Aanhef
De R a a d van de gemeente Meppel;
gelezen het voorstel van de agendacommissie d.d. 7 november 2016, nr. 1197938;
Gelet op artikel 84 en artikel 149 van de Gemeentewet;
Gezien het advies van: Fractievoorzittersoverleg d.d. 3 november 2016;
b e s l u i t :
vast te stellen de Verordening op het fractievoorzittersoverleg.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.fractievoorzittersoverleg: het door de raad ingestelde overlegplatform bestaande uit de voorzitter raad en de fractievoorzitters;
b.voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;
c.fractievoorzitter; de voorzitter van een politieke groepering uit de gemeenteraad of diens vervanger;
d.griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het fractievoorzittersoverleg, of diens vervanger.
Artikel 2. Taken
Het fractievoorzittersoverleg heeft een adviserende rol en oefent daarbij de volgende taken uit:
1adviseert de raad, zowel gevraagd en ongevraagd, over zaken van organisatorische en procedurele aard die de raad betreffen, voor zover niet behorend tot de competentie van de overige door de raad ingestelde commissies;
2fungeert als eerste aanspreekpunt voor de voorzitter van de raad met betrekking tot vertrouwelijke zaken en brengt daarover desgewenst advies uit;
3adviseert de raad over de verantwoording van het raadsbudget en de fractiebudgetten;
4adviseert over andere zaken, in opdracht van de raad.
Artikel 3. Samenstelling
1Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het fractievoorzittersoverleg.
2Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander (duo-) raadslid van zijn fractie, bij voorkeur de plaatsvervangend fractievoorzitter, dan wel laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.
3Het fractievoorzittersoverleg wordt bijgestaan door de griffier.
4Het fractievoorzittersoverleg kan zich laten bijstaan door adviseurs.
5De voorzitter kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor het fractievoorzittersoverleg.
Artikel 4. Vergaderfrequentie en –plaats
1Het fractievoorzittersoverleg vergadert tenminste vier keer per jaar of zoveel vaker wanneer de voorzitter of ten minste 2 leden dit wensen.
2De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg worden in het stadhuis gehouden, tenzij de leden van het fractievoorzittersoverleg besluiten elders te vergaderen.
Artikel 5. Openbaarheid van vergaderingen
1De vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg zijn openbaar.
2Het fractievoorzittersoverleg kan beslissen dat een vergadering of een deel daarvan in beslotenheid plaatsvindt.
Artikel 6. Oproep
De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst van het fractievoorzittersoverleg de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden uiterlijk 2 dagen voor de bijeenkomst verzonden. In spoedeisende gevallen kunnen deze termijnen worden verkort tot 24 uur voor de bijeenkomst.
Artikel 7. Agenda en verslag
1Bij aanvang van de bijeenkomst stelt het fractievoorzittersoverleg de agenda vast.
2De leden van de raad worden zo snel mogelijk na de vergadering van het fractievoorzittersoverleg geïnformeerd over het besprokene door middel van het beschikbaar stellen van een concept verslag.
Artikel 8. Quorum en advisering buiten de vergadering
1Een vergadering van het fractievoorzittersoverleg kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
2Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren.
3Het fractievoorzittersoverleg kan ook buiten de vergadering adviezen uitbrengen of beslissingen nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.
Artikel 9. Stemming.
Alle adviezen of beslissingen worden uitgebracht bij gewone meerderheid van stemmen. Van minderheidsstandpunten wordt desgewenst melding gemaakt.
Artikel 10. Verantwoording.
Het fractievoorzittersoverleg is voor zijn handelingen en zijn beleid verantwoording schuldig aan de raad en geeft hem alle verlangde inlichtingen.
Artikel 11. Onvoorziene omstandigheden.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het fractievoorzittersoverleg op voorstel van de voorzitter.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking acht dagen na bekendmaking.
Artikel 13. Citeerdeel
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening fractievoorzittersoverleg 2017’.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 februari 2017,
de griffier, de voorzitter,