Controleprotocol gemeente Nieuwkoop 2023 – 2026

Rechtmatigheidscriterium

Omschrijving

Toetsingskader (voorbeeld)

Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

legesbedragen

facturen

Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

verantwoording van contracten en verplichtingen

Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

betalingsverkeer

Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

huren en pachten

leges en rechten

Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheerhandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

inkoop van goederen en/ of diensten

verstrekken van subsidies

Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/ of diensten.

inkoop van goederen en/ of diensten

Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen de opgestelde en geautoriseerde begroting.

overschrijding van de begroting

Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

subsidievoorwaarden

aanbesteding

belastingwetgeving

M&O-criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).

De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik).

subsidieregelingen

kwijtschelding

uitkeringen

aanbesteding

2Samenvatting stappenplan begrotingsonrechtmatigheid

Het college en de raad leggen in de financiële verordening vast op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad. Begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van de raad passen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

Stap 1: omdat strikt genomen alle afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) begrotingsonrechtmatigheden zijn, deze verzamelen ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Bijvoorbeeld alle bestedingen boven het begrotingsbedrag zijn strikt genomen onrechtmatig.

Stap 2: beoordelen of het totaal aan afwijkingen, fouten en onduidelijkheden tezamen ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium boven de door de raad vastgesteld verantwoordingsgrens komen.

Bij ja:

Stap 3: totaal van alle begrotingsonrechtmatigheden vermelden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Stap 4: vaststellen en aangeven welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten bij de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen meer uitgebreid worden toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt daarnaar verwezen.

Stap 5: resultaat: resterende begrotingsonrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording toelichten. Hierover legt het college in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af en kan dit door de raad bij het debat en het besluit over het vaststellen van de jaarrekening worden betrokken.

Stap 6: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering

Bij nee:

Stap 3: overeenkomstig de afspraken met de raad aanvullende informatie opnemen in de paragraaf bedrijfsvoering.

4Communicatie en periodiek overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijke overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Aantal per jaar

Toelichting

Auditcommissie

Minimaal twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft tot taak de contacten tussen de gemeenteraad en de accountant te onderhouden. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemming-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijdse worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de interim- en de eindejaarscontrole hier worden besproken.

Griffier

PM

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (als ondersteuning van de raadsleden), informeel voortgangsoverleg naar behoefte.

Gemeentesecretaris

Periodiek

De bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen/accountantsverslag). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Financieel management

Minimaal drie

Concerncontrol en het Financieel management zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.

Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen/accountantsverslag). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Portefeuillehouder Financiën

Twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole.

Ambtelijke organisatie/afdelingen

PM

Alle uit te brengen rapportages/managementletters worden met de daarvoor in aanmerking komende functionarissen “in concept” besproken.

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om te reageren. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.