Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1.1 Samenstelling commissie
1De leden van de commissie worden door de raad uit haar midden benoemd. Het maximaal aantal leden van de commissie is gelijk aan het aantal fracties dat er in de raad zitten.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De samenstelling van de commissie kan tussentijd worden gewijzigd.
Artikel 1.2 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
Artikel 1.3 De Vergadering
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
a.de leden van de commissie;
b.de wethouder, voor zover door de raad is bepaald die als adviseur aan de commissie toe te voegen;
c.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
d.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste twee uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel 1.4 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 1.5 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 1.5 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 1.6 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 1.7 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Hoofdstuk 2: Bepalingen inzake de benoeming
Artikel 2.1 Informatie over en gesprek met de sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 2.2 Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Hoofdstuk 3: Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel 3.1 Informatie over en gesprek met de burgemeester
1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 3.2 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1Het in artikel 1.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
2Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 3.3 Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk 4: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel 4.1 Aantal
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel 4.2 Voorbereiding en inhoud
1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel 4.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag
1Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
2Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
3Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk 5: Slotbepalingen
Artikel 5.1 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 5.2 Ontbinding van de commissie
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
Artikel 5.3 Intrekking
De Verordening op de raadscommissie in verband met de vervulling van de vacature van burgemeester van Nieuwkoop uit 2019 wordt ingetrokken.
Artikel 5.4 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 5.5 Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeester 2025.