Aanhef
Organisatie, Personeel & Financiën
2 Beleid investeringen en afschrijvingen
2.3 Materiële vaste activa
2.3.1 Ondergrens voor activeren
Om praktische redenen kan ervoor worden gekozen om investeringen met een geringe omvang niet te activeren, maar in één keer ten laste te brengen van de exploitatie. In Nieuwegein wordt hiervoor een ondergrens van € 25.000 gehanteerd.
Bij aanschaf van kleinere objecten bijvoorbeeld voertuigen, bundelen we deze aanschaf waar mogelijk tot één jaarlijks krediet.
2.3.2 Activeren directe en indirecte kosten
In de notitie Materiële Vaste Activa (BBV) wordt aangegeven dat alle directe kosten die gemaakt worden voor een investering daaraan moeten worden toegerekend. Onder directe kosten wordt de vervaardigingsprijs verstaan, bestaande uit de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Dit betreft onder meer de salariskosten van medewerkers die rechtstreeks werken aan deze investering, zoals bijvoorbeeld projectleiders. Overheadkosten zijn niet direct en worden net als in de rest van de begroting niet toegerekend aan producten en daarmee ook niet aan investeringen.
Als de gemeente recht heeft op compensatie of aftrek van de BTW op de kosten, maakt de betaalde BTW geen deel uit van de vervaardingsprijs en wordt deze niet geactiveerd.
2.3.3 Toepassing componentenmethode bij samengestelde investeringen
Het BBV schrijft geen afschrijvingsmethode voor. In de gemeente Nieuwegein is het uitgangspunt dat de componentenmethode wordt gehanteerd bij samengestelde investeringen omdat dit leidt tot het hanteren van reële afschrijvingstermijnen. De componentenmethode houdt in dat verschillende samengestelde delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van de waarde van de afzonderlijke onderdelen.
De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld van een nieuwbouw kantoor:
-Grond
➜
niet op afschrijven;
-Nieuwbouw gebouw
➜
afschrijving in 40 jaar;
-Apparatuur
➜
afschrijven in 10 jaar
De kapitaallasten voor de te onderscheiden samengestelde investeringen kan op basis van bovenstaande opdeling afzonderlijk worden verwerkt en afgeschreven. Een uitgebreide uitwerking van de componentenmethode is terug te lezen in bijlage 7 van de notitie MVA (BBV).
2.3.4 Onderscheid tussen Investeren of (groot) onderhoud
Naast investeringen is er ook sprake van groot en klein onderhoud. Bij investeringen moet er sprake zijn van levensduurverlenging van het activum. De Commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat kosten voor (klein en groot) onderhoud niet levensduur verlengend zijn. Dit betekent dat deze kosten op een andere wijze worden verwerkt in de exploitatie. Zoals staat beschreven in de notitie MVA gaat het bij klein onderhoud om dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om het object in goede werkende en veilige staat te houden tegen een van tevoren vastgesteld kwaliteitsniveau. De kosten van klein onderhoud worden niet geactiveerd, maar moeten in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht worden.
Kosten voor groot onderhoud die niet leiden tot het verlengen van de levensduur of tot het verhogen van de waarde mogen net als klein onderhoud niet geactiveerd worden. Groot onderhoud ontstaat als gevolg van na een langere periode van gebruik slijtage en mag ten laste gebracht worden van een voorziening. In de notitie MVA (Onderhoud materiële vaste activa) wordt nader toegelicht wanneer er een voorziening mag worden gevormd.
Achterstallig onderhoud kan ontstaan wanneer onderhoud niet tijdig volgens het onderhoudsplan wordt uitgevoerd. Het gevolg hiervan is dat een actief niet meer voldoet aan het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau of de wettelijke norm. De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat in geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening wordt gevormd. In de notitie MVA wordt nader toegelicht in welke gevallen sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties waar een voorziening voor gevormd mag worden.
2.3.5 Software: wanneer activeren?
Het is alleen toegestaan om de kosten van software (en de bijbehorende implementatiekosten) te activeren als er sprake is van software in eigendom of eenmalige aanschaf van een licentie voor onbepaalde tijd. Bij een licentie voor bepaalde tijd of waarvoor jaarlijks een vergoeding verschuldigd is of van een abonnement, is er sprake van periodieke betalingen of een vooruit te betalen bedrag en horen de kosten ten laste van de exploitatie te komen
2.3.6 Bijdragen van derden
Het BBV schrijft dat op basis van artikel 62 bepaald is dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering (bruto-methode). In lid 2 van artikel 62 wordt hierop de volgende uitzondering gemaakt: Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten op de investering in mindering worden gebracht. Hier is sprake van de netto-methode. Een voorbeeld hiervan zijn subsidies die specifiek voor een bepaalde investering worden verstrekt. De gemeente Nieuwegein handelt binnen deze kaders en hanteert de netto-benadering voor bijdragen van derden.
