Hoofdstuk 1 Algemeen
1.1 Inleiding
Voor u ligt het Verslag archiefbeheer over het bijzondere jaar 2020. Een jaar waarin voor iedere organisatie gold dat de omstandigheden anders zijn dan we gewend zijn. Het dagelijkse leven werd stilgelegd, scholen gingen dicht en het thuiswerken werd het nieuwe normaal.
1.2 2020 en de gemeente Meppel
In het jaar 2020, waren er, naast COVID-19, nog enkele belangrijke onderwerpen:
-wijziging van de organisatiestructuur per 01-09-2020;
-nieuwe projecten, zoals Digitale Revolutie en de Omgevingswet;
-Tweede Kamerverkiezingen.
COVID-19 en het archiefbeheer
Ook bij de gemeente Meppel ging iedereen thuiswerken, met uitzondering van de vitale functies. Het thuiswerken trof ook het archiefbeheer. De dagelijkse werkzaamheden werden zowel analoog als digitaal uitgevoerd. Fysieke bezoeken van archiefbezoekers zijn uitgesteld tot eind 2021. Bij sommige vragen was het mogelijk om via de digitale weg een antwoord te verstrekken. Archiefprojecten, welke voor 2020 waren gepland en voornamelijk analoog zijn, hebben geen doorgang kunnen vinden als gevolg van de COVID-19-maatregelen.
Het Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2020 zal dan ook niet veel verschillen ten opzichte van het Verslag over 2019.
Wijziging organisatiestructuur per 01-09-2020
Per 01-09-2020 werden er 14 nieuwe teams gevormd met 13 teammanagers waarvan 7 nieuw waren bij de gemeente Meppel. Dit betrof ook de teammanager voor het team DIV.
Nieuwe projecten
Een nieuwe organisatie brengt ook nieuwe projecten met zich mee om het gestelde doel, “De basis op orde”, te behalen. Bij deze projecten heeft de beleidsmedewerker DIV de nodige bijdragen geleverd in de vorm van het bijwonen van online vergaderingen, het lezen van voorstellen tot het testen van een nieuwe analysetool om te komen tot een opgeschoond digitaal bronbestand van de Omgevingsvergunningen voor de Omgevingswet.
Tweede Kamerverkiezingen 2021
Door de beleidsmedewerker DIV wordt sinds 2010 ondersteuning verleend bij het organiseren van verkiezingen. Voor 17 maart 2021 stonden de Tweede Kamerverkiezingen gepland. De organisatiewerkzaamheden van deze verkiezingen namen veel meer tijd in beslag dan normaal gebruikelijk is. Dit had grote impact op de doorgang van operationele werkzaamheden èn beschikbare tijd voor uit te voeren projecten binnen DIV.
1.3 Wettelijk kader Verslag Archiefbeheer
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) is per 1 oktober 2012 in werking getreden. Deze wet regelt de herziening van het interbestuurlijk toezicht (IBT).
Interbestuurlijk Toezicht betreft het toezicht van de ene overheid op de andere. Het nieuwe toezicht is soberder, selectiever en risicogerichter worden en gaat uit van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht staande. Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de uitoefening van medebewindstaken door de colleges.
De Gemeenteraad heeft hierdoor, naast het toezicht op de zorg voor archieven, ook verantwoordelijkheid voor het toezicht op het (informatie)beheer.
In hun brief van 6 juni 2014, kenmerk 22/3.2/2014003253, beschrijft het college van Gedeputeerde Staten van Drenthe het beoordelingskader voor het interbestuurlijk toezicht. In dit beoordelingskader zijn zowel de toetsingscriteria als de benodigde informatiearrangementen vastgelegd. Dit betreft de domeinen Monumentenwet, Huisvesting Statushouders, Ruimtelijke Ordening, Archiefzorg, Financiën en Wabo.
Het informatiearrangement voor het domein Archiefzorg is als volgt:
> Interne verantwoording en beoordeling (in de reguliere jaarlijkse beleidscyclus) op de vier afgesproken, risicogerichte cruciale thema's:
1Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
2Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht.
3Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld.
4Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen.
1.4 Nieuwe werkwijze
In 2018/2019 is de werkwijze, die sinds 2014 wordt gehanteerd, geëvalueerd. Vanuit het werkveld, de gemeenten en de waterschappen, en ook de Provincie zelf, was men ontevreden over de effecten van het toezicht en over de aansluiting op de praktijk. Daarnaast wil de toezichthouder in spelen op de Agenda Toekomst van het Toezicht en zich voorbereiden op de nieuwe Archiefwet 2021.
In het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht door de provincie Drenthe over het jaar 2021 is dan ook voor het Archief het volgende Informatiearrangement vastgesteld:
> Het verslag van de interne verantwoording. Hierbij worden ofwel de beschikbare cruciale thema’s (zie kopje Huidige werkwijze), danwel de in samenwerking met de toezichthouder vastgestelde eigen risicogerichte thema’s als uitgangspunt genomen. Ieder thema krijgt een beoordeling goed, voldoende of onvoldoende en daaruit wordt ook een totaaloordeel afgeleid.
De wijziging ten opzichte van het vorige informatiearrangement is dat het nu is aangevuld met de vastgestelde eigen risicogerichte thema’s van de gemeenten.
