Beleidsplan met Beleidsregels Wet politiegegevens 2026 gemeente Nieuwkoop

2.4.1 DE FUNCTIONARIS GEGEVENSBESCHERMING (FG)

Artikel 36 van de Wet politiegegevens (Wpg) verplicht, net als de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), tot het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De gemeente Nieuwkoop heeft een FG aangesteld die verantwoordelijk is voor de naleving van zowel de Wpg als de AVG. Deze FG is officieel aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De FG wordt door de verwerkingsverantwoordelijke tijdig en naar behoren betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van politiegegevens. De FG beschrijft jaarlijks zijn bevindingen op het gebied van de Wpg in een jaarrapport.

2.4.2 DE BEVOEGD FUNCTIONARIS IN HET KADER VAN EEN ARTIKEL 9 WPG VERWERKING.

Indien sprake is van het verwerken van politiegegevens voor de dagelijkse taak zijn de waarborgen van artikel 8 Wpg van toepassing. Indien een diepgaander onderzoek naar handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval moet worden gedaan kan sprake zijn van een art 9 Wpg verwerking. Hiervoor gelden striktere eisen en is het verplicht een dit onder toezicht van een Bevoegd Functionaris (BF) te laten doen, die verantwoordelijk is voor het waarborgen van de rechtmatige verwerking van gegevens onder artikel 9 Wpg.

De BF moet een persoon zijn met voldoende kennis en vaardigheden met betrekking tot dit type gegevens. Om deze rol goed te kunnen vervullen, zullen de aangewezen functionarissen specifieke trainingen volgen over de verwerking van politiegegevens en de verantwoordelijkheden die daarbij horen.

Persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de dagelijkse opsporingstaak, vallen onder artikel 8 van de Wpg. Dit gaat over zaken als wildplassen, foutief aanbieden van afval, alcohol gebruiken op de openbare weg en loslopende honden. Ook proces-verbaal opmaken bij onrechtmatig afgeschoten wild of tuinafvaldump valt hieronder. De gegevens kunnen zowel over verdachten, slachtoffers als andere betrokkenen gaan. De werkzaamheden van de BOA’s in de gemeente Nieuwkoop richten zich in de praktijk vrijwel uitsluitend op toezicht en handhaving op deze categorie van overtredingen.

Artikel 9 Wpg maakt het mogelijk om gegevens te verwerken die specifiek gericht zijn op bepaalde personen of concrete gebeurtenissen. De inbreuk op de privacy is bij deze verwerkingen groter dan bij artikel 8. Het gaat hier bijvoorbeeld om onderzoeken waarbij bijzondere opsporingsbevoegdheden worden ingezet, zoals het plaatsen van een baken onder een auto bij verdenking van stroperij of stelselmatige observatie bij verdenking van een milieudelict. Opsporingsonderzoek met meer inbreuk op privacy is in de gemeente Nieuwkoop primair het domein van de politie, de Omgevingsdienst West-Holland, en / of andere samenwerkingspartijen met opsporingsbevoegdheden. Daarmee ontbreekt de noodzaak om de gemeentelijke BOA’s op basis van artikel 9 Wpg zelfstandig persoonsgegevens te laten verwerken.

De gemeente Nieuwkoop maakt voor de opsporing van strafbare feiten ook geen gebruik van de methode profilering en wil dat ook niet doen. Afgezien daarvan is dat voor de aard van de taken en de BOA-werkzaamheden ook volstrekt niet nodig.

Om daar geen misverstanden over te hebben sluiten wij geautomatiseerd vergelijken en in combinatie zoeken van (persoons-)gegevens en verwerkingen op basis van de artikelen 9 en 13 Wpg expliciet uit.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit beleid wordt verstaan onder:

a.gemeente Nieuwkoop: het college van de burgemeester en wethouders als verwerkingsverantwoordelijke van de politiegegevens;

b.buitengewoon opsporingsambtenaar: de buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) als bedoeld in het Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar;

c.opsporingstaak: de opsporing van de strafbare feiten als bedoeld in artikel 142, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering;

d.akte van opsporingsbevoegdheid: de akte van opsporingsbevoegdheid als bedoeld in artikel 142, eerste lid, onder a, van het Wetboek van Strafvordering;

