzichtelijk te maken, is vooraf duidelijk waaraan het bestuur haar goedkeuring verleend en worden onaangename verrassingen achteraf voorkomen.

Om dit afwegingsproces en dit risicobewustzijn te stimuleren, wordt in de opzet voor college- en raadsvoorstellen onder het kopje “kanttekeningen” gerapporteerd over de risico’s groter dan € 50.000 en beheersmaatregelen. Hiermee wordt de steller van het voorstel uitgedaagd om na te denken over de risico’s die de uitvoering van het voorgestelde beleid kunnen verstoren en hier op transparante wijze over te communiceren. Het aan de voorkant nadenken en communiceren over risico’s en zo nodig maatregelen nemen, verhoogt de kans op een gewenste uitvoering en realisatie van het voorgestelde beleid.

De risico’s die op deze wijze worden benoemd in de bestuurlijke stukken worden opgenomen in de risicomonitor of risico-inventarisatie door de strategisch beleidsadviseur financiën. Dit alles onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller.

5.3.1. Actief grondbeleid

Bij een actief grondbeleid verwerft de gemeente grond en brengt die tot ontwikkeling. Bij een actief grondbeleid is het financiële risico het grootst; positieve of negatieve marktprijsontwikkelingen komen voor rekening van de gemeente als grondeigenaar en initiatiefnemer. De gemeente heeft volledig de regie in handen en kan daardoor economische en/of andere beleidsdoelen realiseren, die niet op die wijze tot stand zouden komen als de realisering aan de markt werd overgelaten. Zo kan het noodzakelijk zijn om grond te verwerven om maatschappelijk gewenste, maar onrendabele ontwikkelingen te kunnen realiseren. Als de gemeente eigen grond tot ontwikkeling brengt, wordt een grondexploitatie opgezet. De grondexploitatie is de vertaling van het gewenste te realiseren programma in kosten en opbrengsten en wordt als kader voor de exploitatie door de raad vastgesteld. Grondexploitaties kenmerken zich door het feit dat in een vroeg stadium investeringen worden gedaan, terwijl de opbrengsten doorgaans veel later worden gerealiseerd. In de - vaak lange - looptijd van grondexploitaties kunnen zich kansen en risico's voordoen, die gevolgen hebben voor het financiële resultaat van de grondexploitaties en de weerstandcapaciteit van de gemeente.

5.3.2. Faciliterend grondbeleid

Bij een faciliterend grondbeleid is de gemeente geen initiatiefnemer en geen grondbezitter. De gemeente verleent medewerking aan een ontwikkeling welke geheel op grond van de initiatiefnemer valt. Faciliterend grondbeleid brengt geringe risico’s met zich mee, in principe maakt de gemeente enkel kosten aan de ambtelijk inzet welke benodigd is om het initiatief te toetsen. Maar er zijn ook verdergaande vormen. Een voorbeeld hiervan is een gemengd project (waar de gemeente deels grondeigenaar is) en waarbinnen de gemeente integraal zorgdraagt voor het bouw- en woonrijp maken. Het risico hierbij is dat het kostenverhaal welke is afgesproken met de ontwikkelende partij naderhand ontoereikend blijkt te zijn en de gemeente zodoende niet al haar gemaakte kosten heeft verhaald. Zoals eerder in dit hoofdstuk al is genuanceerd, gaat dit alleen om projecten waarvoor een aparte exploitatie is geopend en waarbij het resultaat wordt verrekend met de reserve bouwgrondexploitatie. De risico’s met betrekking tot particuliere ontwikkelingen lopen via de algemene middelen.

5.3.3 Participerend grondbeleid

Bij participerend grondbeleid, ook wel bekend als gemengd grondbeleid, wordt de samenwerking gezocht tussen de gemeente en marktpartijen. Er wordt zo een gezamenlijke grondexploitatie gevoerd in de vorm van een publiek-private samenwerking. Het risico van een grondexploitatie wordt zodoende verdeeld tussen de gemeente en de marktpartijen. Hierdoor loopt de gemeente minder risico dan bij actief grondbeleid, maar meer dan bij faciliterend grondbeleid.

5.4.1 Actief grondbeleid

Als de gemeente grond in eigendom heeft en deze grond opnieuw of op een nieuwe wijze in gebruik wenst te nemen, wordt een grondexploitatie opgesteld. De grondexploitatie is een belangrijk instrument voor het inschatten van de te verwachten kosten en opbrengsten binnen een project. Aan de hand van deze kosten en opbrengsten kan het financiële risico van een project in kaart gebracht worden.

