Aanhef
Reglement adviescommissie kunst en cultuur Middelburg 2024
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a.Adviescommissie: adviescommissie subsidies kunst en cultuur Middelburg 2024.
b.College: het college van burgemeester en wethouders van Middelburg.
c.Hij/zij/hem: daar waar hij/zijn/hem staat, wordt ook zij/haar/haar bedoeld
d.Secretariaat: het ambtelijk secretariaat dat de adviescommissie administratief ondersteunt.
e.Nadere regels: Nadere regels subsidie kunst en cultuur gemeente Middelburg 2023-2026.
f.Culturele instelling: instelling die actief is in beeldende kunst, bouwkunst, erfgoed (musea, archieven, archeologie, monumentenzorg), dans, film, letteren, (pop-)muziek, (muziek-)theater of vormgeving.
Artikel 2. Taken
1De adviescommissie heeft tot taak het college schriftelijk te adviseren bij besluitvorming op het gebied van Middelburgse jaarlijkse subsidies kunst en cultuur, inclusief de verdeling van de beschikbare middelen.
2De adviezen zijn openbaar maar niet bindend.
Artikel 3. Samenstelling, benoeming en aftreding adviescommissie\
1De adviescommissie bestaat uit commissieleden met specifieke expertise ten aanzien van het (Middelburgse) culturele landschap.
2Bij de samenstelling van de commissie wordt rekening gehouden met diversiteit en inclusie.
3De adviescommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden, waarvan 1 voorzitter.
4De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
5Binnen de adviescommissie is actuele kennis aanwezig van alle ontwikkelingen die vallen onder de kunstdisciplines genoemd in de Nadere regels en van de beleidsthema’s genoemd in de Nadere regels en de cultuurvisie 'Op kunst en cultuur kun je bouwen’.
6De voorzitter en de leden van de adviescommissie worden door het college voor een periode van twee jaar benoemd.
7Het college kan de voorzitter en een lid voor maximaal één periode herbenoemen.
8In bijzondere omstandigheden kan het college voor een lid een stemgerechtigde plaatsvervanger benoemen, die één tijdvak in de plaats treedt van het lid dat hij vervangt.
9Ten behoeve van de benoeming van een nieuw lid wordt een openbare werving opgezet.
10In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten geen openbare werving op te zetten en een nieuw lid te benoemen op voordracht van de overige leden van de commissie.
11Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met de functie van bestuurder of directeur van een Middelburgse culturele instelling, het lidmaatschap van de gemeenteraad, raadscommissies en het college van Middelburg.
12Een lid van de adviescommissie kan te allen tijde aan het college om ontslag vragen.
13Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan.
14Een lid van de adviescommissie blijft na aftreden in functie totdat hij is herbenoemd, dan wel een nieuw lid is benoemd.
15De benoeming van een lid ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt binnen drie maanden na het ontstaan van een vacature.
16Een tussentijds benoemd lid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger zou zijn afgetreden.
Artikel 4. Integriteit en geheimhouding
1Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.
2Een commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven-)functies schriftelijk aan de gemeente.
3Een commissielid neemt geen deel aan de behandeling van aanvragen als hij een functioneel of persoonlijk belang heeft. Van een functioneel of persoonlijk belang is in ieder geval sprake als hij, zijn partner of een familielid in de eerste of tweede graad:
a.zelf subsidie heeft aangevraagd;
b.zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd;
c.een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als de aanvraag wordt gehonoreerd, bijvoorbeeld als freelancer;
d.werkzaam is voor een instelling die niet zelf een aanvraag heeft gedaan, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidieverstrekking.
4Bij functionele of persoonlijke belangen, anders dan omschreven in het vorige lid, wordt een expliciete afweging gemaakt door de voorzitter, of, indien het de voorzitter betreft, de vicevoorzitter, of en onder welke voorwaarden het desbetreffende lid kan deelnemen aan de advisering.
5Een commissielid treedt niet in concurrentie met de te beoordelen organisaties, neemt geen schenkingen aan en bedingt deze niet voor zichzelf of zijn naasten.
