Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van Meppel;
gelet op:
de artikelen 3, 3a, 8, 9 en 10 van het Archiefbesluit 1995;
de artikelen 1 en 6 van de Beheerregeling Informatiebeheer Meppel;
gezien het voorstel van d.d. 23 oktober 2023, nr. 1808469/1827350;
overwegende:
dat met het SIO een structureel overleg wordt gecreëerd waarmee vraagstukken worden belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding op strategisch niveau. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijk deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Hierdoor wordt - in samenhang - het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO in enkele archivistische situaties een wettelijk verplichte functie.
besluit:
vast te stellen het instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Meppel;
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:
1SIO: het Strategisch Informatieoverleg waar dit besluit betrekking op heeft;
2Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.
Artikel 2 Organisatie
1Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Meppel (verder genaamd: SIO).
2De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: het uitbrengen van advies aan burgemeester en wethouders van de gemeente Meppel inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Artikel 3 Bevoegdheden
1Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:
a.situaties van vervreemding van archiefbescheiden;
b.situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken (Hotspots).
2Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders van de gemeente Meppel inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.
3Het SIO kan inhoudelijke deskundigen van alle gemeentelijke werkgebieden en het Drents Archief uitnodigen bij het overleg.
Artikel 4 Samenstelling SIO
1In het SIO hebben zitting:
a.de teammanager Informatie en Interne Dienstverlening (voorzitter);
b.de gemeentesecretaris/gemeentearchivaris;
c.de Strategisch Adviseur Informatisering en Automatisering;
d.de Beleidsmedewerker Documentaire Informatie Voorziening (secretaris);
e.één of meer deskundige(n) (maximaal 4) op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.
2Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.
Artikel 5 Zittingsduur
1De deskundige(n) word(t)(en) benoemd voor een termijn van vier jaar.
2Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden. Herbenoeming is eveneens voor een termijn van vier jaar.
3Indien burgemeester en wethouders van de gemeente Meppel daartoe aanleiding ziet, kan er voor een kortere termijn dan vier jaar worden (her)benoemd.
4De deskundige(n) kan/kunnen op elke moment ontslag nemen door hiervan schriftelijk mededeling te doen aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 6 Vergoeding
1De deskundige(n) ontvang(t)(en) per vergadering een vergoeding.
2De vergoeding is overeenkomst de vergoeding voor de leden van de Adviesraad Sociaal Domein.
Artikel 7 Vergaderfrequentie en agenda
1Het SIO vergadert 4 maal per jaar.
2De secretaris van het SIO stelt de agenda op, nodigt de deelnemers uit en maakt het verslag op.
Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel
1Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.
2Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Meppel.