2.3.7 Dekking uit eigen middelen
Conform de BBV-notitie MVA mag dekking uit eigen middelen voor een investering niet direct op de activering in mindering worden gebracht. Maar het is wel toegestaan om een reserve dekking kapitaallasten in te zetten, ter dekking van de afschrijvingslasten. De rentelasten dienen via de resultaatbestemming te worden verwerkt.
2.5 Immateriële vaste activa
2.5.1 Bijdragen aan activa in eigendom van derden
Onder voorwaarden mogen bijdragen van de gemeente aan investeringen van derden worden geactiveerd. Dan gaat het bijvoorbeeld om een bijdrage van de gemeente voor een gebouw dat door een vereniging wordt gebouwd. Het BBV geeft daarvoor de volgende voorwaarden aan:
1Er is sprake van een investering door een derde;
2De investering draagt bij aan de publieke taak;
3De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;
4De bijdrage kan worden teruggevorderd, als de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Wordt voldaan aan deze voorwaarden, dan kan de gemeente de bijdrage die aan die derde wordt gedaan activeren en op dezelfde manier op de balans opnemen als een eigen investering. Hiermee komt die bijdrage dan niet eenmalig ten laste van de exploitatie, maar wordt jaarlijks gedurende de afschrijvingstermijn rente en afschrijving berekend. Wij hanteren hierbij de afschrijvingstermijn van de gemeente Nieuwegein, tenzij de afschrijvingstermijn van de derde lager is.
2.5.2 Voorbereidingskredieten
Een bijzondere vorm van investeringen zijn investeringen, waarbij het op voorhand nog niet vaststaat of deze daadwerkelijk tot staan gaan komen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij kosten voor onderzoek en ontwikkelingen en bij voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van een grote investering. Het is mogelijk voor dergelijke investeringen een voorbereidingskrediet aan te vragen.
Daarbij moet op grond van het BBV aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
1Er moet een voornemen bestaan om het actief te gebruiken of te verkopen;
2De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien moet vaststaan;
3Het actief moet in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren;
4De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, moeten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Gedurende de termijn waarop er nog geen definitief krediet is, wordt de rente in de exploitatie verantwoord en komt daarmee ten laste van het jaarresultaat. Het voorbereidingskrediet bestaat uit maximaal 10% van de verwachte investering. Als de investering tot stand komt, worden de voorbereidingskosten meegenomen als onderdeel van het definitieve krediet. Wanneer deze investering niet tot stand komt, dan worden de kosten direct in zijn totaliteit afgeschreven in het lopende begrotingsjaar.
Met het vaststellen van deze nota vervalt de Nota investerings- en afschrijvingsbeleid die is vastgesteld in 2015.
5. Bijlage 1 : tabel afschrijvingstermijnen
Onderstaande afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van het BBV artikel 64 lid 3, waarin is vastgelegd dat wordt uitgegaan van een verwachte toekomstige gebruiksduur. In specifieke situaties, waar maatwerk is vereist, kan de raad hiervan afwijken.
Indeling
Activum
afschrijvingstermijn in jaren
Immateriële vaste activa
Bijdrage aan activa in eigendom van derden
40
Bij aanpassingen en verbouwingen moet er rekening mee worden gehouden dat de afschrijvingstermijn niet langer is dan de resterende afschrijvingstermijn van het betreffende gebouw.
Kosten verbonden aan geldleningen
5
Kosten van onderzoek
5
Materiele vaste activa
Gronden en terreinen
Geen
Woonruimten en bedrijfsgebouwen:
Noodlokalen onderwijs
8
Bouwkundige aanpassingen, verbouwingen
20
Nieuwbouw gebouwen
40
Nieuwbouw gebouwen (theater)
50
Grond-, weg- en waterbouwkundige werken
Grond-, weg- en waterbouwkundige werken:
20
Reconstructie rioleringen, bergbezinkbassins
40
Reconstructie rioleringen, (afhankelijk van locatie)
50
Reconstructie drainage
25
Overige reconstructies rioleringen
20
Bruggen
40
Houten bruggen en vlonders
25
Wegen
Wegen – (aanleg, vernieuwing)
20– (40)
Wegen (30% maatregelen)
10
Betondekken
20
Vervoermiddelen
Fietsen
5
Voertuigen
10
Hoogwerker
10
Vervoermiddelen
8
Machines, apparaten en installaties
Telecommunicatieapparatuur
5
Maai- en veegmachines
6
Sneeuwploegen, rijdende wegafzettingen, geluids- en opnameapparatuur
8
Apparatuur, bekabeling, installatie parkeerregulering
10
Luchtbehandeling en klimaatinstallaties, heftrucks
15
Verkeersregelinstallaties
20
Overige installaties
15
Materiaal boomonderhoud (o.a. versnipperaar')
10
luchtbevochtigers en overige nieuwe installaties (nieuwe techniek)
10
Overige materiële vaste activa
Hardware automatisering
5
Software (anders dan specifieke applicaties)
4
Software: specifieke applicaties, diverse materialen, kleding en uitrusting
5
Inventaris, meubilair
10/ 15
Sport
Reconstructie sportvelden, kunstgrasvelden, sportinventaris, eerste inrichting onderwijs/onderwijsleerpakket
15
onderlaag kunstgrasvelden
40
toplaag kunstgrasvelden
10
Vervanging sportvloeren, cocons afvalinzameling hoogbouw, beheerssystemen rioolgemalen
25
Aanleg en uitbreiding sportparken
50
Overig
Bebording
15
Beschoeiing
25
Zonnepanelen
25
Kunstwerken zonder cultuurhistorische waarde
25
6. Bijlage 2: Begrippenlijst
•Investeringen: uitgaven voor bedrijfsmiddelen, die gedurende meerdere jaren gebruikt kunnen worden ten behoeve van de gemeentelijke bedrijfsuitoefening.
