Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Molenlanden 2020

1.1 Naleven relevante wet- en regelgeving

Rechtmatigheid is een gegeven. Belangrijke kaders hierbij zijn het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.

1.2 Uniforme documenten

De Gemeente zal zoveel mogelijk uniforme documenten hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop dan ook in beginsel de volgende Richtsnoeren toe:

•-Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bij Werken of aan Werken gerelateerde Leveringen en Diensten;

•-Gids Proportionaliteit (2016).

1.3 Algemene beginselen bij Inkoop 1.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij Overheidsopdrachten en Concessieovereenkomsten vanaf de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht.

1.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

1.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

1.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

1.6 Algemene voorwaarden bij Werken

Bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken zullen (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV of de UAV-GC worden toegepast.

1.7 Algemene voorwaarden bij Leveringen en Diensten

Voor het inkopen van leveringen en diensten worden de gemeentelijke Inkoopvoorwaarden (volgens VNG-model), de DNR of de GIBIT in beginsel toegepast. Afhankelijk van de Inkoop zal hieraan invulling worden gegeven middels de Inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).

1.8 Elektronisch inkopen

De Gemeente is verplicht bij Europese aanbestedingen, alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. De Gemeente streeft er, in verband met eenduidigheid, kostbesparingen en duurzaamheid, naar om het elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) voornoemd ook onder de Europese drempelwaarden toe te passen.

1.9 Klachtenregeling

Er is een klachtenregeling en een klachtenmeldpunt ingesteld via IBMN waaraan de Gemeente deelneemt.

2.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de overheidsopdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

2.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 2.2.1 Onafhankelijk

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(-s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

2.2.2 Keuze ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

2.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de (overheids-) opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de (overheids-) opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

2.4 Economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding)

De Gemeente streeft bij haar Inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving kan gestalte krijgen door (het gunningscriterium op basis van de) beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.

2.5 Administratieve lasten

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

2.6 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, P&O en sociale regelgeving.

3.1 Integriteit 3.1.1 Bestuurlijke en ambtelijke integriteit

De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan, dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

3.1.2 Integriteit Ondernemers

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) 3.2.1 Arbeidsre-integratie

Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

3.2.2 Duurzaamheid

Bij MVI speelt duurzaamheid, waaronder de begrippen Total Cost of Ownership (TCO), levensduurkosten, circulair inkopen, en verduurzaming van materiaalgebruik een belangrijke rol. Per concrete inkoop geval zal bijvoorbeeld worden afgewogen of een TCO-benadering bij de betreffende inkoop aangewezen is. Zo’n benadering maakt financiële afwegingen mogelijk gedurende de levenscyclus van een product, werk of dienst en is bijvoorbeeld relevant bij circulair inkopen en bouwen en bij de verduurzaming van materiaalgebruik. Hiertoe wordt niet alleen gelet op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten, (eventueel) hergebruik en dergelijke.

3.2.3 Innovatie

Bij MVI speelt innovatie een rol. De Gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

3.3 Lokaal MKB

Bij een enkelvoudig- of een meervoudig onderhandse offerte aanvraag houdt de gemeente, waar

het binnen de kaders van geldende wet- en regelgeving mogelijk is, rekening met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers. Bij een meervoudige onderhandse offerte aanvraag streeft de gemeente minimaal twee lokale/regionale partijen uit te nodigen, tenzij de belangen van de gemeente Molenlanden daarmee niet gediend zijn. “Lokal sourcing” kan bijdragen aan de doelmatigheid van de

gemeente inkoop.

3.4 Kracht van Kernen / burgerparticipatie

De Gemeente wil de kracht van de kernen gebruiken en is alert op opdrachten die de kern(-en) beter kan uitvoeren. Daarnaast stelt de Gemeente, voor opdrachten die zich daarvoor lenen, samen met de inwoners/cliëntenraad het Programma van Eisen op en beoordelen gezamenlijk de aanbiedingen.