Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1De Wet: de Wet bescherming persoonsgevens.

2De Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494).

3Verordening: Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Naarden (vastgesteld door de gemeenteraad 26 juni 2007).

4GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

5Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Naarden

6Beheerder: de functionaris die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder.

7Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente Naarden is opgenomen.

8Ingezetene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente Naarden is opgenomen en waarvan op de persoonslijst geen actueel gegeven is opgenomen van zijn overlijden of zijn vertrek uit Nederland.

9Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht.

10Binnengemeentelijke afnemer: organen van de gemeente Best en organen die een door het college van burgermeester en wethouders of de gemeenteraad opgedragen gemeentelijke taak uitvoeren.

11Buitengemeentelijke afnemer: instellingen die door de Minister van Binnenlandse Zaken zijn geautoriseerd om gegevens op te vragen uit de GBA.

12Vrije derde: rechtspersonen zonder winstoogmerk en natuurlijke personen, die niet onder de hierboven genoemde categorieën afnemers vallen en geen derde ingevolge artikel 98 van de Wet GBA zijn.

13Protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen als bedoeld in artikel 103 van de Wet GBA.

14Ad hoc selectie: incidenteel opgevraagde selectie uit de GBA.

15Productiekosten: productiekosten als bedoeld in onderdeel 1.1.5 en hoofdstuk 4 van de tarieventabel behorende bij de legesverordening van de gemeente Naarden.

16Beheerregeling GBA: door het college vastgestelde regeling waarin de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de GBA zijn geregeld.

17Beheerfunctionaris: volgens bijlage 1 van de Beheerregeling GBA aangewezen functionarissen.

Artikel 2 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

1Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.

2Het raadplegen van GBA gegevens in het basisregistratiesysteem is alléén toegestaan indien de binnengemeentelijke afnemer geautoriseerd is voor inzage in de GBA. Inzage blijft altijd beperkt tot die gegevens waarvoor de autorisatie is verstrekt.

3Koppeling en integratie van gegevens mogen alléén plaatsvinden op grond van een schriftelijk besluit van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van artikel 9 van de Wet.

Artikel 3 Algemene voorwaarden

1Indien niet met zekerheid vastgesteld kan worden of de verstrekking van de gehele of gedeeltelijke gegevens mag plaatsvinden, wordt niet tot verstrekking overgegaan totdat alsnog zekerheid hierover verkregen is.

2Een kopie van het schriftelijk verzoek tot verstrekking van gegevens, op grond van artikel 98 en 100 van de Wet GBA, met daarbij een opgave van de verstrekte gegevens, wordt bewaard gedurende een jaar volgende op de verstrekking.

3Een schriftelijk verzoek tot verstrekking van gegevens uit de GBA kan niet per e-mail plaatsvinden.

4De gegevensverwerkers van de afdeling Burgerzaken zijn verplicht ten minste éénmaal per jaar kennis te nemen van de inhoud van dit reglement en de bijbehorende bijlagen en volgens de gestelde regels te werken. Eventuele aanvullingen of wijzigingen hierop moeten gemeld worden aan de informatiebeheerder.

5De informatiebeheerder kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen.

Artikel 4 Systematische verstrekking

1Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kunnen aan binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.

2De systematische verstrekkingen worden door de applicatiebeheerder van de GBA in een daartoe ingericht register opgenomen. Hierin wordt vastgelegd:

a.aan welke binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens worden verstrekt;

b.wat het doel is van de verstrekking;

c.welke gegevens worden verstrekt;

d.met welke frequentie de gegevens worden verstrekt.

3De applicatiebeheerder van de GBA draagt zorg voor het in het tweede lid bedoelde register.

Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de GBA

1Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers rechtstreekse toegang tot de GBA verleend worden. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.

2De informatiebeheerder van de GBA zorgt voor verklaringen met betrekking tot de rechtstreekse toegang tot de GBA waarin het volgende wordt opgenomen:

a.het doel dat de rechtstreekse toegang rechtvaardigt;

b.tot welke gegevens uit de GBA rechtstreekse toegang wordt verkregen;

c.welke medewerkers door de betreffende clustermanager worden aangewezen om de rechtstreekse toegang te verkrijgen;

d.een schriftelijke ondertekende verklaring van elke onder c aangewezen medewerker die hierdoor instemt met het zich houden aan dit privacyreglement.