e.wet: de Wet politiegegevens (Wpg), het Besluit politiegegevens, het Besluit politiegegevens voor buitengewoon opsporingsambtenaar en de Regeling periodieke audit politiegegevens;

f.beschikbaar studiemateriaal: het Praktijkhandboek van de wet politiegegevens, de Verstrekkingenwijzer en het Naslagwerk Verstrekken op grond van de wet politiegegevens;

g.Wpg-domein: domein bestaande uit de politie, marechaussee, rijksrecherche, Bijzondere Opsporingsdiensten en de buitengewoon opsporingsambtenaren;

h.politiegegevens: persoonsgegevens die in het kader van de uitoefening van de politietaak worden verwerkt;

i.verwerken van politiegegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot politiegegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, vergelijken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van politiegegevens;

j.autorisatiebeleid: het autorisatiebeleid voor het toewijzen, wijzigen en intrekken van autorisaties t.b.v. de toegang tot politiegegevens;

k.verwerker van politiegegevens: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de politiegegevens worden verwerkt.

l.boa-applicatie: het systeem/de applicatie waarin boa’s de politiegegevens verwerken.

Artikel 2 Het aanwijzen van de buitengewoon opsporingsambtenaar

1De gemeente Nieuwkoop wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar aan, indien de buitengewoon opsporingsambtenaar in het bezit is van een:

a.akte van opsporingsbevoegdheid;

b.verklaring omtrent het gedrag;

2De buitengewoon opsporingsambtenaar voldoet aan de her- en bijscholingsplicht.

3De gemeente Nieuwkoop organiseert ten aanzien van politiegegevens bewustwordingsactiviteiten dan wel cursussen over de omgang met politiegegevens, die door de buitengewoon opsporingsambtenaar jaarlijks verplicht worden bijgewoond.

Artikel 3 Het verlenen, wijzigen en beëindigen van de toegang tot politiegegevens (artikel 6 van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop stelt ten aanzien van het verlenen, wijzigen- en beëindigen van toegang tot politiegegevens een autorisatiebeleid vast of maakt gebruik van het autorisatiebeleid van de boa-applicatie.

2De gemeente Nieuwkoop verleent aan de buitengewoon opsporingsambtenaar conform het vastgestelde autorisatiebeleid een autorisatie tot politiegegevens, indien de toegang tot politiegegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de aan de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak.

3De gemeente Nieuwkoop wijst de buitengewoon opsporingsambtenaar ten aanzien van politiegegevens op de plicht tot geheimhouding en de consequenties bij de schending van deze plicht.

4Indien de buitengewoon opsporingsambtenaar van functie verandert dan wel uit dienst gaat, wordt de autorisatie conform het autorisatiebeleid gewijzigd of beëindigd.

Artikel 4 De plicht tot loggen (artikel 32a van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop controleert en evalueert periodiek de toegekende autorisaties van de buitengewoon opsporingsambtenaar met als doel om de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens te waarborgen.

2De verwerker heeft ten aanzien van de periodieke controle de plicht om de toegang tot politiegegevens te loggen.

3De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Nieuwkoop de logginggegevens zodat deze conform het autorisatiebeleid periodiek gecontroleerd kunnen worden.

4De gemeente Nieuwkoop gebruikt de logginggegevens uitsluitend voor de controle van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking, ter ondersteuning van de verplichte audits en ter waarborging van de integriteit en de rechtmatigheid van de toegang tot politiegegevens.

5De gemeente Nieuwkoop legt het resultaat van de periodieke controle vast in een verslag van bevindingen, welke wordt gearchiveerd binnen het daartoe bestemde en beveiligde zaaksysteem.

6De gemeente Nieuwkoop bewaart de logginggegevens en het resultaat van de periodieke controle hierop voor een periode van vijf jaar.

Artikel 5 Het verwerken van politiegegevens

1De gemeente Nieuwkoop voorziet in werkinstructies per boa-domein, die de buitengewoon opsporingsambtenaar bij de uitvoering van de opsporingstaak in acht neemt.

2De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt politiegegevens ten behoeve van de uitvoering van de politietaak als bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens.