Voor de gemeente Meppel zijn voor 2021 de volgende risicogerichte thema’s vastgesteld:
1Kwaliteitssysteem
Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheidentoegepast?
2Bewaarstrategie
Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende ordeningsstructuur?
3Vervanging
Past de organisatie op correcte wijze vervanging van archiefbescheiden toe?
4Overbrenging
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?
5Openbaarheidsbeperkingen
Heeft de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?
Deze thema’s worden uitgewerkt in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel. In overleg met de toezichthouder is afgesproken dat dezelfde thema’s als in 2020 worden gehanteerd. Dit Plan van Aanpak zal door de toezichthouder, Provincie Drenthe, worden beoordeeld in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht.
1.5 Overige projecten
Naast de thema’s in het Plan van Aanpak Risicoanalyse zijn bij de gemeente Meppel ook nog archieven/archiefdelen aanwezig welke nog moeten worden geïnventariseerd. Deze worden weergegeven in onderstaand overzicht. Daarbij is aangegeven of de inventarisatie een hoge, gemiddelde of lage prioriteit kent. De grootschalige inventarisaties zullen in afzonderlijke projectplannen beschreven worden, inclusief de daarvoor benodigde gelden/begroting (voor inhuur van externen).
Archiefdeel
Periode
Prioriteit
Periode
Prijzenbureau voor onroerende zaken afdeling vervreemding
1946-1949
Hoog
2021
Verkoopakten en diverse overeenkomsten 1924-1969
1924-1969
Hoog
2021-2022
Losse bouwtekeningen
1945-1980
Hoog
2021-2022
Sonderingen en berekeningen Meppel
1947-1990
Hoog
2021-2022
Verordeningen/modellen/jaarverslagen/ instructies/wetgeving 1805-1944
1805-1944
Hoog
2021-2022
Dossiers Sociale Zaken (Wvg/Abw)
Tot 2004
Gemiddeld
2022-2023
Kleuterschool 1931-2000
1931-2000
Gemiddeld
2022-2023
Keuringsdienst 1939-1980
1939-1980
Gemiddeld
2022-2023
Commissie Handel + Industrie 1936-1941
1963-1941
Gemiddeld
2022-2023
Brandweer
1930-1990
Gemiddeld
2022-2023
N.V. Parkzwembad
ongeveer 1930-1970
Gemiddeld
2022-2023
Vleeskeuringsdienst
ongeveer 1900-1970
Gemiddeld
2022-2023
Lyceum/Gymnasium
ongeveer 1950-1960
Gemiddeld
2022-2023
Archiefdeel
Periode
Prioriteit
Periode
Kleuterleidsteronderwijs
ongeveer 1980-1990
Gemiddeld
2022-2023
Vereniging Veiligverkeer Meppel e.o.
ongeveer 1933-1945
Laag
2023-2024
Noodopvang stichting 1982-1986
1982-1986
Laag
2023-2024
Stichting Markttentoonstelling Meppel 1954
1954
Laag
2023-2024
Welzijnsraad
1954-1986
Laag
2023-2024
Afstudeeropdrachten 1979-2000
1979-2000
Laag
2023-2024
Schoolraad 1973-1982
ongeveer 1960-1980
Laag
2023-2024
Onderafdeling kanton Meppel AVPB
1925-1945
Laag
2023-2024
3kasboeken Groene Kruis
1964-1977
Laag
2023-2024
Kadasterboeken
-
Laag
2023-2024
Kadastrale leggers
-
Laag
2023-2024
Legger Wegen en huurcontracten 1928-1949
1928-1949
Laag
2023-2024
Diverse losse stukken/rapporten
-
Laag
2023-2024
1.6 Terugblik
Op 5 juli 2020 is het Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer over 2019 naar de Provincie Drenthe toegestuurd. Van de toezichthouder is op 30 oktober 2020 de definitieve beoordeling ontvangen. Deze beoordeling is als bijlage aan dit Verslag toegevoegd. Wij verwijzen u graag naar de inhoud hiervan.
Zoals u kunt lezen wordt het archiefbeheer van de gemeente Meppel gekwalificeerd als voldoende. Wat betekent voldoende in dit geval?
Landelijk is afgesproken dat de beoordeling Goed, voldoende of slecht is. De betekenis hiervan is als volgt:
Beoordeling
Criteria
Goed
Er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema’s.
Voldoende
1Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema’s.
2Er is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aannemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is.
Onvoldoende
1Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals samengevat in de vier cruciale thema’s.
2Er is geen passend verbeterplan geformuleerd of voorzien en/of er worden duidelijk onaanvaardbare risico’s gelopen.
Bron: Provincie Drenthe
Op basis van de beoordeling voldoende is de conclusie dat nog verschillende projecten op het gebied van archiefbeheer moeten worden uitgevoerd bij de gemeente Meppel ter verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer.
1.7 Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer
Het Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer 2021 bestaat uit:
1het Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2020;
2het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel.
1.8 Tot slot
Het jaarlijks opstellen het Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats over 2020 brengt ook met zich mee, naast de verantwoording, dat een dynamisch overzicht wordt gecreëerd van de nog uit te voeren werkzaamheden, voor nu en in de toekomst. Iets waar wij als gemeente Meppel ons zeker van bewust zijn, maar in sommige gevallen aanpassing van de planning vergt, mede als gevolg van COVID-19.