Hoofdstuk 1 Algemeen
Artikel 1.1 Geheimhouding als uitzondering
1Als uitgangspunt geldt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie en vergaderingen. Openbaarheid is de regel en geheimhouding de uitzondering.
2De keuze voor geheimhouding van informatie wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.
Artikel 1.2 Wettelijke kaders voor geheimhouding
1De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor geheimhouding.
2De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 voor het college en in artikel 84 voor commissies.
3De Wet open overheid geeft in artikel 5:1 eerste en tweede lid de uitzonderingen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd.
4De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in het eerste en tweede lid genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
5Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid als misdrijf van het schenden van geheimen.
Artikel 1.3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding
In het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Middelburg”, de “Verordening op de raadscommissies Middelburg’, de “Verordening op de vertrouwenscommissie Middelburg”, de “Gedragscode raadsleden, wethouders en burgemeester” en het “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders” zijn nadere regels voor besloten vergaderingen en/of geheimhouding opgenomen.
Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten
Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk
1In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.
2Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.
Artikel 2.2 Openbaarmaking collegebesluiten
1Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.
2Het besluit waarop geheimhouding is opgelegd, wordt opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering (zogenaamde Kabinetslijst).
Artikel 2.3 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad
1Het college, de burgemeester, commissie of raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5:1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
2Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Gelet op artikel 89 van de Gemeentewet wordt op het document “geheim” vermeld.
3In het format dat wordt gebruikt voor college-, burgemeester-, commissie- of raads-voorstellen wordt het volgende vermeld:
a.motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5:1 eerste of tweede lid van de Wet open overheid;
b.onder verwijzing naar artikel 87 van de Gemeentewet,
c.de termijn (horizonbepaling);
d.welke onderdelen van het voorstel geheim zijn.
4Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
Artikel 2.4 Verstrekken geheime informatie aan anderen
Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college of de burgemeester nood-zakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college of de burgemeester informatie waarop hij geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.
Artikel 2.5 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken
1Geheime commissie- en raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris en een medewerker van documentaire informatievoorziening.
2Kopiëren (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Geheime stukken uit het raadsinformatiesysteem mogen niet aan derden worden doorgestuurd of getoond.
Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 3.1 Openbare aankondiging en opening raads- en commissievergaderingen
1Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.
2Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat geheime informatie wordt besproken.
3Als er naast openbare stukken of onderwerpen een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, gebeurt dit in een besloten vergadering die aansluitend op de openbare vergadering plaatsvindt. Voor deze vergadering wordt een aparte agenda gemaakt die achter een slotje naast de openbare agenda in het raadsinformatiesysteem zal worden geplaatst.
4Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van raad en commissies. Indien het om een besloten vergadering over geheime informatie gaat, mogen commissieleden die de desbetreffende informatie hebben ontvangen bij de bespreking hiervan aanwezig zijn.
Artikel 3.2 Het sluiten van de deuren
1Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.
2Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college en de gemeentesecretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).
3Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet.
Artikel 3.3 Vergaderen achter gesloten deuren
1Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gemaakt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.
3a. Het ter vergadering behandelde wordt door de aanwezigen op grond van de wet geheim gehouden. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze vergadering is c.q. wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.
b.Ter vergadering behandelde openbare informatie is en blijft openbaar.
4Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.
5Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
6Beeld- en geluidsbestanden van besloten vergaderingen worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem en zijn te bezien en te beluisteren door commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris en een medewerker van documentaire informatievoorziening.
Artikel 3.4 Collegevergaderingen
1Het college vergadert achter gesloten deuren.
2De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 van de Gemeentewet.
3De besluiten waarop geheimhouding is opgelegd, worden opgenomen in de Kabinetslijst.
Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over informatie en besloten vergaderingen
Artikel 4.1 Opheffen geheimhouding
1Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
2In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
3In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie aan de raad is verstrekt.
Artikel 4.2 Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen
1De secretaris houdt een overzicht bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.
2De griffier houdt een overzicht bij van alle besloten raads- en commissie-vergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen is verstrekt en waarover geheimhouding is opgelegd.
3Genoemde overzichten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van de informatie, de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.
Artikel 4.3 Horizonbepalingen
1De secretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.
2Indien noodzakelijk besluit het college opnieuw geheimhouding op te leggen.
3De secretaris en griffier controleren tweemaal per jaar de horizonbepaling en zorgen dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college c.q. de raad (in besloten vergadering) over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.
Artikel 4.4 Publicatie openbaar geworden informatie
Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen, plaatst de griffier de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.
