Aanhef
Inleiding
In deze notitie geven wij uitleg over het innovatieproject ‘Resultaatgericht en flexibel werken’ zoals we dat in onze organisatie in 2016 gaan doorontwikkelen. We gaan in op het waarom van deze werkwijze en op onze visie. We bespreken de personele, organisatorische en financiële gevolgen en de verdere invoeringsaanpak. Dit project past ook bij het innovatieproject ‘Participatie en de Participatie OR’ zoals dit jaar (met subsidie) ingevoerd en toegepast wordt. Deze notitie maakt onderdeel uit van de adviesaanvraag aan de OR. De inhoud van deze notitie is ontstaan via informatie en participatie van de medewerkers en de OR en is dus een goed voorbeeld van coproductie van alle betrokkenen. De notitie geeft de kaders aan om er samen én al doende iets goeds en iets motiverend van te gaan maken.
Hoofdstuk 6. Personele gevolgen en maatregelen
Artikel 6.1 Registreren gewerkte tijd vervalt
In een moderne organisatie, en met bovengenoemde opzet, past het niet meer dat we sturen op gewerkte tijden of aanwezigheid, dit gaan vastleggen, controleren op voldoende aanwezigheid, etc. De resultaatafspraken zijn bepalend en niet de tijd die de medewerker is werkzaam geweest. Dit betekent wel, dat bij een dergelijke manier van werken geen registratie van werktijden meer past.
Artikel 6.2 Aanwezigheidsregistratie
De huidige tijdsregistratie wordt afgeschaft, maar er bestaat nog wel behoefte aan een vorm van aanwezigheidsregistratie. De functie van de huidige prikklok kan dan beperkt blijven tot het registreren van aanwezigheid binnen het gebouw. Dit is met name van belang voor een goede uitoefening van de receptiefunctie en voor het kunnen ontruimen bij calamiteiten.
De aanwezigheidsregistratie kan plaatsvinden via TIM, het huidige tijdschrijfsysteem, maar mogelijk zijn er ook nog andere alternatieven. Onderzocht wordt nog wat in onze situatie de meest praktische weg van registreren is. Vooralsnog lijkt het behoud van de huidige prikklok voor uitsluitend de registratie van aanwezigheid de aangewezen oplossing.
Artikel 6.3 Tijdregistratie - verlof - verlofregistratie
(De huidige tijdregistratie verdwijnt en de medewerker wordt dus zelf verantwoordelijk voor zijn ‘gewerkte tijd’. Een medewerker kan dus de ene dag/het ene moment meer werken en de andere dag/het andere moment minder. Dit is een kwestie van een goede zelfsturing en van vertrouwen.
Incidenteel kan tijdregistratie nog wel nodig zijn als bepaalde normtijden ontwikkeld moeten worden of als de gewerkte tijd bij projecten doorberekend wordt.
Structureel meer werken moet worden voorkomen. Incidenteel of voor een korte periode meer werken gebeurt in overleg en met instemming van de leidinggevende.
Het stoppen met de huidige tijdregistratie heeft gevolgen voor de verlofregistratie. Middels de nieuw te introduceren applicatie vraagt de medewerker verlof aan, en de leidinggevende beoordeelt en accordeert dit vervolgens. In het kader van harmonisering van arbeidsvoorwaarden wordt ingaande 2016 het IKB (Individueel KeuzeBudget) ingevoerd. Hiervoor vindt een uitbreiding van onze software plaats. Bij die gelegenheid wordt ook een verlofmodule toegevoegd. De kosten hiervan kunnen uit de automatiserings-budgetten worden gedekt.
Ten aanzien van de bij de start resterende verlofuren (rechtspositioneel, dan wel opgebouwd) worden collectief afspraken gemaakt. De leidinggevende kan hiervan in incidentele gevallen afwijken
Artikel 6.4 Afstemming en teamwerk
Resultaatgericht en flexibel werken leidt niet tot ‘solisme’. Deze werkwijze stimuleert juist het onderling afstemmen en het teamwerk. Denk aan: je bereikbaarheid regelen, het tussendoorwerk samen regelen, het werk tijdig en goed afstemmen én aan elkaar terugkoppelen. De gemaakte resultaatafspraken zullen geen invloed mogen hebben op ‘de bereidheid om elkaar te helpen’.
