Cameraprotocol Stadshuis Gemeente Nieuwegein

6.1. Vaste camera’s

1De camera’s zijn geplaatst op vaste punten in en rondom het gemeentegebouw en zijn gericht op een vast punt of kunnen bewegen. De camera's die binnen in het stadhuis zijn geplaatst, kunnen niet op afstand worden bediend. De camera's buiten rondom het stadhuis kunnen op afstand van draairichting veranderen. De camera’s nemen geen geluid op.

2De gemeente beschikt over een camera-overzichtsplan waarin de richtingen van de camera’s zijn beoordeeld in een DPIA en waarover de CISO en de FG hebben geadviseerd.

3Bij het eventueel afwijken van dit plan, verandert de scope van de camera’s en worden de posities van de camera's, evenals de noodzakelijkheid en het doel, opnieuw beoordeeld door de Veiligheidscoördinator en de CISO en ter advisering aan de FG voorgelegd.

4De FG adviseert over de nieuwe camera’s en eventueel de noodzaak van het uitvoeren van een nieuwe DPIA. Indien de wijzigingen dusdanig zijn dat er een DPIA noodzakelijk is, vindt er eerder een DPIA plaats dan de reguliere tweejaarlijkse DPIA.

5Als op basis van de DPIA blijkt dat het gebruiksdoel van de camera’s zodanig verandert dat de noodzaak van een camera komt te vervallen, dan wordt de camera verwijderd. Ook kan het voorkomen dat het gebruiksdoel zodanig verandert dat het uitvoeren van cameratoezicht mogelijk niet meer rechtmatig is.

6Wanneer een gebouw van functie verandert of op een andere manier wordt gebruikt, beoordeelt de Veiligheidscoördinator samen met de CISO het cameratoezicht. Ook vindt een dergelijke controle tweejaarlijks plaats om te beoordelen of een camera nog actueel en noodzakelijk is. Zie hiervoor hoofdstuk 4.

7Dit Cameraprotocol wordt aangepast als daar op basis van de resultaten uit de DPIA aanleiding voor is.

6.2. Flexibele camera’s

Dit protocol ziet niet op de inzet van flexibele camera’s. Voorbeelden van flexibele camera’s zijn drones en Body Cams op buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). Deze camera’s vallen buiten de scope van dit Cameraprotocol.

6.3. Inhoud beeldmateriaal

1Cameratoezicht vindt binnen en buiten de openingstijden van het stadshuis plaats. Met het cameratoezicht worden de nooduitgangen, entrees en dode hoeken in beeld gebracht. Alle aanwezigen in en rondom het stadshuis worden in beeld gebracht als zij binnen de scope van de camera’s voorbijkomen.

2Cameratoezicht is niet gericht op openbare wegen en deze worden daarom niet in beeld gebracht. In de bibliotheek en in kantoorruimtes wordt niet gefilmd. Camera’s die wel in kantoorruimte van de gemeente Nieuwegein zijn geplaatst, mogen de kantoorruimte niet in beeld brengen en zijn enkel gericht op toegang tot kantoorruimte. De plek van de camera’s is namelijk niet relevant, relevant is wat de camera in beeld brengt.

3Ook vindt cameratoezicht in de parkeergarage plaats waarbij de bezoekers van de stad ook in beeld komen. De camera’s in de parkeergarage richten zich enkel op de entrees en hebben beperkt zicht op auto's.

4De camera’s staan 24 uur per dag aan maar de opname start enkel bij een trigger/beweging. Er wordt geen geluid opgenomen.

6.4. Levering en onderhoud camera’s

1De gemeente Nieuwegein maakt gebruik van één leverancier van de camera’s voor het cameratoezicht. De technische ondersteuning voor het beheer van de camera’s maar ook onderhoud van de hardware en software van het cameratoezicht is bij deze partij ondergebracht.

2Voor zover deze partij persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld bij het onderhoud van de software, wordt er een verwerkingsovereenkomst mee gesloten.