3De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt geen politiegegevens, indien het gegevens betreft die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen opsporingstaak.

4De buitengewoon opsporingsambtenaar verwerkt geen politiegegevens buitenom de boa-applicatie in zogenoemde schaduwsystemen.

5De buitengewoon opsporingsambtenaar maakt bij het verwerken van politiegegevens onderscheid tussen:

a.de verschillende categorieën van betrokkenen zoals genoemd in artikel 6b van de Wet politiegegevens;

b.gegevens die gebaseerd zijn op feiten en een persoonlijk oordeel zoals genoemd in artikel 4 van de Wet politiegegevens.

6De verwerker dient ervoor te zorgen dat het onderscheid zoals genoemd in het vijfde lid en onder a van dit artikel in de boa-applicatie, waartoe de buitengewoon opsporingsambtenaar toegang heeft, mogelijk wordt gemaakt.

7De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking zoals bedoeld in artikel 7a van de Wet politiegegevens, met inbegrip van profilering, dat voor de betrokkene nadelige rechtsgevolgen heeft of hem of haar in aanmerkelijke mate treft.

Artikel 6 De termijnen van politiegegevens (artikel 14 van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop voorziet in voldoende waarborgen om te bewerkstelligen dat de politiegegevens conform de wet niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de buitengewoon opsporingsambtenaar opgedragen opsporingstaak.

2De gemeente Nieuwkoop zorgt ervoor dat de politiegegevens voor de uitvoering van de opsporingstaak zoals bedoeld in artikel 8 van de Wet politiegegevens:

a.gedurende een jaar beschikbaar zijn in het kader van de uitvoering van de opsporingstaak;

b.na een jaar slechts beschikbaar zijn voor het gericht zoeken;

c.na vijf jaar worden verwijderd;

d.na tien jaar worden vernietigd.

3De verwerker zorgt ervoor dat de bewaartermijn conform de wet en het tweede lid van dit artikel geconfigureerd zijn, zodat gewaarborgd is dat de politiegegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opsporingstaak.

4De buitengewoon opsporingsambtenaar neemt de termijnen conform de wet en het tweede lid van dit artikel in acht.

Artikel 7 Het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens (artikel 15 en paragraaf 3 van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop stelt de politiegegevens conform de wet ter beschikking op basis van het ‘Free flow of information’ principe, indien het ter beschikking stellen van politiegegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken binnen het Wpg-domein.

2De gemeente Nieuwkoop mag de politiegegevens verstrekken zoals beschreven in de verstrekkingenwijzer aan partijen buiten het Wpg-domein. Daarbij wijst de gemeente Nieuwkoop de ontvangende partij op de plicht tot geheimhouding die op de verstrekte gegevens van toepassing is.

3De gemeente Nieuwkoop legt de verstrekking zoals genoemd in het tweede lid van dit artikel vast. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b, van de Wet politiegegevens)

4De verwerker heeft ten aanzien van het tweede lid van dit artikel de plicht om binnen de gebruikte applicaties, technische mogelijkheden te creëren, waarmee verstrekkingen kunnen worden vastgelegd. (artikel 32, eerste lid aanhef en onder b van de Wet politiegegevens)

5De verwerker dient ervoor te zorgen dat de geautomatiseerde verstrekkingen, zoals bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), conform de wet plaatsvinden en worden gedocumenteerd.

6De gemeente Nieuwkoop alsmede de verwerker voorzien in de technische mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de politiegegevens door middel van een beveiligde wijze worden verstrekt aan de ontvangende partij.

7De gemeente Nieuwkoop verstrekt geen politiegegevens aan ontvangers in derde landen of internationale organisaties.

Artikel 8 De rechten van de betrokkenen (paragraaf 4 van Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop draagt zorg voor het informeren van de betrokkenen over de verwerking van politiegegevens. Dit vindt plaats conform paragraaf 4 van de Wet politiegegevens. Daarbij heeft de gemeente Nieuwkoop de plicht tot:

a.actieve informatieverstrekking waarbij de informatievoorziening op de website conform de wet plaatsvindt;

b.passieve informatieverstrekking; waarbij de informatie op verzoek wordt verstrekt, tenzij het verzoek conform artikel 27 van de Wet politiegegevens geheel of gedeeltelijk kan worden afgewezen, bijvoorbeeld als de informatieverstrekking de opsporing en vervolging belemmert.

