Aanhef
Burgemeester en wethouders maken op grond van afdeling 3.6 van de Algemene wet bestuursrecht bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 25 juni 2019 heeft vastgesteld:
-de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2019-2022;
Deze beleidsregels treden met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2019. Tegelijkertijd is de Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2015-2018 Midden-Delfland ingetrokken.
Bestuurssamenvatting
Door vaststellen van deze nota geeft de Raad kaders met betrekking tot weerstandsvermogen en risicomanagement aan en stelt de Raad beleid vast waarbinnen het bestuur en de ambtelijke organisatie dient te handelen. De kaders en beleidsregels moeten ervoor zorgen dat weerstandsvermogen en risicomanagement een plek krijgt binnen de P&C cyclus, dat de risico's beheersbaar zijn en dat er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is.
Risicomanagement moet niet leiden tot doemdenken.
Wat is het beoogde effect van deze nota?
-Kaderstelling weerstandsvermogen en risicomanagement
De Raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een exact sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem gaat opleveren. Daarom heeft een organisatie weerstandsvermogen nodig om tegenvallers op te vangen.
-Verhogen inzicht van risico's
Niet alleen de financiële risico's maar ook de risico's op het gebied van milieu, letsel, veiligheid, informatiebeveiliging, fraude, imago en juridische zaken moeten worden onderkend.
-Verhagen bewustzijn van risico's
Dit is zowel van belang op het niveau van bestuur als het management. Voor het bestuur geldt dit vooral voor het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico's richting bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico's. De organisatie dient zich ervan bewust te zijn dat risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & control cyclus.
-Voldoen aan wet- en regelgeving
Met het vaststellen van deze nota wordt voldaan aan de eis van het BBV (vastgelegd in de financiële verordening) om het beleid periodiek te actualiseren.
Wie doet wat?
Het risicomanagement valt onder de integrale verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders. Risicomanagement is een vorm van integraal management wat inhoudt dat 'de lijn' verantwoordelijk is voor de risicobeheersing.
Een risico wordt omschreven in Oorzaak - Gebeurtenis - Gevolg. Waarbij het risico, de gebeurtenis is. Door al in een vroeg stadium na te denken over de mogelijke risico's van projecten of bepaald beleid, kunnen er preventieve- en/of beperkende maatregelen genomen worden. Onderstaand model is een weergave van het proces met een aantal voorbeelden van oorzaken en gevolgen.
Preventieve maatregelen Beperkende maatregelen
Risicomanagement is geen eenmalige activiteit. Regelmatig beoordelen van risico's en deze afzetten tegen het beschikbare weerstandsvermogen is noodzakelijk.
Bijlage 1 Risicoprofiel
Identificatie
Om de risico's in kaart te brengen wordt een Gemeentebrede risico-inventarisatie vastgelegd in het (Fraude) Risicoregister. Na verwerking van de risico's worden de afdelingsrisicoprofielen ter verifiëring teruggekoppeld naar de directeuren. Op deze wijze is bottom-up het risicoprofiel van de Gemeente MiddenDelfland opgesteld.
Risicocategorieën
De in kaart gebrachte risico's worden onderverdeeld in verschillende typen risico's:
1Bedrijfsproces: Aantasting van de productiecapaciteit vanwege gehele of gedeeltelijke bedrijfsstilstand en de daaruit voortvloeiende planningsproblemen.
2Frauderisico: Opzettelijke misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
3Letsel/Veiligheid: Het oproepen van gevoelens van (sociale) onveiligheid, eventueel gevolgd door bedreiging of lichamelijke schade aan personen.
4Financieel: Directe aantasting van de vermogenspositie van de organisatie.
5Materieel: Beschadiging/verlies van gebouwen, bedrijfsinventaris, transportmiddelen en goederen.
6Imago/Politiek: Aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van negatieve publiciteit.
7Milieu: Aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving.
8Informatie/Strategie: Schade door onvoldoende of niet juiste informatie, waardoor geen of niet juiste besluiten worden genomen.
Uitval van computer- of telecommunicatiesystemen, het in ongerede raken van gegevensbestanden of het door onbevoegden (hackers) kennis nemen dan wel manipuleren van bepaalde gegevens kan ernstige gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening.
9Personeel/Arbo: Schade door aantasting van de arbeidscapaciteit en kwaliteit van arbeid.
10Juridisch/Aansprakelijkheid: Aantasting van de vermogenspositie door claims van derden als gevolg van wettelijke- of contractuele aansprakelijkheid (materiele schade, letselschade enz.).
11Product: Aantasting van de afzetcapaciteit, doordat producten en afdelingen niet aan de door de afnemer gestelde kwaliteitseisen voldoen.
Kwantificering
Om risico's te kwantificeren dienen zowel de kans als het gevolg te worden bepaald. Daartoe wordt gebruik gemaakt van referentiebeelden om te bepalen in welke klasse een risico zich bevindt. Hieraan zijn kanspercentages gekoppeld. Bijvoorbeeld als een risico zich eenmaal in de tien jaar voordoet is de kans op optreden 10%. Hetzelfde geldt als een risico zich eenmaal per jaar kan voordoen dan wordt dit vastgesteld op 90% (bij 100% is het immers geen risico meer). Op basis van deze kansverdeling wordt in een risicosimulatie gerekend.
Kans
Voor de beoordeling van de kans hanteren we 5 klassen met de volgende referentiebeelden.
•< of 1 keer per 10 jaar (10%)
•1 keer per 5-10 jaar (30%)
•1 keer per 2-5 jaar (50%)
•1 keer per 1-2 jaar (70%)
•1 keer per jaar of> (90%)
Financieel gevolg
Hieronder het onderscheidt in de financiële gevolgen:
•< € 50.000
•Tussen € 50.000 en € 250.000
•Tussen € 250.000 en € 500.000
•Tussen € 500.000 en € 1.000.000
•> € 1.000.000