Artikel 6.5 Cultuuromslag - leerproces
Sturen op resultaatgericht en flexibel werken vraagt naast vaardigheden vooral van iedereen ook om een bepaalde houding/instelling (cultuur). Denk o.a. aan:
•Verantwoordelijkheid geven, maar ook: je verantwoordelijkheid nemen en waarmaken.
•Elkaar aanspreken op gemaakte (resultaat)afspraken.
•Discipline - afspraak is afspraak.
•Zelfreflectie en zelfkritiek.
•Initiatief nemen - proactief zijn.
Deze cultuur maakt onderdeel uit van het (al doende) leerproces.
Bij deze werkwijze moeten we een aantal zaken duidelijk, anders en goed organiseren. Hieronder de belangrijkste punten.
Hoofdstuk 7. Organisatorische gevolgen en maatregelen
Artikel 7.1 Werken met resultaatafspraken – de jaargesprekken
Het organisatiebreed (meer) gaan werken met resultaatafspraken is een belangrijke pijler van onze werkwijze. Het houden van de jaargesprekken is hierbij hét ‘hulpmiddel’.
Artikel 7.2 Regels en een thuiswerkovereenkomst
Deze notitie bevat de kaders voor flexibel en resultaatgericht werken. Wanneer de medewerker in overleg met zijn leidinggevende er voor kiest om deels thuis te werken, dan vindt dit plaats volgens de regels van het “reglement thuiswerken” en worden afspraken tussen de thuiswerker en de leidinggevende vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst.
Artikel 7.3 ICT-voorzieningen
Thuiswerken is enkel mogelijk als de werkgever daarvoor de benodigde ICT-faciliteiten biedt. Momenteel zijn er op beperkte schaal mogelijkheden om het thuiswerken voldoende efficiënt mogelijk te maken. Naar verwachting zal dit binnen de samenwerking in IRvN (Ict Rijk van Nijmegen) op korte termijn zodanig worden gefaciliteerd dat invoering organisatiebreed geen belemmering meer vormt.
Artikel 7.4 Werkplekfaciliteiten
Om te kunnen thuiswerken/flexwerken dient de thuiswerker te beschikken over bepaalde voorzieningen. Deze zullen expliciet worden vermeld in het bovengenoemde reglement. Alvorens de thuis- /flexwerker toestemming krijgt, dient hij over deze voorzieningen te beschikken en te verklaren dat deze voorzieningen voldoen aan de wettelijke en de door werkgever gestelde voorschriften. Omdat thuiswerken geschiedt op vrijwillige basis, verstrekt de werkgever geen aanvullende vergoedingen aan de thuiswerker en worden er door de werkgever geen voorzieningen getroffen voor de inrichting van de thuiswerkplek.
Artikel 7.5 Privacy en beveiligingsregels
De medewerker is verantwoordelijk voor de privacy en de beveiliging ten aanzien van informatie die hij gebruikt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden op zijn thuiswerkplek. Hierbij houdt de medewerker zich aan de bij werkgever geldende regels, waaronder de op het thuiswerken van toepassing zijnde regels uit het privacyreglement e-mail en internetgebruik, alsmede aan wettelijke regels en normen.
Artikel 7.6 Bedrijfsvoering - projectmatig werken - het afdelingsplan
Bepaalde onderdelen van onze bedrijfsvoering kunnen het resultaatgericht en flexibel werken verder ondersteunen. Denk aan: het werken met afdelingsdoelen/het afdelingsplan, het projectmatig werken en het werken met normen en kengetallen. We zullen deze instrumenten/middelen (meer) gaan gebruiken en integreren in het resultaatgericht en flexibel werken.