2De gemeente Nieuwkoop stelt conform de wet een procedure vast voor de behandeling van verzoeken van betrokkenen, bestaande uit:

a.recht op informatie; betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt. Betrokkenen worden door de gemeente geïnformeerd op het moment dat zijn/ haar persoonsgegevens worden verwerkt.

b.recht op inzage; betrokkenen hebben de mogelijkheid om in te zien of, en op welke manier, zijn/ haar politiegegevens worden verwerkt.

c.recht op rectificatie; als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene op een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

d.recht op vernietiging; betrokkenen hebben het recht om politiegegevens te laten verwijderen. De gemeente stelt eventuele partners van de gemeente als deze de gegevens ook hebben, op de hoogte dat de betrokkene een verwijderingsverzoek heeft ingediend.

e.recht op bezwaar.

Artikel 9 Het behandelen van datalekken (artikel 33a van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop stelt conform de wet een procedure vast voor het melden van een (vermoedelijke) inbreuk op de beveiliging op politiegegevens, waaronder voor het melden van datalekken.

2De gemeente Nieuwkoop houdt een register bij van gemelde datalekken.

Artikel 10 Het register van verwerkingen (artikel 31d van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop houdt een register van verwerkingen bij, waarin per verwerking minimaal de volgende informatie voorkomt:

a.de naam en contactgegevens van de gemeente Nieuwkoop;

b.de verwerkingsdoeleinden;

c.een beschrijving van de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;

d.een beschrijving van de categorieën betrokkenen;

e.een beschrijving van de categorieën van ontvangers aan wie de politiegegevens ter beschikking worden gesteld of worden verstrekt;

2De gemeente Nieuwkoop actualiseert jaarlijks het register van verwerkingen.

Artikel 11 Het uitvoeren van een audit (artikel 33 van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop laat conform de wet, eenmaal in de vier jaren een externe audit uitvoeren.

2De gemeente Nieuwkoop voert ter voorbereiding op de verplichting in het eerste lid van dit artikel, jaarlijks een interne audit uit, of laat deze uitvoeren door een externe auditor.

3De gemeente Nieuwkoop stelt ten behoeve van het tweede lid van dit artikel een auditplan vast.

4De betrokken verwerkers dienen ten behoeve van de audit een Third Party Memorandum verklaring te overleggen die conform de ‘Nederlandse Orde van EDP Auditors handreiking’ wordt uitgevoerd, zodat deze verklaring betrokken kan worden bij de beoordeling van de audit.

5Indien uit de resultaten van de audit, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, blijkt dat de verwerking van de politiegegevens op onderdelen niet voldoet aan de wettelijke normen, dient de gemeente Nieuwkoop binnen een jaar zorg te dragen voor deze tekortkomingen, met als doel dat deze worden verholpen. Daarnaast voert de gemeente Nieuwkoop binnen één jaar een hercontrole uit, binnen de onderdelen waarvan het resultaat onvoldoende bleek te zijn.

6Indien blijkt dat de beheersmaatregelen ten aanzien van de gebruikte applicatie(s) niet voldoen aan de wettelijke normen, dan draagt de verwerker verantwoordelijkheid voor het verhelpen van de tekortkomingen binnen een periode van één jaar.

7De gemeente Nieuwkoop zendt een afschrift van de controleresultaten van de audit zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 12 De functionaris gegevensbescherming (artikel 36 van de Wet politiegegevens)

1De gemeente Nieuwkoop stelt een functionaris gegevensbescherming aan ten behoeve van de controle en het toezicht op het verwerken van politiegegevens conform de wet en het beleid van de gemeente Nieuwkoop.