•Krediet: een door de raad of het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering.
•Activeren: zorgt ervoor dat de waarde van de investering op de balans wordt opgenomen, nadat een investering is afgerond of in gebruik wordt genomen. Na het activeren wordt het bezit uitgedrukt in activum (enkelvoud) of activa (meervoud).
•Afschrijving: De waardevermindering van een activum over de periode waarin die wordt gebruikt, waardoor de boekwaarde van het activum daalt op de balans.
•Boekwaarde: de waarde waartegen een activa op de balans is opgenomen.
•Financiering: Het beschikbaar stellen van vermogen om uitgaven ten laste van het krediet te kunnen doen. Bij het doen van een investering moet er via reserves of geldleningen financiering zijn voor het bedrag van de investering.
•Rente-omslag: De vergoeding die wordt toegerekend aan de financiering.
•Kapitaallasten: de som van de afschrijvingen en renten die in de begroting worden verwerkt.
•Dekking: bij het doen van een investering moet er in de begroting een dekking zijn voor de kapitaallasten die ontstaan na het activeren.
•Onderhoud: het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen (op een vooraf door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau).
•Klein onderhoud: onderhoudsactiviteiten die jaarlijks terugkeren, bijvoorbeeld schoonmaakkosten.
•Groot onderhoud: onderhoudsactiviteiten die zich eens in de zoveel jaar voordoen, bijvoorbeeld schilderwerkzaamheden.
•Restwaarde: de waarde van een activum aan het eind van de gebruikersduur tegen het huidige prijspeil.
•Desinvestering: het definitief buiten gebruikstellen van duurzame (materiële) productiemiddelen.
•Totaalfinanciering: dit houdt in dat niet voor elke investering een afzonderlijke lening wordt afgesloten. Investeringen worden gefinancierd uit het totaal beschikbare eigen vermogen en het lang vreemd vermogen.
8. Bijlage 4: Wettelijk kader, regelgeving en achtergrond informatie
Gemeentewet
Artikel 186
1De begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag worden ingericht overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels.
Artikel 212
1De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.
2De verordening bevat in ieder geval:
a.regels voor waardering en afschrijving van activa;
b.grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer;
c.regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten
Artikel 13
De paragraaf betreffende de financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille en geeft inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend en de financieringsbehoefte.
Artikel 33
Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.
Artikel 34
In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;
b.kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
c.bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Artikel 35
1In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.investeringen met een economisch nut;
b.investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
c.investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
2Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.
Artikel 36
In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.kapitaalverstrekkingen aan:
1deelnemingen;
2gemeenschappelijke regelingen;
3overige verbonden partijen;
b.leningen aan:
1openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden;
2woningbouwcorporaties;
3deelnemingen;
4overige verbonden partijen;
c.overige langlopende leningen;
d.uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;
e.uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;
f.overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
Artikel 51
In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.
Artikel 52
1In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:
a.gronden en terreinen;
b.woonruimten;
c.bedrijfsgebouwen;
d.grond-, weg- en waterbouwkundige werken;
e.vervoermiddelen;
f.machines, apparaten en installaties;
g.overige materiële vaste activa.
2In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:
a.de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;
b.de investeringen of desinvesteringen;
c.de afschrijvingen;
d.bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;
e.afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;
f.de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar.
Artikel 59
1Alle investeringen worden geactiveerd.
2In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd.
Artikel 60
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;
d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Artikel 61
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
a.er sprake is van een investering door een derde;
b.de investering bijdraagt aan de publieke taak;
c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;
d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Artikel 62
1Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.
2In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.
3In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.
Artikel 63
1Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
2De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.
3De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
4Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
5Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.
6In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.
7Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.
8Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.
Artikel 64
1De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
2Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
3Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.
4In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.
5In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.
6Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.
Artikel 65
1Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
2Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
3Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.