3Verklaring als bedoeld in het tweede lid, onder d, wordt door de informatiebeheerder opgenomen in een daartoe ingericht register. Nadat het verzoek is toegekend wordt een afschrift van de verklaring met daarop de datum van toekenning aan betreffende medewerker verstrekt.

4Burgemeester en wethouders kunnen sancties opleggen indien gedragscodes, met betrekking tot de rechtstreekse toegang tot de GBA, niet nagekomen of opgevolgd worden.

Artikel 6 Ad hoc-selecties

1Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers een ad hoc-selectie van gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.

2Bij de informatiebeheerder moet een schriftelijk verzoek ingediend worden met betrekking tot het bovengenoemde. In dit verzoek moet zijn opgenomen:

a.welk beleid aan het verzoek ten grondslag ligt;

b.met welk doel de gegevens worden gevraagd;

c.om welke personen het gaat;

d.welke gegevens geleverd moeten worden.

3Indien ad hoc-selectie van gegevens alléén betrekking heeft op tellingen van personen kan volstaan worden met de in het tweede lid onder d bedoelde, in het schriftelijk verzoek.

Artikel 7 Overige verstrekkingen

1Ter uitvoering van de aan hen bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken kan aan binnengemeentelijke afnemers op individueel verzoek gegevens uit de GBA worden verstrekt. De bepalingen in artikel 88 en 89 van de Wet GBA moeten hierbij in acht worden genomen.

2Het in artikel 6 tweede lid bepaalde is van toepassing tenzij:

a.vanwege spoedeisende zaken, direct telefonisch of mondeling informatie gevraagd wordt en

b.de aanvrager door zijn clustermanager is geautoriseerd om telefonisch of mondeling informatie op te vragen, en deze autorisatie door de informatiebeheerder is goedgekeurd en

c.de identiteit van de aanvrager vastgesteld kan worden.

3De bepalingen in artikel 4 tweede en derde lid zijn van toepassing op de autorisatie met betrekking tot het verkrijgen van telefonische of mondelinge informatie.

4Indien de bevraagde om geheimhouding van gegevens heeft verzocht, worden de gegevens niet telefonisch of mondeling verstrekt. Het verzoek moet bij geheimhouding van gegevens altijd schriftelijk plaatsvinden in verband met protocollering van het verzoek.

5Per e-mail wordt geen informatie uit de GBA verstrekt.

Artikel 8 Terugmeldingsplicht

1Binnengemeentelijke afnemers zijn verplicht de door hen geconstateerde afwijkingen, tussen gegevens die zij uit de GBA verkrijgen en gegevens waarvan zij op een andere wijze kennis hebben gekregen, te melden aan de gegevensbeheerder van de GBA.

2De verplichting zoals bedoeld in het eerste lid geldt slechts voor die gegevens die aan hem op grond van dit reglement verstrekt kunnen worden.

Artikel 9 Wijze van verstrekking

1De verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers is geregeld in een autorisatiebesluit dat door de Minister van Binnenlandse Zaken is vastgesteld. Het betreft hier verstrekkingen via het GBA-netwerk, alternatieve media en schriftelijk.

2Telefonisch worden uitsluitend gegevens verstrekt aan andere gemeenten ter uitvoering van de aan hen opgedragen taken die geen uitstel dulden.

3Het verstrekken van gegevens uit de GBA aan buitengemeentelijke afnemers is alléén toegestaan door de het afdelingshoofd Burgerzaken en de aangewezen gegevensverwerkers van de afdeling Burgerzaken.

4Indien een buitengemeentelijke afnemer schriftelijk om gegevens uit de GBA verzoekt worden productiekosten in rekening gebracht, tenzij uit een no-hit verklaring blijkt dat de gegevens via het GBA-netwerk niet verstrekt konden worden.

Artikel 10 Individuele verstrekking

1Elke verstrekking op basis van dit artikel moet in een juiste verhouding staan tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en het doel moet niet op een minder ingrijpende wijze kunnen worden bereikt.

2Aan vrije derden, zijnde rechtspersonen zonder winstoogmerk, kunnen alleen gegevens worden verstrekt voorzover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij de verstrekking gerechtvaardigd moet worden door een dringende maatschappelijke behoefte.