2De functionaris gegevensbescherming voert daarbij periodiek controles uit op het naleven van de wettelijke verplichtingen, waaronder de controle op:

a.de bewustwordingsverplichting conform het derde lid van artikel 1 van dit beleid;

b.het autorisatieproces conform artikel 2 van dit beleid;

c.de kwaliteit en waarborging van de juistheid van de nauwkeurigheid van politiegegevens;

d.het verwerken van politiegegevens conform artikel 5 van dit beleid;

e.de bewaartermijnen conform artikel 6 van dit beleid;

f.het ter beschikking stellen en verstrekken van politiegegevens zoals bedoeld in artikel 7 van dit beleid;

g.de controle op de informatiebeveiliging en de controle op het uitvoeren van een risicoanalyse zoals genoemd artikel 8 van dit beleid;

h.het register voor verwerkingen conform artikel 11 van dit beleid;

i.de verplichtingen ten aanzien van de audit conform artikel 12 van dit beleid.

3De functionaris gegevensbescherming stelt jaarlijks een verslag op.

Artikel 13 De verplichtingen van de gemeente Nieuwkoop

1De gemeente Nieuwkoop draagt zorg dat de procesinrichting voor de verwerking van politiegegevens in opzet, bestaan en dat de werking voldoet zoals genoemd in de wet, zodat hierop door de auditor en de functionaris gegevensbescherming toezicht kan worden gehouden.

2De gemeente Nieuwkoop treft daarbij conform de wet passende technische- en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde of onrechtmatige verwerkingen, verlies, vernietiging of beschadiging van politiegegevens tegen te gaan, met als doel om de rechtmatigheid en beveiliging van politiegegevens te waarborgen (artikel 4a en 4b van de Wet politiegegevens).

3Indien er sprake is van een hoog risico op de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan voert de gemeente Nieuwkoop conform artikel 4c van de Wet politiegegevens een risicoanalyse, zoals een Data protection impact assessment (DPIA), uit.

4De gemeente Nieuwkoop maakt uitsluitend gebruik van een verwerker, indien de verwerker afdoende garandeert dat de passende technische- en organisatorische maatregelen en procedures zodanig worden geïmplementeerd dat voldaan wordt aan het bij of krachtens de wet bepaalde (Artikel 6c, 4a en 4b van de Wet politiegegevens).

5De verwerker verstrekt op verzoek van de gemeente Nieuwkoop alle informatie die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit artikel 6, 32 en 32a van de Wet politiegegevens aan te tonen.

6De gemeente Nieuwkoop legt de verplichtingen zoals genoemd in het vijfde lid van dit artikel, vast in een schriftelijke overeenkomst, welke door beide partijen wordt ondertekend. (artikel 6c, tweede lid, van de Wet politiegegevens)

7De gemeente Nieuwkoop voldoet aan de documentatieplicht zoals genoemd in de wet. (artikel 32, eerste lid, van de wet Politiegegevens)

Artikel 15 Uitsluitingen

De gemeente Nieuwkoop maakt geen gebruik van:

a.geautomatiseerd vergelijken en in combinatie zoeken (artikel 11 van de Wet politiegegevens).

b.artikel 9-verwerkingen (artikel 9 van de Wet politiegegevens).

c.artikel 13-verwerkingen (artikel 13 van de Wet politiegegevens).

Artikel 16 Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid

1Het strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid is vastgesteld in een richtinggevend en kaderstellend beleidsdocument, welke eens per 4 jaar wordt vastgesteld door het college. De gemeente Nieuwkoop vult het aan met beleid voor informatiebeveiliging op tactisch en operationeel niveau met specifieke (beleids) documenten

2Het informatiebeveiligingsbeleid geldt voor alle activiteiten van de gemeente. Ook voor de activiteiten die vallen onder de Wpg geldt dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten zijn genomen en geïmplementeerd, op basis van een risico analyse waaruit het risico niveau blijkt met betrekking tot ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking en tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen moeten bovendien periodiek worden geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

Artikel 17 Evaluatie beleid

Dit Wpg-beleid wordt minimaal één keer per vier jaar getoetst, of eerder indien nodig vanwege strategische ontwikkelingen, ontwikkelingen in de samenleving of verplichtingen voortvloeiend uit wet- en regelgeving.

Artikel 18. Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze beleidsregels treden inwerking met ingang van 1 januari 2026. Het besluit wordt gepubliceerd in het Gemeenteblad.

2Deze beleidsregels worden aangehaald als ‘‘Beleid Wet politiegegevens gemeente Nieuwkoop’’.