6Een commissielid behandelt de hem toegezonden informatie als vertrouwelijk, zorgt voor de juiste beveiliging en handelt overeenkomstig de AVG.
7De commissieleden dragen zelf zorg voor vernietiging van de ontvangen informatie en verwijdering van ontvangen en verzonden digitale informatie na afronding van eventuele bezwaar- en beroepschriften.
8Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk.
9Commissieleden die worden benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijzen de vraagsteller naar het secretariaat.
Artikel 5. Ambtelijk secretariaat
1De adviescommissie wordt bijgestaan door een secretariaat.
2Het secretariaat wordt aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Middelburg.
3Het secretariaat is geen lid van de adviescommissie en heeft geen stemrecht.
4Het secretariaat neemt deel aan de vergaderingen van de commissie.
Artikel 6. Taakverdeling
1Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:
a.het vaststellen van de agenda, in overleg met het secretariaat;
b.het bepalen van dag en uur van de vergadering, in overleg met het secretariaat;
c.het leiden van de vergadering;
d.het peilen van meningen binnen de adviescommissie, het meedelen van uitslagen van stemmingen en het vaststellen dat een besluit is genomen;
e.het ondertekenen van de adviezen die van de adviescommissie uitgaan.
2Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer:
a.het lezen en beoordelen van subsidieaanvragen aan de hand van de beoordelingscriteria genoemd onder ‘artistiek-inhoudelijke kwaliteit’ in artikel 23;
b.het deelnemen aan vergaderingen waarin de subsidieaanvragen worden behandeld.
c.het formuleren van unanieme adviezen over de ingediende subsidieaanvragen.
3Tot de taken van het secretariaat behoren onder meer:
a.het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de adviescommissie;
b.het opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;
c.het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie;
d.het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het conceptverslag en de besluitenlijst;
e.het opstellen van het conceptadvies aan het college;
f.binnen vier weken na vergadering schriftelijk (digitaal) aanbieden van een advies van de adviescommissie aan het college;
g.het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies.
Artikel 8. Vergoedingen
1Een lid van de adviescommissie ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen.
2Een lid van de adviescommissie ontvangt voor bijgewoonde vergaderingen een reiskostenvergoeding op basis van (2e klasse) openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto de wettelijk vastgelegde onbelaste vergoeding.
3De leden declareren deze onkosten bij het secretariaat.
4De aanwezigheid van een lid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.
Artikel 9. Wijze van advisering
1De adviescommissie toetst elke subsidieaanvraag aan de beoordelingscriteria van artikel 23 lid 6 van de nadere regels.
2De adviescommissie adviseert het college schriftelijk.
3De adviescommissie gebruikt voor het advies een door het college vastgesteld format.
4Binnen vier weken na vergadering biedt de adviescommissie de adviezen schriftelijk (digitaal) aan het college aan.
Artikel 10. Vergaderorde en advies
1Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.
2De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten.
Artikel 11. Vaststelling advies
1Een advies van de adviescommissie wordt alleen vastgesteld indien ten minste 3 leden, waaronder de voorzitter, ter vergadering aanwezig zijn of digitaal aanwezig zijn.
2Het advies op een subsidieaanvraag wordt voorbereid door ten minste twee leden, waaronder indien mogelijk het commissielid met expertise in een discipline waar de aanvraag betrekking op heeft.
3Van de vergaderingen van de adviescommissie maakt het secretariaat een verslag waarin ten minste de adviezen ten aanzien van de voorgelegde subsidieaanvragen zijn opgenomen en de namen van de aanwezige adviescommissieleden.
4De adviezen van de adviescommissie zijn unaniem.
Artikel 12. Wijziging of intrekking van dit reglement
Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord.
Artikel 13. Slotbepaling
1Dit reglement treedt in werking op de dag na datum bekendmaking in het Gemeenteblad.
2Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie kunst en cultuur Middelburg 2024.
Middelburg, 19 december 2023