Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2025 (gemeente…

Aanhef

De raad van de gemeente Nieuwegein;

Gelezen het voorstel van het presidium van de raad van 4 februari 2024;

gelet op artikel 33 van de Gemeentewet

besluit:

Vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2025

Artikel 1

1Een raadslid of een steunfractielid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

a.feitelijke informatie van geringe omvang;

b.inzage in of afschrift van documenten.

2Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onder a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist of de betreffende informatie wordt verstrekt.

3Een raadslid of steunfractielid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

4De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

5Reglement van Orde gemeenteraad Nieuwegein 2021 Artikel 1 bevat relevante Begripsomschrijvingen voor deze verordening.

Artikel 2

1Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

a.het raadslid of steunfractielid niet aannemelijk heeft kunnen maken dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.dit het belang van de gemeente kan schaden;

2De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

3Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid of steunfractielid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1Indien een raadslid of steunfractielid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

1Een raadslid of steunfractielid kan vragen om een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies vertrouwelijk te behandelen.

2Indien het college of leden van het college informatie wensen over het verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid of steunfractielid.

Artikel 6

1De fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde gemeenteraad Nieuwegein 2021, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie:

a.Deze bijdrage bestaat uit een vast bedrag van € 700,-- per raadszetel per jaar.

b.Deze bijdrage bestaat uit een vast bedrag van € 2500,-- per fractie per jaar.

c.De bedragen als bedoeld in lid a en lid b van onderhavig artikel worden vanaf 1 januari 2023 jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de procentuele indexering van de CAO Rijk van het voorgaande jaar (T-1).

Artikel 7:

1Fracties en raadsleden besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2De bijdrage dient ter bestrijding van alle personele, materiële en andere kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie en raadsleden ten behoeve van raadswerkzaamheden. Hierbij worden de volgende vergoedingen onderscheiden:

a.een maximaal uurtarief van 30 euro per uur (het tarief is gebaseerd op zzp richtlijnen) voor het verrichten van uitzoekwerkzaamheden door steunfractieleden (géén raadsleden) ten behoeve van de fractie: Hierbij kan gedacht worden aan administratieve ondersteuning voor de fractie, uitzoekwerk over onderwerpen die in de raad spelen en inwoners bellen over onderwerpen die in de raad spelen.

De voorbereiding en het bijwonen van Avonden voor de Stad door steunfractieleden zijn meegenomen in de vaste vergoedingssystematiek op grond van de circulaire en dus uitgesloten van dit uurtarief of het extra belonen daarvan.

b.een vast tarief van 45 euro per bijeenkomst voor het bijwonen van een vergadering door steunfractieleden ten behoeve van de fractie. Hierbij kan gedacht worden aan vaste bijeenkomsten die buiten de raadsvergadering en Avonden voor de Stad vallen, te weten een werkbezoek van de raad, een U10 of regionale bijeenkomst voor raadsleden, raadsexcursies en raadsconferenties.

c.Iedere fractie heeft de mogelijkheid om 1 of meerdere fractieondersteuners (géén steunfractielid of raadslid) een (onbelaste) vrijwilligersvergoeding te geven. Per fractie mag het totaal aan vrijwilligersvergoedingen maximaal 1500 euro per jaar bedragen.

d.Voor alle drie genoemde onderdelen kunnen in totaal maximaal 50 procent van het jaarlijkse fractiebudget besteed worden (opgeteld de uitgaven onder Ad a, b en c)

3Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit de bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage.

4De fracties en de raadsleden zijn verantwoordelijk voor alle fiscale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle noodzakelijke handelingen.

5In artikel 7 lid 2 zijn de volgende bestedingen uitgesloten:

a.de bijdrage mag niet worden aangewend voor partijpolitieke doeleinden.

b.bestedingen die in strijd zijn met wettelijke bepalingen, geldelijke voorzieningen en overige regelingen;

c.betaling aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

d.giften, leningen en geschenken;

e.bestedingen die betaald dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge een rechtspositieregeling toekomen, dan wel;

f.bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

g.(her)verkiezing van raadsleden;

Artikel 8

1De bijdrage voor fractieondersteuning kan op twee manieren worden verstrekt:

a.De facturen worden achteraf, op declaratiebasis, over dat kalenderjaar betaalbaar gesteld, uiterlijk binnen een maand. Deadline om te declareren over dat kalenderjaar bij de griffie is uiterlijk binnen een maand met als deadline 7 januari na het einde van dat kalender jaar;

b.De te betalen facturen worden ingediend bij de griffie. De facturen worden, na overleg met de griffie, over dat kalenderjaar betaalbaar gesteld, uiterlijk binnen een maand. Deadline om facturen in te dienen bij de griffie is uiterlijk binnen een maand met als deadline 7 januari na het einde van dat kalenderjaar;

2In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de achteraf gedeclareerde bijdrage verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Vanaf de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de te declareren bijdrage verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

3Fracties zijn zelf verantwoordelijk voor de verantwoording over hun bestede fractiebijdrage conform deze verordening en door de kosten tijdig en met de juiste bewijsstukken in te dienen;

4De griffier beslist op de aanvragen en declaraties op basis van deze verordening.

5In voorkomende gevallen beslissen de fractievoorzitters op basis van meerderheid van stemmen.

Artikel 9

Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen, fusie en/ of afsplitsing verandert, wijzigt de bijdrage:

a.bij wijziging van het zeteltal ten gevolge van verkiezingen: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

b.bij fusie en/ of afsplitsing van een fractie: op de eerste dag van de maand na de raadsvergadering waarin van de fusie en/ of afsplitsing mededeling is gedaan.

c.Indien fracties splitsen of indien een of meer leden als zelfstandige fractie gaan optreden, wordt het fractiebudget voor de oorspronkelijke fractie waarvan de hoogte bepaald is bij de start van de raadsperiode, naar rato verdeeld.

d.Indien fracties fuseren, wordt het fractiebudget conform deze verordening aangepast vanaf de eerste dag van de maand na de raadsvergadering, waarin van de fusie mededeling is gedaan.

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2025