7.1. Toegang tot de camerabeelden

1Het cameratoezicht wordt uitgevoerd via een gesloten systeem waarvoor inloggen vereist is om de beelden te kunnen bekijken. Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de live beelden die door beveiligingsmedewerkers continu worden

2De fysieke beveiliging van het stadshuis geschiedt door een externe partij. De beveiligers van deze partij bekijken de live camerabeelden en grijpen in wanneer het noodzakelijk is. Met deze derde partij zijn afspraken gemaakt voer geheimhouding en zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens. Een verwerkersovereenkomst is overbodig aangezien de beelden volledig in beheer blijven van de gemeente Nieuwegein en alle werkzaamheden in het stadshuis en met gebruik van de middelen van de gemeente plaatsvinden.

3Er zijn door de gemeente Nieuwegein de nodige maatregelen getroffen om de opgeslagen camerabeelden enkel door bevoegde personen en slechts in een afgesloten ruimte te kunnen inzien, wijzigen of verwijderen.

4Middels het formulier uit Bijlage 1 kan bij de Veiligheidscoördinator een verzoek worden ingediend om inzage te krijgen in de camerabeelden door anderen dan de Veiligheidscoördinator of de plaatsvervangende CISO zelf. Een verzoek tot toegang wordt beoordeeld door de Veiligheidscoördinator eventueel in overleg met de CISO en wordt vastgelegd in een register.

7.2. Verstrekking van beelden aan betrokkenen

1Iedereen die in beeld komt, heet een betrokkene in de zin van de AVG en heeft het recht om inzage te verkrijgen in eigen persoonsgegevens en dus ook in beeldmateriaal waar de betrokkene in voorkomt. Zie hoofdstuk 8.

2Bij een ingewilligd verzoek wordt de betrokkene in de gelegenheid gesteld de beelden op het kantoor van de gemeente Nieuwegein onder aanwezigheid van de Veiligheidscoördinator van de gemeente Nieuwegein te bekijken. Hiervoor wordt met deze functionaris een afspraak gepland.

3De betrokkene dient zich, ter vaststelling van zijn identiteit, in persoon te vervoegen bij de Veiligheidscoördinator van de gemeente Nieuwegein, waarbij een geldig legitimatiebewijs ter inzage moet worden getoond.

4De beelden kunnen ook via een beveiligde verbinding naar de betrokkene worden verzonden door de Veiligheidscoördinator. In dat geval zal de betrokkene zich via een videoverbinding moeten identificeren door een identiteitsbewijs te laten zien nadat hij eerst een kopie van legitimatiebewijs heeft verzonden.

5De beelden worden in onbewerkte vorm verstrekt aan de betrokkene wanneer de privacy van anderen niet in het gedrang komt. Deze beslissing wordt zorgvuldig overwogen door de FG en alleen uitgevoerd wanneer er geen identificeerbare kenmerken van andere personen zichtbaar zijn of wanneer deze personen toestemming hebben gegeven.

6Wanneer de privacy van derden in het geding is, worden de beelden afgeschermd verstrekt. Dit houdt in dat alle identificeerbare kenmerken van andere personen dan de verzoeker worden geblurred of onzichtbaar gemaakt zodat enkel de strikt noodzakelijke informatie wordt verstrekt zonder dat de bescherming van privacy van anderen in het gedrang is.

7Personen die inzage in beeldmateriaal krijgen, leveren het formulier uit Bijlage 1 in en tekenen vóór het verkrijgen van inzage de geheimhoudingsverklaring uit Bijlage 2. Dit geldt ook wanneer de beelden naar de betrokkene worden verzonden en de beelden dus niet op locatie worden bekeken.

7.3. Verstrekking van beelden aan opsporingsambtenaren

1In geval van verdenking van misdrijven, kan de opsporingsambtenaar in het belang van het onderzoek vorderen om camerabeelden te verstrekken door zich alvorens te legitimeren en het doel van zijn bezoek kenbaar te maken. Deze vordering kan ook mondeling geschieden als achteraf maar wel binnen drie dagen vooralsnog de vordering op schrift wordt verstrekt.

2Artikel 126nda Wetboek van Strafvordering.

Een vordering van de officier van justitie is niet nodig. De vordering is niet toegestaan bij verdenking van overtredingen.

2De vordering bevat een zo nauwkeurig mogelijke aanduiding van de gegevens die worden gevorderd en de titel van de vordering. Het invullen en onderteken van het in Bijlage 1 opgenomen formulier is niet noodzakelijk vanwege de ambtsplicht tot geheimhouding van de opsporingsambtenaren en hun zelfstandige verwerkingsverantwoordelijkheid hierin.

