Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein houdende algemene regels van orde omtrent het functioneren college van burgemeester en wethouders (Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Nieuwegein 2020)

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college heeft, voorafgaand aan de eerste collegevergadering van een nieuwe samenstelling van het college, een constituerend beraad waarin een aantal afspraken met elkaar wordt vastgelegd:

a) Vaststelling portefeuilleverdeling college

b) Vaststelling volgorde loco burgemeester

c) Onderlinge vervanging

d) Koppeling wethouders aan gebieden

e) Vertegenwoordiging college en raadsleden in gemeenschappelijke regelingen

f) rol in crisisbeheersing / veiligheidsvraagstukken

2Deze afspraken worden in een collegebesluit vastgelegd.

3In dit constituerend beraad worden tevens praktische afspraken, zoals kamerindeling, ondersteuning, faciliteiten en devices besproken.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag. Indien de agenda vergadering op dinsdag niet toelaat, dan wel de te bespreken onderwerpen beschikbare vergadertijd overschrijden, wordt bij uitzondering uitgeweken naar een ander dag in dezelfde week.

2Indien de voorzitter, secretaris of een wethouder dit nodig acht, wordt tussentijds een vergadering belegd.

3In de situatie als benoemd in lid 2, verzoekt de appellant, onder opgave van reden, aan de voorzitter of secretaris deze bijeen te roepen.

4De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die waar mogelijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

Artikel 3. Verhindering

1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, dan wel zijn taken geheel of gedeeltelijk uit te voeren, geeft hij daarvan zo snel mogelijk kennis aan de secretaris of de voorzitter.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter met vermelding van de loco-secretaris die de secretaris vervangt.

3Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris. Hierbij is de afspraak over de volgorde loco-burgemeester bepalend voor wie de voorzitter zal zijn bij die vergadering.

Artikel 4. Agenda

1Voor elke vergadering wordt de agenda, onder verantwoordelijkheid van de secretaris, aan de leden van het college toegezonden. In de regel gebeurt dit op de donderdag voorafgaand aan de betreffende vergadering.

2Bijhorende stukken worden zoveel mogelijk gelijktijdig met de agenda beschikbaar gesteld.

3Stukken waarvoor dit niet haalbaar is worden in principe op vrijdag nagezonden.

Artikel 5. Nalevering besluit en stukken

1Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het artikel 4 niet mogelijk is, maar waar uitstel niet mogelijk of wenselijk is, kunnen in afwijking van artikel 4 onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

2Over de toezending van stukken worden in voorkomend geval specifieke afspraken gemaakt.

Artikel 6. Spoedeisende besluitvorming

1De secretaris kan in overleg met de voorzitter in spoedeisende situaties in afwijking van de reguliere vergadercyclus een aparte collegevergadering bijeenroepen. Over de toezending van stukken worden in voorkomend geval specifieke afspraken gemaakt.

2De leden van het college kunnen voorafgaand aan deze vergadering aangeven of zij akkoord zijn met het voorstel. Indien alle collegeleden schriftelijk akkoord zijn, is een fysieke vergadering niet noodzakelijk.

3In de eerstvolgende collegevergadering wordt het genomen besluit bekrachtigd via de besluitenlijst, waarvan de dagtekening wordt vastgesteld op het moment van besluitvorming.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning

1De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 8. Genodigden bij de vergadering

1Het college kan, naar behoefte, besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om diens mening over een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

Artikel 9. Bespreking en aanpassing van voorstellen

1Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen voor wijziging van het besluit of de tekst in het voorstel.

2De secretaris draagt zorg voor verwerking van de wijziging in de besluitenlijst en overige teksten.

Artikel 10. Voorbereiding van de vergadering

1Ieder collegelid geeft uiterlijk 24 uur voor de vergadering aan welke stukken zij wil bespreken.

2Ambtelijk wordt op basis van deze reacties een agenda opgesteld voor de collegevergadering. Hierbij maakt de secretaris onderscheid tussen stukken die niet besproken hoeven worden en daarmee kennelijk reeds akkoord zijn, en stukken ter bespreking in de vergadering.

3Tijdens de vergadering kan hier, indien gewenst, alsnog van worden afgeweken.

Artikel 11. Stemmingen

1Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

3Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 12. Besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

2De besluitenlijst bevat ten minste:

a) de namen van de aanwezigen en afwezigen;

b) een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

4De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.

6Het college kan besluiten om later over te gaan tot actieve openbaarmaking. De motivatie om dit te doen wordt toegelicht bij het besluit. Dit uitstel kan maximaal 1 maand zijn. In die gevallen wordt een separate besluitenlijst voor dit besluit verspreid op het daartoe geëigende moment.

Artikel 13. Openbare vergadering

1Vergaderingen van het college zijn in de regel besloten.

2Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

3Bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 14. Slotbepalingen

1Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Nieuwegein vastgesteld op 30 augustus 2005 wordt ingetrokken.

2Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

3Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Nieuwegein 2020.