Grond wordt pas in exploitatie genomen als uit een exploitatieberekening (haalbaarheidsanalyse) is gebleken dat het verwachte financiële resultaat positief zal zijn. Of, indien een negatief financieel resultaat berekend wordt, het verwachte tekort wordt afgedekt door een verliesvoorziening. De grondexploitatie dient in combinatie met het treffen van de verliesvoorziening minimaal kostenneutraal te sluiten. Een onderdeel van het opstellen van een grondexploitatie is een eerste risicoanalyse om de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen. Het berekenen van de weerstandscapaciteit wordt gedaan door middel van een kans-maal-impactanalyse. Hierbij wordt aangegeven hoe groot de kans van optreden is dat een risico zich voordoet. Dit percentage wordt vermenigvuldigd met het maximale financiële gevolg als het risico zich daadwerkelijk voordoet. Daaruit ontstaat een gewogen risicobedrag. Hierover wordt nog een zekerheidspercentage van 80% verrekend aangezien het onwaarschijnlijk is dat alle risico’s tegelijkertijd en in hun maximale omvang optreden. Vanuit het voorzichtigheidsbeginsel worden positieve risico’s (kansen) niet meegenomen, zoals hogere grondopbrengsten of lagere kosten voor bouw- en/of woonrijp maken. Tegelijk is dit uitgangspunt een argument om geen hoger zekerheidspercentage (bijvoorbeeld 90%) te hanteren.

Het totaal van deze risicobedragen vormt het gewogen risicoprofiel van een grondexploitatie. Hierbij wordt afgestapt van de eerdere methodiek waarin het gewogen risicoprofiel nog werd gecorrigeerd in relatie tot het voorziene nettoresultaat van de grondexploitatie. Bij deze methode werd alleen een weerstandscapaciteit berekend voor grondexploitaties die na optreden van de risico’s een negatief resultaat zouden hebben. De nieuwe methodiek van een kans-maal-impactanalyse geeft een zuiver beeld over de totaal benodigde weerstandscapaciteit benodigd om het verwachte resultaat van de lopende grondexploitaties op peil te houden.

5.4.2 Faciliterend grondbeleid

Als de gemeente niet alle grond van een ontwikkelingslocatie in eigendom heeft, stelt zij een publiekrechtelijk kostenverhaal op of sluit ze een privaatrechtelijke overeenkomst met de initiatiefnemer. Daarbij worden afspraken gemaakt met particuliere grondeigenaren (zelfrealisatoren) om de gemeentelijke kosten te verhalen. Bij grotere en/of complexere projecten kan binnen de gemeente Nijkerk sprake zijn van een zogeheten faciliterende exploitatie waarvan het resultaat wordt afgewikkeld via de reserve bouwgrondexploitatie. Voor deze faciliterende exploitaties wordt eenzelfde methodiek toegepast als voor de grondexploitaties.

5.4.3 Strategische gronden

Voor de waardebepaling van strategische gronden is van belang of er een besluit tot (her)ontwikkeling van de grond is genomen of binnen afzienbare tijd wordt verwacht, of dat nog geen concreet voornemen tot (her)ontwikkeling bestaat. Voor grond die nog niet in exploitatie is genomen, geldt het volgende wettelijke kader: de boekwaarde mag niet hoger zijn dan de verwachte marktwaarde binnen de bestaande bestemming. Zodra de boekwaarde hoger is dan de marktwaarde, dan is een afwaardering van deze gronden verplicht in de vorm van een afboeking of het treffen van een verliesvoorziening. Bij een voorziene negatieve marktontwikkeling bestaat de kans dat in de toekomst (nadere) afwaarderingen moeten plaatsvinden. Dit risico wordt inzichtelijk gemaakt met een kans van optreden en het maximale financiële gevolg als het risico zich daadwerkelijk voordoet. Hierbij ontstaat een gewogen risicobedrag. Voor het bepalen van de invloed op de benodigde weerstandscapaciteit wordt wederom gerekend met een zekerheidspercentage van 80%.

Gemeenten verwerven gronden met het oog op gebiedsontwikkeling die op langere termijn gaat spelen. Dergelijke gronden, waarvan op voorhand vaststaat dat deze als bouwgrond zullen gaan fungeren, maar waarvoor nog geen operationele grondexploitatie is vastgesteld worden in de regel als warme grond geduid. Deze gronden worden op de balans opgenomen onder de materiele vaste activa tegen verwervingskosten. Ingeval de gronden nog geen bestemming hebben gekregen als bouwgrond, bestaat de kans dat (tijdelijk) afwaardering moet plaatsvinden naar de waarde volgens de geldende bestemming. Dit kan verstrekkende negatieve gevolgen hebben voor de financiële positie van een gemeente. Aangezien het hierbij gaat om een naar verwachting tijdelijke en niet duurzame waardevermindering, mag - onder voorwaarden - bij de waardering worden uitgegaan van de grond tegen toekomstige bestemming in plaats van de huidige bestemming.

5.4.4 Overige risico’s

Sommige kosten worden structureel verrekend met de reserve bouwgrondexploitatie. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan te betalen vennootschapsbelasting ten aanzien van grondexploitaties. Voor deze kosten geldt dat een kans bestaat op afwijkingen van de ramingen. In het geval dat mogelijk sprake is van een afwijking groter dan 50%, zal voor de betreffende kostenpost een gewogen risicoprofiel worden bepaald op basis van de kans van optreden en het maximale financiële gevolg. Dit wederom in combinatie met een zekerheidspercentage van 80%.