Besluit van college van burgemeester en wethouders van de gemeente Neder-Betuwe houdende regels omtrent het Privacyreglement Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

1AP: de Autoriteit Persoonsgegevens;

2AVG: Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);

3BABS: degene die door het college van burgemeester en wethouders benoemd is als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand;

4Betrokkene: persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt;

5Elektronische communicatiemiddelen: (Mobiele) telefonie, internet, e-mail en andere huidige en toekomstige elektronische informatie- en communicatiemiddelen;

6E-mailfaciliteiten: de privé e-mailfaciliteiten van de BABS;

7FG: de Functionaris Gegevensbescherming

8Internetfaciliteiten: de privé internetfaciliteiten van de BABS;

9Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of wet- en regelgeving;

10Opslagmedium: medium waarop data kan worden opgeslagen, bijvoorbeeld USB, in de cloud.

11Organisatie: gemeente Neder-Betuwe;

12Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

13Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Neder-Betuwe;

14Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2 Reikwijdte

1Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond de voltrekking van huwelijken en registratie van partnerschappen of de omzetting van partnerschappen in huwelijken door een BABS.

2Op deze verwerking zijn alle artikelen van de AVG van toepassing.

Artikel 3 Doeleinden

1Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS;

2Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1.

Artikel 4 Verstrekking

1De persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan:

a.de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die de huwelijken en partnerschappen voltrekken;

b.de ambtenaren van de burgerlijke stand voor het opmaken van de akte en het maken van het trouw-/partnerschapsboekje;

c.de gemeentebode die betrokken is bij de organisatie en de ceremonie;

d.de organisatie, genoemd in artikel 10 om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen door de BABS;

2De BABS heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder dit reglement komt nimmer bij de BABS te berusten;

3De BABS zal te allen tijde op eerste verzoek van de verantwoordelijke de ter beschikking gestelde persoonsgegevens met betrekking tot dit reglement ter hand stellen, terugbezorgen of wissen.

Artikel 5 Vastlegging

1Het verwerken van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden als BABS, genoemd in artikel 2;

2De BABS mag persoonsgegevens alleen op een opslagmedium opslaan die is goedgekeurd door de verantwoordelijke.

Artikel 6 Verwijdering

De BABS die persoonsgegevens tot zijn/haar beschikking heeft gekregen, vernietigt alle persoonsgegevens op alle elektronische communicatiemiddelen en op papier zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen één week nadat het huwelijk is gesloten of het partnerschap is geregistreerd. Het is wel toegestaan om de speeches geanonimiseerd op te slaan en/of te bewaren.

Artikel 7 Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik

De BABS neemt zo veel mogelijk maatregelen ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen. Een aantal van deze maatregelen zijn opgenomen in artikel 5 en 6.

Artikel 8 Geheimhoudingsplicht

De BABS is verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan hij of zij kennis kan nemen. De BABS tekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

Artikel 9 Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten

1De BABS zal de verantwoordelijke onmiddellijk – doch uiterlijk binnen 2 uur na de eerste ontdekking – informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de AP of FG of de betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. De BABS zal voorts, op het eerste verzoek van de verantwoordelijke, alle inlichtingen verschaffen die de verantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen.

2De BABS zal het doen van meldingen aan de AP overlaten aan de verantwoordelijke.

Artikel 10 Inzage door organisatie

1Ingeval van vermoedens dat een BABS de persoonsgegevens schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of internetfaciliteit gebruikt op een wijze die niet in overeenstemming is met het doel ervan, kan de verantwoordelijke een gemotiveerd verzoek indienen om hem inzage te verlenen in de elektronische communicatiemiddelen, die de BABS gebruikt ter uitvoering van zijn/haar taak.

Artikel 11 Controle

1Controle op het gebruik van persoonsgegevens gebeurt ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS.

2Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1, wordt zo beperkt mogelijk gehouden en staat in redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

3Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het verwerken van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik vindt controle op de inhoud plaats.

4De verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens te (doen) controleren. De BABS is verplicht de verantwoordelijke of , de onder geheimhouding, controlerende instantie in opdracht van de verantwoordelijke toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden.

5De verantwoordelijke zal de controle slechts (laten) uitvoeren na een voorafgaande schriftelijke melding aan de BABS.

Artikel 12 Overtreding

Overtreding van dit privacyreglement door een BABS kan worden aangemerkt als plichtsverzuim.

In de CAR-UWO zijn de strafbepalingen opgenomen.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14 Openbaarmaking en inwerkingtreding

1Dit reglement wordt op de voor de gemeente gebruikelijke wijze gepubliceerd.

2Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

3Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle BABS’en van de gemeente Neder-Betuwe.