Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Midden-Groningen 2024

4.1 Algemeen juridisch kader

We streven naar doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen door inkopen en aanbestedingen op een juiste manier uit te voeren. Hierbij leven we alle relevante wet- en regelgeving na, waaronder de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) en de Gids Proportionaliteit (ten aanzien van aanbestedingen boven de Europese drempel). Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

4.1.1Wet- en regelgeving

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

Sinds 1 juli 2016 is de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’) geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

AanbestedingsreglementWerken 2016

Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) is er voor het aanbesteden van opdrachten van werken onder de Europese drempelbedragen. Het ARW 2016 bevat algemene regels en vermeldt welke procedure er moet of kan worden toegepast.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit bijvoorbeeld Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen van de Europese Commissie.

Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Voor opdrachten boven de Europese drempel geldt het principe ‘pas toe, of leg uit’.

Aanbestedingsbesluit

Algemene maatregel van Bestuur waarin een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet nader zijn uitgewerkt, zoals het ARW 2016, de Gids Proportionaliteit en de UEA.

4.1.2Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijkheid en Non-discriminatie

Alle ondernemers worden gelijk behandeld. Dit betekent onder meer dat voor alle ondernemers dezelfde voorwaarden gelden, alle ondernemers dezelfde informatie krijgen en er geen onderscheid naar nationaliteit wordt gemaakt

Transparantie

Alle voorwaarden van een opdracht worden geformuleerd op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze zodat alle ondernemers deze voorwaarden kunnen begrijpen en op dezelfde manier interpreteren. Transparantie brengt met zich mee dat de Gemeente in staat is om na te gaan of de offertes beantwoorden aan de vooraf bekendgemaakte voorwaarden en dat een ondernemer achteraf kan nagaan of de Gemeente zich bij de beoordeling van de offerte aan haar eigen gestelde voorwaarden heeft gehouden.

Gelijkheid en Non-discriminatie

Alle ondernemers worden gelijk behandeld. Dit betekent onder meer dat voor alle ondernemers dezelfde voorwaarden gelden, alle ondernemers dezelfde informatie krijgen en er geen onderscheid naar nationaliteit wordt gemaakt.

Proportionaliteit (evenredigheid)

Alle voorwaarden en eisen die gesteld worden door de Gemeente dienen relevant te zijn en in verhouding te staan tot de aard en de omvang van de opdracht.

Objectiviteit

Alle keuzes die de Gemeente maakt bij een aanbesteding (keuze van aanbestedingsprocedure en keuze van de leverancier) worden objectief gemaakt en gemotiveerd.

4.1.3Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

4.2 Uniforme documenten en Algemene inkoopvoorwaarden

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Opdrachtnemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk en regionaal gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen toe:

•Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Midden-Groningen;

•Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

•De Nieuwe Regeling (DNR) inclusief addendum van gemeente Midden-Groningen;

•Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) (UAV-gc).

•Verwerkersovereenkomst

4.3 Klachtenregeling

De Gemeente heeft een klachtenmeldpunt ingesteld, waar een (potentiële) inschrijver een klacht over een lopende aanbesteding kan indienen. Dit kan via het adres: klachtenmeldpuntinkoop@midden-groningen.nl.

Daarnaast is er een landelijke onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Hiermee wordt beoogd dat de experts in korte tijd een oordeel kunnen vellen over geschillen die vervolgens zonder rechtsgang worden beslecht. Eén van de voorwaarden is echter dat de ondernemer zijn klacht eerst heeft voorgelegd aan de Gemeente die vervolgens een redelijke termijn moet hebben gekregen om daarop te reageren. Het standaard klachtenformulier van deze landelijke commissie is te vinden op: www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.

5.1 Ethische aspecten

De Gemeente handelt integer. Dit betekent dat medewerkers van de Gemeente zakelijk en objectief handelen, waardoor belangenverstrengeling voorkomen wordt en eerlijke mededinging wordt geborgd. Het integriteitsprotocol is bij het aanbesteden van toepassing.

Daarnaast wenst de Gemeente alleen zaken te doen met leveranciers van onbesproken gedrag.

Iedere leverancier dient in het kader van een Europese aanbesteding daartoe een geldige

Gedragsverklaring Aanbesteden te overleggen die wordt afgegeven door de minister van

Veiligheid en Justitie.

6.1 Sociale, ecologische en economische aspecten

Met opdrachten aan de markt kan de Gemeente significant bijdragen aan de maatschappelijke doelen die de Rijksoverheid en de Gemeente zichzelf en de samenleving gesteld heeft. Eén van de belangrijkste thema’s is wat sinds jaar en dag maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) heet, ook wel duurzaam inkopen genoemd. MVI betekent dat er aandacht is voor sociale aspecten en de effecten van de inkoop op het milieu of het klimaat, niet alleen voor de prijs. De ‘O’ in MVOI laat zien dat dat doel niet alleen een verantwoordelijkheid is van inkopers, maar dat de wijze waarop (intern) opdrachtgeverschap wordt vormgegeven, net zo belangrijk is.