Artikel 4.5 Geluidsbestanden van besloten raadsvergaderingen
Het college is niet bevoegd om te beslissen op verzoeken van burgers om te kunnen beschikken over geluidsbestanden van besloten raadsvergaderingen. Dergelijke verzoeken worden daarom onmiddellijk doorgezonden naar de raad met het verzoek daarop – in een besloten vergadering – te beslissen. De raad beslist op zo’n verzoek bij volstrekte meerderheid (dat is de helft plus één van de stemmen) van de zitting hebbende leden. Voor het bepalen van de meerderheid wordt gebruik gemaakt van de presentielijst.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 5.1 Slotbepalingen
1Het Protocol geheimhouding gemeenteraad Middelburg 2016 wordt ingetrokken.
2Dit protocol treedt in werking op de dag na de bekendmaking van dit besluit in het elektronische Gemeenteblad.
3Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeente Middelburg 2023”.
Toelichting
Op 1 april 2023 is het onderdeel geheimhouding van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Deze wet wijzigt de bepalingen omtrent geheimhouding in de Gemeentewet. In de Gemeentewet is nu een apart hoofdstuk gewijd aan de geheimhoudings-regeling (hoofdstuk Va).
Dit zijn de belangrijkste wijzigingen in de Gemeentewet:
•De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie.
•Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim.
•De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren.
•De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen.
•Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust.
Voor een juiste en zorgvuldige uitvoering van de nieuwe wettelijke bepalingen, wordt het Protocol geheimhouding gemeenteraad Middelburg 2016 geactualiseerd.
Als uitgangspunt in het nieuwe Protocol geheimhouding gemeente Middelburg 2023 (verder: het Protocol) blijft gelden het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie en vergaderingen. Openbaarheid en transparantie zijn zwaarwegende belangen die zorgen voor controleerbaarheid van bestuurlijk handelen.
Zwaarwegende belangen als genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo) kunnen het echter noodzakelijk maken om af te wijken van de basisregel van openbaarheid.
Bij besluiten tot het opleggen van geheimhouding vindt een belangenafweging plaats, waarbij het belang van openbaarheid wordt afgewogen tegen andere rechtmatige belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid.
In artikel 5.1, eerste lid, Woo zijn vijf absolute uitzonderingsgronden opgenomen:
1Eenheid van de Kroon
2Veiligheid van de Staat
3Vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens
4Persoonsgegevens
5Nummers ter identificatie
Onder artikel 5.1, tweede lid, Woo staan negen relatieve uitzonderingsgronden. Het openbaar maken van informatie blijft achterwege voor zover het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van:
1Internationale betrekkingen
2Economische of financiële belangen van de overheid
3Opsporing en vervolging van strafbare feiten
4Inspectie, controle en toezicht
5Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer
6Overige bedrijfs- en fabricagegegevens
7Bescherming van het milieu
8Beveiliging van personen en bedrijven en voorkomen van sabotage
9Goed functioneren van overheidsorganen
In hoofdstuk 2 van het Protocol is de werkwijze voor het opleggen van geheimhouding door de burgemeester, het college en de raad opgenomen. Op documenten waarop geheimhouding wordt opgelegd, wordt "geheim' vermeld onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 van de Wet open overheid en de horizonbepaling.
Voorbeeld voor de formulering van het besluit tot opleggen geheimhouding.
Het college/de raad besluit:
a.op grond van artikel 87 Gemeentewet geheimhouding op te leggen op de inhoud van dit voorstel (of delen daarvan) en alle overige informatie die hieraan ten grondslag ligt. De motivering hiervoor is op grond van artikel 5.1 lid … Woo;
b.de geheimhouding op te leggen tot [datum].
Indien stukken van het college naar de raad gaan:
c.op grond van artikel 88 Gemeentewet [deze informatie] aan de raad te verstrekken;
d.de raad te verzoeken om vooraf met het college te overleggen wanneer de raad voornemens is om de door het college opgelegde geheimhouding op te heffen.
Gelet op artikel 88, zesde lid, Gemeentewet geeft de raad in artikel 2.4 het college of de burgemeester de bevoegdheid om geheime informatie met anderen te delen nadat deze informatie is verstrekt aan de raad, onder de voorwaarden dat:
•verstrekking alleen plaatsvindt voor zover dit voor de werkzaamheden van het college of de burgemeester noodzakelijk is;
•het college of de burgemeester vermeldt dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt; en
•het college of de burgemeester de raad zo spoedig mogelijk informeert over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.
De werkwijze voor besloten vergaderingen van zowel het college als van raads- en commissie-vergaderingen is opgenomen in hoofdstuk 3 van het Protocol.
In hoofdstuk 4 van het Protocol is de werkwijze voor het opheffen van geheimhouding opgenomen. Tweemaal per jaar wordt gecontroleerd of een opgelegde geheimhouding kan worden opgeheven.