3Aan vrije derden, zijnde natuurlijke personen, kunnen alléén gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.

4De schriftelijke toestemming zoals bedoeld in het derde lid kan achterwege blijven indien:

a.de verstrekking betreft een uittreksel uit de GBA van een persoon die op hetzelfde adres staat ingeschreven in de GBA als verzoeker en

b.de identiteit van de verzoeker deugdelijk wordt vastgesteld en

c.de verstrekking van het uittreksel gerechtvaardigd en noodzakelijk is en

d.geen vermoedens bestaan dat de bescherming van de persoon, wiens gegevens het betreft, in geding kan komen.

5Aan de in het tweede en derde lid bedoelde personen kunnen, met inachtneming van artikel 100 tweede lid van de Wet GBA, gegevens worden verstrekt indien zij behoren tot de in bijlage 1 van dit reglement bedoelde personen.

Artikel 11 Voorwaarden voor verstrekking

1Een verzoek van een vrije derde om gegevensverstrekking uit de GBA wordt uitsluitend schriftelijk ingediend en schriftelijk afgehandeld.

2Een verzoek om gegevensverstrekking op grond van artikel 10 moet met name genoemde personen betreffen.

3Telefonisch wordt geen informatie verstrekt aan een vrije derde. De informatiebeheerder kan in bijzondere gevallen bepalen dat van deze regel wordt afgeweken.

4Per e-mail wordt geen informatie verstrekt.

5Indien de ingeschrevene, van wie gegevens worden gevraagd, om geheimhouding van zijn gegevens heeft verzocht worden geen gegevens aan vrije derden verstrekt.

6Indien de ingeschrevene, van wie gegevens worden gevraagd door een persoon zoals bedoeld in artikel 10, derde lid, geen schriftelijke instemming geeft met betrekking tot de verstrekking worden geen gegevens aan verzoeker verstrekt, tenzij de verzoeker aan kan tonen, persoonlijk, een geldelijke vordering te hebben op betreffende ingeschrevene. Hierbij worden alléén algemene of verwijsgegevens over het adres en de gemeente van inschrijving verstrekt.

7Het is niet toegestaan de op grond van artikel 10 verkregen gegevens in welke vorm dan ook te benutten voor een ander doel dan waarvoor zij zijn verstrekt, noch is het toegestaan deze gegevens door te geven aan derden of enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk te publiceren. Bij verstrekking van gegevens wordt dit schriftelijk aan verzoeker kenbaar gemaakt.

8Indien is gebleken dat van het bepaalde in het zesde lid is afgeweken, wordt aan die betreffende vrije derde niet meer tot gegevensverstrekking overgegaan.

9Voor de verstrekking van gegevens worden, voorafgaand aan die verstrekking, productiekosten in rekening gebracht.

Artikel 12 Doel van de bevolkingsadministratie

1De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a) gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

1gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

2informatie te leveren aan de afdeling Burgerzaken ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende vervulling van de aan hun opgedragen taken;

3informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover deze daar recht op hebben;

4informatie te leveren aan ingeschrevenen, ingezetenen en in de basisregistratie geregistreerde niet zijnde ingeschrevenen of ingezetenen, slechts met betrekking tot de op henzelf betreffende gegevens.

Artikel 13 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

1Aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 3 kunnen in de bevolkingsadministratie worden opgenomen indien aan een in artikel 12 vermeld doel wordt voldaan.

2Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 14 Verwijdering van gegevens

1Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke.

2Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

3De beheerder verwijdert deze gegevens binnen acht weken nadat het daartoe strekkend besluit is genomen of binnen de in het besluit gestelde termijn.

Artikel 15 Politiek gevoelige verstrekkingen

Aanvragen met betrekking tot gegevensverstrekking dienen ter besluitvorming aan het college van burgemeester en wethouders te worden voorgelegd indien het politiek gevoelige aanvragen betreft.

Artikel 16 Beveiliging

De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

Artikel 17 Inwerkingtreding

1Het reglement treedt in werking op datum 1 juli 2007

2Het reglement voor de gemeentelijke bevolkingsadministratie, d.d. ________wordt ingetrokken.

3Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis,

Artikel 18 Citeertitel

Het reglement wordt aangehaald als "Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Naarden".