3De gemeente Nieuwegein verstrekt enkel beelden aan opsporingsambtenaren die voldoende specifiek, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Bij vrijwillige verstrekking van beeldmateriaal door de gemeente aan opsporingsambtenaren, wordt een belangenafweging gemaakt tussen het eigen belang-/opsporingsbelang en het privacybelang van de betrokkene.

4De Veiligheidscoördinator beoordeelt het verzoek binnen één week, raadpleegt daarvoor de CISO en de FG indien nodig, informeert het Directieteam over de vordering en de adviezen van de CISO en de FG, en stelt een verslag op van de verstrekking van beelden met daarin zo exact mogelijk aangegeven welke camerabeelden aan de opsporingsambtenaren zijn verstrekt.

5Op verstrekking van de camerabeelden aan opsporingsambtenaren hetzij op basis van de vordering, hetzij op vrijwillige basis, blijft de AVG van toepassing op de gemeente Nieuwegein. Vanaf het moment dat de beelden zijn overgedragen en zich bij de opsporingsambtenaren bevinden, is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing en zullen de opsporingsambtenaren overeenkomstig de Wpg en onder eigen verwerkingsverantwoordelijkheid de beelden moeten verwerken. Ten aanzien van het cameratoezicht en de verwerkingen van beelden heeft de gemeente Nieuwegein geen bevoegdheden en verantwoordelijkheden op basis van de Wpg.

8.1. Recht op informatie

1Om te voldoen aan het recht op informatie om het cameratoezicht dan ook zichtbaar uit te voeren en zo te voorkomen dat er sprake is van heimelijk toezicht, maakt de gemeente Nieuwegein enkel gebruik van zichtbare camera’s.

2De betrokkenen die in beeld komen worden op de volgende manieren geïnformeerd:

a.Waarschuwingsstickers bij de ingang van het stadshuis over het feit dat er camera’s aanwezig zijn in het pand;

b.Informatieborden bij de ingang van het stadshuis met QR-code die linkt naar de externe versie van dit Cameraprotocol op de gemeentelijke website;

c.Dit Cameraprotocol, is in te zien via de website van de gemeente Nieuwgein.

9.1. Bewaartermijnen

1Camerabeelden mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is volgens de AVG. De gemeente Nieuwegein bewaart de camerabeelden voor een periode van maximum 28 dagen.

2In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld voor het veiligstellen van de beelden, kunnen de beelden langer worden bewaard, maar niet langer dan noodzakelijk en in ieder geval tot na de afronding van een afhandeling van een incident, klacht of juridische procedure. Hiertoe beslist de Veiligheidscoördinator expliciet nadat de FG is geraadpleegd en het Directieteam is geïnformeerd.

3Na het verlopen van deze bewaartermijn of direct na de afwikkeling van een incident, klacht of procedure, worden de camerabeelden automatisch overschreven door nieuwe camerabeelden.

4De volgende termijnen zijn van toepassing op de camerabeelden:

a.Camerabeelden buiten – 28 dagen bewaren - opnames 24 uur per dag 7 dagen per week.

b.Camerabeelden binnen – 28 dagen bewaren - opnames 24 uur per dag 7 dagen per week.

9.2. Onderbouwing van de bewaartermijn

1De keuze voor een bewaartermijn van 28 dagen voor camerabeelden is gemaakt op basis van een afweging tussen veiligheid en privacy en aansluiting is gezocht bij de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2De korte bewaartermijn van 28 dagen:

a.Minimaliseert de inbreuk op de privacy van personen die op de beelden zijn vastgelegd, wat in lijn is met het principe van dataminimalisatie;

b.Helpt om de kosten en beheerlasten te beperken, terwijl de beveiligingsdoelen nog steeds worden bereikt; en

c.Maakt het systeem efficiënter om te beheren, verkleint de kans op technische problemen en vergemakkelijkt het onderhoud van de opnamesystemen.

3Door een bewaartermijn van 28 dagen te hanteren, probeert de gemeente hiermee effectief te balanceren tussen de noodzaak voor beveiliging van het stadshuis en de bescherming van de privacy van medewerkers en bezoekers.