MVOI is een landelijke missie en methodiek, voorkomend uit het Nationaal Plan MVOI 2021-2025, die organisaties helpt om stapsgewijs congruent te worden in de manier waarop ze inkoop gebruikt om ook maatschappelijke effecten te bereiken. Het Nationaal Plan beschrijft zes thema’s waaraan organisaties kunnen bijdragen:

•milieu & biodiversiteit,

•klimaat,

•circulariteit,

•internationale sociale voorwaarden (ketenverantwoordelijkheid),

•diversiteit & inclusie én

•social return.

Deze thema’s zijn gekoppeld aan de duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties: de Sustainable Development Goals (SDG’s) , waar Midden-Groningen zich als gemeente aan verbonden heeft.

De Gemeente heeft als Opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als Opdrachtgever en inkoper invloed op Opdrachtnemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door (vooruitstrevende) eisen te stellen stimuleert zij een duurzaam beleid door Opdrachtnemers. (Markt)partijen worden uitgedaagd om slimme, eerlijke en vernieuwende oplossingen te bieden, die bijdragen aan een duurzame Gemeente en de eigen bedrijfsvoering. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Echter de basis voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming en het inkoopproces duurzame en sociale aspecten toe te passen.

We integreren duurzaamheid in onze inkoopprocedures en (juridische) documenten.

In de ‘Duurzaamheidsvisie Midden-Groningen’ en het ‘Plan van Aanpak Duurzame Bedrijfsvoering Midden-Groningen’ is nader uitgewerkt wat de visie is van de Gemeente rondom duurzaamheid en welke concrete acties hieruit voortvloeien. Deze intentie en koers is vastgelegd in het door de Gemeente ondertekende ‘Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen (MVOI).

Bij het Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven & Inkopen worden die MVI-thema’s toegepast die het meest relevant zijn voor het in te kopen Werk, Goed en/of Dienst.

6.2 MVOI als ontwikkeltraject

In onze Duurzaamheidsvisie (2019-2022) heeft de gemeenteraad er zich toe uitgesproken om MVOI tot standaard te gaan verheffen. Momenteel gebeurt dit nog ad-hoc. De komende jaren is een ontwikkeltraject ingericht om MVOI meer en beter in te bedden. MVOI is altijd het startpunt, maar onze organisatie moet op een beheerste manier groeien in haar rol als opdrachtgever en inkoper. Het vereist bewustzijn, knowhow, inzicht in (financiële) consequenties en structuren om veranderende kosten en baten te faciliteren. Dat MVOI een ontwikkeltraject is betekent geen vrijblijvendheid of dat we pas in 2030 duurzaam gaan inkopen. Eventuele afwijkingen moeten gemotiveerd worden (het zogeheten “pas toe, of leg uit” principe) en uit monitoring zal moeten blijken dat Midden-Groningen het proces om MVOI uit te vragen elk jaar verbeterd met als gevolg dat ieder jaar voor meer MVOI producten en diensten gekozen wordt. In 2030 moet MVOI in de volle breedte de standaard zijn.

6.3 Social Return

Social Return is het principe dat Opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de samenleving, op maatschappelijk of sociaal vlak. Het is één van de zes MVOI-thema’s; één die voor de Gemeente belangrijk is en waar we al vele jaren goede ervaring mee hebben.

Social Return afspraken hebben als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot arbeidsmarkt en wordt als onderdeel bij Europese aanbestedingen van een specifieke Werk, Dienst of Levering verplicht gesteld, waar mogelijk.

De invulling van Social Return kan in de vorm van arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken voor doelgroepen of door op een andere wijze een (aanvullende) maatschappelijke bijdrage te leveren. Op deze manier krijgen mensen, die over geen of onvoldoende relevante werkervaring beschikken, de kans om voor kortere of langere tijd bij een regulier bedrijf geplaatst te worden.

Binnen de Gemeente is Social Return nader uitgewerkt in de ‘Leidraad Social Return voor inkopers’. De Gemeente werkt voor Social Return samen met het Coördinatiepunt ‘Social Return - Werk in Zicht’. Werk in Zicht is het samenwerkingsverband van UWV, gemeenten en SW-bedrijven in de arbeidsmarktregio Groningen en Noord-Drenthe.

