Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwkoop;
Gelet op:
-de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr.WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;
-artikel 7 van de Archiefwet.
Besluit:
I. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden van de bouwdossiers gemeente Nieuwkoop en rechtsvoorgangers 1903-2020, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
II. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het handboek vervanging bouwdossier gemeente Nieuwkoop.
INLEIDING
Dit handboek vervanging vormt de grondslag voor het vervangen van de papieren versies van de bouwdossiers van gemeente Nieuwkoop en haar rechtsvoorgangers door digitale reproducties.
Na scannen stelt Erfgoed Leiden en Omstreken de dossiers beschikbaar via haar e-depot. Gemeente Nieuwkoop vernietigt de papieren dossiers. Bepaalde dossiers blijven op papier bewaard vanwege het belang voor historisch onderzoek en de waarde als onderdeel van het cultureel erfgoed.
Dit handboek volgt versie 2.0 van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden van het Nationaal Archief.
1Handreiking vervanging archiefbescheiden | Nationaal Archief
In dat document is de juridische achtergrond en grondslag voor vervanging beschreven.
Op het moment van schrijven is een nieuwe archiefwet in de maak. Ook in de nieuwe archiefwet en onderliggende regelgeving is het concept vervanging opgenomen. Dit handboek vervanging voldoet ook aan de voorwaarden die in de nieuwe archiefwet en regelgeving staan.
De volgende functionarissen zijn betrokken:
•Anne van der Kooij - Adviseur informatiebeheer gemeente Nieuwkoop
•Arjen Nieuwenburg - Adviseur informatiebeheer gemeente Nieuwkoop
•Cor de Graaf - Gemeentearchivaris Erfgoed Leiden
•Nienke van Doorn - Archiefinspecteur Erfgoed Leiden
•Relinde Reuvekamp – Adviseur digitale archieven Erfgoed Leiden
•Arnold Verkuylen - Archiefmedewerker gemeente Nieuwkoop
•Stefan Veenenberg - Specialist vergunningen (monumenten portefeuille) gemeente Nieuwkoop
•Laurens Hesseling - Casemanager omgevingsvergunningen (monumenten portefeuille) gemeente Nieuwkoop
•Marga van Aalderen – teamleider Documentaire en facilitaire dienstverlening gemeente Nieuwkoop
•Ronald Krabbedam - Projectmanager GMS
Gemeente Leiden heeft hun bouwdossiers al gedigitaliseerd en het handboek vervanging van gemeente Leiden, opgesteld door Van Kaliber, is de basis geweest voor dit handboek vervanging. Op deze manier zorgen we ervoor dat de dossiers zo eenduidig mogelijk in het e-depot van Erfgoed Leiden komen.