Bijlage 1: Definitielijst
Anonimiseren
Het proces waarbij persoonsgegevens zodanig worden bewerkt dat de identiteit van de betrokkene niet langer kan worden achterhaald, waardoor de gegevens niet langer als persoonsgegevens worden beschouwd.
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
De Nederlandse toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de handhaving van de privacywetgeving.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De Algemene verordening gegevensbescherming (EU 2016/679) van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 is een EU-wet die de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens regelt, evenals het vrije verkeer van die gegevens. In Nederland zijn enkele onderwerpen verder uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Daarnaast zijn privacyvoorschriften te vinden in sectorspecifieke wetgeving.
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is een set van richtlijnen en maatregelen die door de Nederlandse overheid is vastgesteld om de informatiebeveiliging van overheidsorganisaties te waarborgen. De BIO biedt een kader voor het beschermen van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie.
Betrokkene(n)
Een betrokkene is een natuurlijk persoon waarop de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit kan een natuurlijk persoon (inwoner, burger, contactpersoon) of een entiteit (ondernemer, ambtenaar (keten)partner) zijn.
Beveiligingsmaatregelen
Technische en organisatorische maatregelen die worden genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking, evenals tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die extra gevoelig zijn en waarvoor op grond van de AVG een strengere bescherming geldt. Het gaat hierbij onder andere om gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, gezondheid, of iemands seksueel gedrag of geaardheid. Deze gegevens mogen in beginsel niet worden verwerkt, tenzij sprake is van een wettelijke uitzondering.
BIV-classificatie (Beschikbaarheid, Integriteit, Vertrouwelijkheid)
Een classificatiesysteem dat bepaalt welk beveiligingsniveau vereist is voor gegevens en systemen, gebaseerd op de mate waarin de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens moet worden beschermd.
Chief Information Security Officer (CISO)
De Chief Information Security Officer is de functionaris binnen de gemeente die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, implementeren en bewaken van het informatiebeveiligingsbeleid. De CISO adviseert het management over risico’s en maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en zorgt voor een veilige omgang met gegevens binnen de organisatie.
Datalek
Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens ongewenst worden vernietigd, verloren, gewijzigd of toegankelijk worden gemaakt door onbevoegden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door een hack, verlies van een USB-stick, of een e-mail die naar het verkeerde adres of naar een verkeerde ontvanger is verzonden.
Data-uitwisselingsovereenkomst
Een overeenkomst tussen twee of meer organisaties waarin de voorwaarden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd voor het delen van persoonsgegevens. Bij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid moet een data-uitwisselingsovereenkomst worden gesloten om de gezamenlijke verantwoordelijkheden te verduidelijken.
Data Protection Impact Assessment
Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is een beoordelingsrapport waarin een gegevensverwerking wordt geanalyseerd aan de hand van de noodzaak en risico’s vanuit privacy opzicht. Dit rapport biedt een overzicht van de huidige privacy-risico’s, aan de hand waarvan privacymaatregelen (waarborgen) aangepast/verscherpt kunnen worden.
Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De gemeente Middelburg heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld, wiens verantwoordelijkheden zich uitstrekken tot alle zaken met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de FG omvatten het verstrekken van informatie, het geven van advies en het houden van toezicht op de naleving van de privacywetgeving. Daarnaast fungeert de FG als ombudsman, waarbij hij klachten en bezwaren beoordeelt en toezicht houdt op de afhandeling ervan.
Geautomatiseerde besluitvorming
Geautomatiseerde besluitvorming verwijst naar het proces waarbij beslissingen worden genomen door middel van geautomatiseerde systemen of algoritmen zonder menselijke tussenkomst. Deze beslissingen kunnen een significante impact hebben op de betrokkenen, zoals beslissingen over kredietwaardigheid, sollicitaties of toegang tot diensten.
(Gegevens)verwerking
Een gegevensverwerking omvat elke handeling met persoonsgegevens, al dan niet (gedeeltelijk) geautomatiseerd uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Het gaat bijvoorbeeld om informatie zoals naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres of een personeelsnummer. Deze gegevens kunnen op zichzelf of in combinatie met andere informatie leiden tot identificatie van een persoon. Informatie over organisaties of bedrijven is meestal geen persoonsgegeven. Verwerking van deze gegevens kan gevolgen hebben voor het privéleven van de betrokkene.
Privacy Officer (PO)
Een PO is een persoon die verantwoordelijk is voor het waarborgen van de naleving van privacywetgeving binnen de gemeente Middelburg.
Privacyteam
Het Privacyteam bestaat uit de PO's en de FG van de gemeente Middelburg. Dit team is verantwoordelijk voor het waarborgen van de naleving van privacywetgeving, het adviseren over privacyvraagstukken, en het monitoren en verbeteren van de bescherming van persoonsgegevens binnen de organisatie.
Privacy audit
Een privacy audit is een audit die wordt uitgevoerd als onderdeel van bedrijfsdoelstellingen, waarbij de noodzakelijke verwerking van gegevens wordt gecontroleerd op veiligheid en naleving van het privacybeleid en de privacywetgeving.
Pseudonimiseren
Het verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder gebruik te maken van aanvullende gegevens.
Profilering
Elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon worden geëvalueerd, met name met het oog op het analyseren of voorspellen van aspecten die betrekking hebben op de prestaties van die persoon op het werk, de economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen.
Proceseigenaar
De proceseigenaar is de persoon binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer, de optimalisatie en de resultaten van een specifiek bedrijfsproces. Deze rol omvat onder meer het toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving, waaronder privacywetgeving.
Rechten van betrokkene(n)
Betrokkenen hebben verschillende rechten onder de AVG en de Wpg, zoals het recht op inzage en het recht op correctie van persoonsgegevens. De betrokkene kan een beroep doen op zijn rechten door een verzoek in te dienen bij de gemeente.
(Sub)verwerker
De organisatie of persoon die in opdracht en ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Een subverwerker is een derde partij die door een verwerker is ingeschakeld om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren namens de verwerkingsverantwoordelijke.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
De VNG is de belangenorganisatie voor alle gemeenten in Nederland. Zij ondersteunt en adviseert gemeenten bij het uitvoeren van hun taken en bevordert de samenwerking en kennisdeling tussen gemeenten.
Verwerkersovereenkomst
Een overeenkomst tussen verwerker en verwerkingsverantwoordelijke waarin de voorwaarden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd voor het delen van persoonsgegevens.
Verwerkingsregister
Een register waarin verwerkingen van persoonsgegevens worden vastgelegd, indien noodzakelijk voor het specifieke doel van de verwerking.
Verwerkingsverantwoordelijke
De organisatie of persoon die bepaalt waarom (de grondslag) de persoonsgegevens worden verwerkt en vaststelt voor welk doel en met welke middelen dit gebeurt.
Bijlage 2: Wijzigingstabel Privacybeleid Gemeente Middelburg
Datum van Wijziging
Omschrijving van de Wijziging
Reden voor Wijziging
Geëvalueerd door
Goedkeuring door
Opmerkingen