7.1 Product- en marktanalyse

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

7.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a.De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b.De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Ondernemer afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

7.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a.De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale (potentiële) Opdrachtnemers. ‘Local sourcing’ kan, in voorkomende gevallen, bijdragen aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van Inkoop. De Gemeente stimuleert het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Om discriminatie te voorkomen houdt de Gemeente rekening met het grensoverschrijdend belang voor niet-regionale Opdrachtnemers. Bij een opdracht die enkelvoudig of meervoudig kan worden aanbesteed, is de mogelijkheid open om toch kiezen voor een nationale of Europese aanbestedingsprocedure.

b.De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle (potentiële) Opdrachtnemers gelijke kansen krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. De Gemeente doet dit onder andere door gebruik te maken van de percelenregeling. Dit houdt in dat wanneer een opdracht met een totale waarde boven een Europees drempelbedrag wordt opgedeeld in percelen. Eén of meerdere percelen kunnen in sommige gevallen worden uitgezonderd van de Europese aanbestedingsprocedure.

Voor opdrachten voor Werken geldt dat het uitgezonderde perceel niet groter mag zijn dan €1.000.000 euro (exclusief omzetbelasting). Daarnaast mag de waarde van het 1-1 gegunde perceel (of percelen) maximaal 20% van de totale waarde van de gehele opdracht bedragen. Voor diensten en homogene leveringen geldt een bedrag van maximaal €80.000 euro (exclusief omzetbelasting) per perceel én eveneens het 20%-vereiste.

De Gemeente houdt ook rekening met het MKB en ZZP’ers door het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Alles in afweging tot het specifiek in te kopen goed en/of dienst en de doelstellingen die de Gemeente wil behalen.

c.De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

De Gemeente heeft de mogelijkheid om op grond van artikel 2.82 Aanbestedingswet opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen (sociale werkvoorzieningen en voorzieningen voor beschut werk) en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integriteit van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen.

7.4 Innovatie

De Gemeente zal waar mogelijk haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven door een opdracht functioneel te beschrijven. Hierbij beschrijft de Gemeente het beoogde resultaat van de te leveren prestaties of het gebruiksdoel van het op te leveren werk, de dienst of het product. Daardoor krijgen leveranciers voldoende ruimte en vrijheid om met eigen ideeën te komen. Daarnaast stimuleert zijn innovatie door `Right to Challenge’ (R2C) aan te moedigen en toe te passen. Bij Right to Challenge kunnen initiatiefnemers taken van overheden overnemen als zij denken het slimmer, beter, goedkoper of anders te kunnen doen. Ondernemers worden opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

7.5 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert het uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

7.6 Subsidieverlening

Bij de afweging om een opdracht middels subsidie te verstrekken of middels een inkoopopdracht, wordt naast het juridisch kader, aandacht geschonken aan de belangen die door het inkoopbeleid worden beschermd, zoals de bescherming van publieke financiën en het waarborgen van de eerlijke concurrentieverhouding.

8.1 Bepalen contractvorm

De Gemeente streeft naar maximale waarde, door opdrachten op basis van marktwerking, concreet en realistisch aan de markt te vergeven. Een mogelijke marktconsultatie en een inschatting van kosten en risico’s geven aan welke contractvorm daar het beste bij past.

8.2 Contractmonitoring

Gedurende de looptijd van het contract vindt afstemming plaats over de meest optimale invulling. De Gemeente monitort (tussentijds) of de afspraken uit de overeenkomst worden nagekomen en de benutting van het contract (nog) aansluit bij de behoefte van de Gemeente.

Periodiek wordt in het kader van monitoring gecontroleerd in welke mate invulling aan de doelstellingen is gegeven. Indien noodzakelijk kan deze evaluatie aanleiding geven tot het verbeteren en aanscherpen van de doelstellingen dan wel het inkoopbeleid.

8.3 Leveranciersmanagement

De Gemeente deelt tijdig met de externe stakeholders de wensen en behoeften die op korte-, middellange en lange termijn worden verwacht.

8.4 Contractmanagement

Contractmanagement is een onderdeel van het inkoopproces en is in de nazorg onontbeerlijk.

Contractmanagement is het in opdracht van de contracteigenaar tijdens de uitvoeringsfase op operationeel niveau managen van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste wijzigingen in het contract met als doel de met het contract beoogde doelstellingen te realiseren.

9.1 Mandaat en volmacht

Inkopen door de Gemeente vindt plaats met inachtneming van het vigerende Algemeen mandaatbesluit gemeente Midden-Groningen en de Budgethoudersregeling Midden-Groningen. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

9.2 Afwijkingsbevoegdheid (delegatie)

Toestemming voor afwijking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid kan alleen worden verleend door de Gemeentesecretaris, namens het college van burgemeester en wethouders.

9.3 Delegatie uitvoeringsregels aan het college van burgemeester en wethouders

De bevoegdheid om uitvoeringsregels te stellen ten aanzien van dit Beleid wordt, voor zover de grondslag daarvoor niet rechtstreeks volgt uit artikel 108 Gemeentewet en artikel 4:81 Algemene wet bestuursrecht, door de Raad gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders.