1. Inleiding
1.1 Aanleiding
De gemeenteraad heeft een kader stellende rol met betrekking tot het gemeentelijke financieel beleid.
Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet stelt de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer vast. De uitgangspunten zijn opgenomen in de "Verordening financieel beleid, beheer en organisatie gemeente Meierijstad". In deze verordening wordt bepaald (artikel 16) dat het college de raad 1x per raadsperiode een nota "Reserves en voorzieningen” aanbiedt.
Voor u ligt de geactualiseerde Nota Reserves en Voorzieningen 2025 van de gemeente Meierijstad. Deze nota bevat de kaders voor reserves en voorzieningen. In dit document zijn geldende richtlijnen samengevoegd, geactualiseerd en aangepast aan de (gewijzigde) wet- en regelgeving. De nota is opgesteld met inachtneming van de wettelijke regels en de raadsbesluiten met betrekking tot reserves en voorzieningen zoals die in de afgelopen jaren zijn genomen.
De uitgangspunten van deze nota vinden hun weerslag in de begroting en de jaarstukken.
1.2 Doelstellingen
De doelstellingen van de nota zijn:
•het uitwerken van de beleidsuitgangspunten zoals opgenomen in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie;
•de vastlegging (herformulering) van uniforme regels voor het instellen en opheffen van reserves en voorzieningen;
•het verwerken van de wijzigingen Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de stellige uitspraken en aanbevelingen van de commissie BBV uit de afgelopen periode die relevant zijn voor de nota reserves en voorzieningen;
•de raad zoveel mogelijk transparantie en grip geven op reserves en voorzieningen;
•het verder verbeteren van de kwaliteit van het financieel beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen;
Het resultaat van deze uniforme regels is een bestendige gedragslijn voor omgang met reserves en voorzieningen in Meierijstad.
1.3 Bestuurlijk belang
Reserves en voorzieningen zijn van grote betekenis voor de budgettaire stabiliteit van de gemeente.
Reserves en voorzieningen maken grote toekomstige uitgaven mogelijk, voor bijvoorbeeld groot onderhoud, investeringen of projecten die te omvangrijk zijn om ten laste van de exploitatiebegroting te brengen. Daarnaast spelen ze een rol als buffer in geval van financiële tegenvallers en ter egalisatie van de lasten. Door goed inzicht in de reserves en voorzieningen wordt de beleidsruimte beter zichtbaar. Door te streven naar een minimaal aantal reserves, worden zo min mogelijk middelen in hun besteding geblokkeerd. Er blijven meer middelen breed inzetbaar. De kaders zijn erop toegesneden het budgetrecht van de raad maximaal tot zijn recht te laten komen. Dat betekent dat de raad blijft bepalen hoe reserves worden ingezet.
Een gedegen risicobeleid is van belang om risico’s tijdig te onderkennen en te beheersen. Inzicht in de omvang van het gemeentelijk vermogen en in de ontwikkeling hiervan en inzicht in het risicoprofiel en het benodigde weerstandsvermogen is essentieel voor het proces van bestuurlijke afweging. Door een te laag niveau van het weerstandsvermogen komt de financiële robuustheid in het geding. Anderzijds beklemt een te hoog niveau onnodig de bestedingsruimte.
1.4 Begripsbepaling
Reserves
Het BBV maakt op grond van artikel 43 onderscheid tussen de bestemminsreserves en de algemene reserve. In Meierijstad wordt bovendien binnen de bestemmingsreserves nog een onderscheid gemaakt tussen dekkingsreserve en overige bestemmingsreserves.De reserves zijn ingedeeld op grond van het doel waarvoor ze zijn gevormd.
1Algemene reserve
Het deel van het eigen vermogen waar de raad geen bestemming aan heeft gegeven.
Dit vormt een buffer voor financiële tegenvallers zonder dat de reguliere bedrijfsvoering daaronder lijdt.
2Bestemmingsreserve
Het deel van het eigen vermogen waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.
3Dekkingsreserve
Bij een dekkingsreserve is er nadrukkelijk sprake van een vastgelegde toekomstige aanwending maar er bestaat op dat moment geen (wettelijke of feitelijke) verplichting.
Wel is het zo dat wanneer dekkingsreserves voor een ander doel gebruikt worden dan zullen andere middelen voor het dekken van de kapitaallasten moeten worden aangewezen.
Voorzieningen
Voorzieningen maken deel uit van het vreemd vermogen. Voorzieningen worden gevormd wegens:
a.verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;
b.op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;
c.kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
d.de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen van investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.
Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.
1.5 Belangrijkste aanpassingen ten opzichte van huidige notitie reserves en voorzieningen
Samenvattend zijn de volgende wijzigingen verwerkt ten opzichte van de huidige notitie reserves en voorzieningen;
•het splitsen van de algemene reserve in een deel voor het afdekken van risico’s en een deel vrij besteedbaar
•het opheffen van de afzonderlijke risicoreserve voor de grondexploitatie
•het opnemen van de mogelijkheid om het surplus van de algemene reserve wat niet nodig is voor het afdekken van risico’s maximaal 10% in te zetten voor het dekken van structurele lasten conform de provinciale richtlijn 2024.
1.6 Leeswijzer
In hoofdstuk 2 is een samenvatting van het wettelijk kader voor reserves en voorzieningen weergegeven. In hoofdstuk 3 zijn de kaders van Meierijstad opgenomen. Bijlage 1 bevat nadere detailinformatie. In bijlage 2 is per reserve en voorziening een samenvattend overzicht opgenomen van de huidige reserves en voorzieningen. Bijlage 3 bevat de saldi van de reserves en voorzieningen op basis van de jaarrekening 2023 (laatst vastgesteld).
In dit hoofdstuk zijn alle relevante kaders in relatie tot reserves en voorzieningen opgenomen.
3. Gemeentelijk kader
3.1 Algemene kaders voor reserves en voorzieningen
1Reserves en voorzieningen worden ingesteld met een duidelijk doel
2Voor een goede, overzichtelijke besluitvorming wordt het aantal reserves en voorzieningen zo veel mogelijk beperkt. Lasten worden zoveel mogelijk in de exploitatie opgevangen.
Om een optimale integrale afweging te kunnen maken zijn bij voorkeur middelen beschikbaar in Algemene Reserves die nog geen bestemming hebben. Deze optimale integrale afweging leidt er ook toe dat we zeer terughoudend zijn in het vormen van bestemmingsreserves, d.w.z. ten aanzien van bestemmingsreserves:
Nee, tenzij:
•stellige uitspraken van BBV
•advisering door Rijk
•bevorderen van transparantie en verantwoording
Een bestemmingsreserve maakt duidelijk dat bepaalde financiële middelen specifiek zijn gereserveerd voor bepaalde doelen. Dit verhoogt de transparantie richting de gemeenteraad en de inwoners, omdat ze kunnen zien hoe en waarvoor geld wordt gereserveerd en besteed. Het voorkomt ook dat deze middelen worden gebruikt voor andere doeleinden.
3Jaarlijks wordt bij de jaarrekening in de toelichting op de balans de aard en reden van elke reserve en voorziening en de toevoegingen, onttrekkingen/aanwendingen en vrijval ten gunste van de rekening toegelicht.
4Jaarlijks, bij het opstellen van de jaarrekening beoordelen we de reserves en voorzieningen op het toereikend zijn, nut en noodzaak.
5Aan reserves en voorzieningen wordt geen rente toegevoegd.
3.2 Kaders voor reserves
1Reserves zijn een onderdeel van het Eigen vermogen. In de balans wordt onderscheid gemaakt tussen algemene reserve en bestemmingsreserves.
2Een bestemmingsreserve wordt ingesteld, gewijzigd en opgeheven door de raad.
3De inzet van bestemmingsreserves met bestedingsfunctie wordt integraal bij de begroting geraamd.
4De middelen in een algemene reserve hebben geen bepaalde bestemming. Zij vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De middelen in een algemene reserve vormen het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente.
Binnen de algemene reserve onderscheiden we twee aspecten, namelijk:
a.Een deel ter afdekking van financiële risico’s
b.Een vrij besteedbaar deel
Afdekking van risico’s
In Meierijstad wordt een deel van de algemene reserve afgezonderd voor het opvangen van financiële risico’s die de gemeente loopt: de algemene risicoreserve. Deze reserve vormt de buffer voor het opvangen van de financiële gevolgen van optredende risico’s. De noodzakelijke hoogte van de algemene risicoreserve wordt jaarlijks bij de begroting en jaarrekening bepaald op basis van de geactualiseerde risicoberekening. Omdat het de verwachting is dat niet alle risico’s zich tegelijk voordoen, hanteren we 90% van de totale risicowaarde als omvang van de noodzakelijke algemene risicoreserve. Overschotten of tekorten in de risicoreserve worden verrekend met de algemene reserve vrij besteedbaar.
De belangrijkste functie is het vormen van een buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers (risico’s). Hiervoor is een deel van de algemene reserve afgezonderd, zijnde de algemene risicoreserve.
Vrij besteedbaar deel
De inzet van de algemene reserves is in principe alleen toegestaan om incidentele tekorten of uitgaven te dekken. Structurele tekorten moeten worden afgedekt met structurele middelen door aanpassing van de begroting.
Vanaf 2024 kunnen gemeenten een deel van hun reserves en overschotten inzetten voor het dekken van structurele lasten. Gemeenten mogen tot tien procent van een surplus in de algemene reserve aanwenden om structurele tekorten te dekken. Dit onder de voorwaarde dat de solvabiliteit van de gemeente groter of gelijk aan 20 procent is en blijft. Daarnaast moet het weerstandsvermogen naar het oordeel van de toezichthouder (de provincie) voldoende zijn.
Het surplus van de algemene reserve is dat deel wat niet nodig is voor het afdekken van risico’s. Van dit vrij besteedbare deel (surplus) kan een gemeente jaarlijks maximaal 10% inzetten voor het dekken van structurele lasten. De inzet van het surplus algemene reserve wordt door dit gebruik als structurele baat bestempeld. Het is aan de gemeente of voor deze wijze van reservegebruik wordt geopteerd. Bij structurele inzet van de algemene reserve zal de omvang ervan jaarlijks afnemen en daarmee ook de mogelijkheden voor inzet in de toekomst. De structurele inzet is niet meer mogelijk als dit leidt tot onvoldoende weerstandscapaciteit en/of als de solvabiliteit onder 20% daalt. Zolang nog aan de voorwaarden wordt voldaan kan er sprake zijn van een langjarige inzet en kan deze worden bestempeld als een structureel dekkingsmiddel.”
Het benutten van deze mogelijkheid zal jaarlijks bij het opstellen van de programmabegroting worden beoordeeld.
5Uitgangpunt is dat reserves incidentele dekking zijn. Naast de mogelijkheid van uitzondering genoemd onder punt 4 kennen we nog de uitzondering van de reserve ter dekking van kapitaallasten.
Een dekking uit de reserve kapitaallasten mag plaatsvinden wanneer de reservevorming gelijk is aan de totale afschrijvingslasten die voortvloeien uit de investering.
Naast de aflopende investeringslasten uit het verleden wordt de dekkingsreserve alleen voor specifieke investeringen gebruikt. Voorstellen tot het aanwenden van de reserve worden afzonderlijk door de raad besloten.
6Incidentele inzet van de algemene reserve kan pas plaatsvinden na integrale afweging en alleen voor het meerdere boven de norm van het weerstandsvermogen.
3.3 Kaders voor voorzieningen
1Voorzieningen zijn een onderdeel van het Vreemd vermogen.
2Een voorziening wordt ingesteld en opgeheven door het college van B&W.
3Een voorziening mag niet groter of kleiner zijn dan de verplichting of risico waarvoor ze is gevormd. Deze analyse vindt plaats bij de jaarrekening. Dit houdt in dat iedere voorziening moet onderbouwd zijn met een berekening.
Bepaling van de noodzakelijke omvang van een voorziening is van belang voor een juiste weergave van de vermogenspositie van de gemeente. Als een voorziening niet toereikend is, kan er een tekort op de exploitatie ontstaan. Maar een te hoge voorziening legt onnodig beslag op schaarse dekkingsmiddelen. Daarom is het van belang dat er goed onderbouwde (beheer)plannen beschikbaar zijn.
4Negatieve stand van voorziening is niet toegestaan.
5Stortingen in een voorziening zijn een last in de exploitatie; aanwendingen geschieden rechtstreeks.
Bijlage 1 Nadere uitwerking van de bepalingen BBV t.a.v. reserves en voorzieningen
In deze bijlage zijn de richtlijnen weergegeven waaraan reserves en voorzieningen moeten voldoen.
1.1Reserves
De beleidsruimte bij reserves is erg groot. De raad kan immers op basis van eigen keuzes en afwegingen bepalen of reserves dienen te worden ingesteld. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om reserves in te stellen en op te heffen binnen de grenzen van de regelgeving, zoals opgenomen in het BBV.
Er zijn twee soorten reserves:
•Algemene reserves. Dit zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven, deze dienen om risico’s in algemene zin op te vangen (bufferfunctie);
•Bestemmingsreserves zijn reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.
In hoeverre binnen deze 2 categorieën een nadere onderverdeling wordt gemaakt, is de vrijheid van de desbetreffende gemeente(raad).
De vorming van de algemene reserve geschiedt in principe door bestemming van batige exploitatiesaldi of door incidentele oorzaken. Bijvoorbeeld als gevolg van opbrengsten van gerealiseerde boekwinst bij verkoop van eigendommen of positieve resultaten van de grondexploitatie.
Op grond van het BBV besluit de gemeenteraad ook over de stortingen en/of onttrekkingen aan de reserves. De geraamde onttrekkingen en stortingen worden opgenomen in de begroting van enig jaar en worden met het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad bekrachtigd.
Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de gemeenteraad een bepaalde bestemming heeft meegegeven. Dit zijn vermogensbestanddelen die alleen in de aangegeven richting aan¬wendbaar zijn. De vorming van bestemmingsreserves geschiedt in principe via het saldo van de baten en lasten; zij zijn dus saldo be¬stemmend van aard en beïnvloeden dus niet de uitkomsten van de exploitatie.
De reserves worden samen met het resultaat na bestemming gerekend tot het eigen vermogen (artikel 42/43 BBV).
Functies van reserves
Reserves kennen een aantal functies. De volgende functies zijn te onderscheiden:
a.Bufferfunctie;
b.Bestedingsfunctie
c) Egalisatiefunctie
Ad. a. De bufferfunctie van reserves
De reserves vormen een buffer voor het opvangen van onverwachte tegenvallers. De reserves en voorzieningen maken het mogelijk noodzakelijke financiële aanpassingen niet schoksgewijs te laten verlopen. De reserves kunnen een buffer zijn voor de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen risico’s. Belangrijkste voorbeeld is de algemene reserve.
Ad. b. De bestedingsfunctie van reserves
Een bestedingsfunctie houdt in een reservering om te zijner tijd de realisering van bepaalde activiteiten mogelijk te maken. Bestemmingsreserves worden gevormd voor door de raad bepaalde specifieke bestemmingen. Een voorbeeld is de bestemmingsreserve sociaal domein.
Ad.c. De egalisatiefunctie van reserves
Reserves kunnen worden gevormd om tarieven of baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden vermeden. Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening worden gebracht kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen. Een voorbeeld is de bestemmingsreserve Opvang Ontheemden.
Dekkingsreserve kapitaallasten
Reserves zijn incidentele middelen. Inzet van reserves kan alleen voor de dekking van incidentele lasten. Een afwijking hierop is de reserve Kapitaallasten die wordt ingezet voor de dekking van afschrijvingslasten. Door de spreiding van de aanwending over een langere periode is sprake van structurele lasten. Om dit in goede banen te leiden is voor de dekking van afschrijvingslasten deze specifieke bestemmingsreserve gevormd. De omvang hiervan is gekoppeld aan de te dekken afschrijvingslasten. Voeding heeft ineens plaatsgevonden bij de start van de afschrijvingen.In de periode 2018 t/m 2026 wordt de reserve jaarlijks afgebouwd met € 3,5 miljoen (besluit bij fusie in 2017). De afschrijvingslasten van de investeringen welke niet langer worden gedekt uit deze reserve komen structureel in de exploitatie terecht.
Bij het opstellen van de begroting 2025 is besloten om eventueel, voor specifieke investeringen, toevoegingen aan de reserve kapitaallasten te doen ter dekking van afschrijvingslasten. Bij de vaststelling van de begroting 2024 zijn toevoegingen gedaan voor de investeringen “optimalisatie bestuurscentrum” en “Omnipark Erp”.
Wanneer in de toekomst geadviseerd wordt om extra toevoegingen te doen, zal dit worden vastgesteld via raadsbesluit.
1.2Spelregels reserves
1.2.1Instellingscriteria reserves
Bij het instellen van reserves gelden de volgende criteria:
•Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een concreet, in principe binnen een vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doel.
•Het instellen van reserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden.
•In het raadsbesluit zal, voor zover van toepassing, aangegeven moeten worden:
•De soort reserves, algemeen, bestemming.
•Het doel waarvoor de reserve wordt gevormd.
•Het motief voor instelling.
•De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang.
•De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel).
•De start- en eventueel de einddatum van de reserve.
•Voor alle bestemmingsreserves wordt een budgethouder aangewezen.
1.2.2Mutaties reserves
Toevoegingen
•Toevoegingen aan reserves worden door de raad goedgekeurd via het vaststellen van de begroting/rekening.
•In de rekening worden de toevoegingen aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd.
Daarboven is een raadsbesluit vereist.
•Er vindt geen rentetoevoeging aan reserves plaats.
Onttrekkingen
•Onttrekkingen aan reserves vinden plaats na besluit van de raad via het vaststellen van de begroting/rekening.
•In de rekening worden de onttrekkingen aan elk van de reserves verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd.
Daarboven is een raadsbesluit vereist.
•Bijdragen uit reserves aan de exploitatie zijn gelijk aan de bijbehorende werkelijke lasten tot het maximaal geraamde bedrag.
Wanneer besloten is om een eenmalige last te dekken uit de algemene reserve of bestemmingsreserve en bij het opmaken van de jaarrekening blijkt deze last niet volledig te zijn uitgegeven en het niet uitgegeven bedrag wordt overgeheveld naar het volgende jaar, dan vindt in het betreffende jaar de onttrekking uit de algemene reserve of bestemmingsreserve plaats tot maximaal het bedrag van de last. Het restant blijft binnen de algemene reserve of bestemmingsreserve beschikbaar in het volgende jaar ter dekking van het restant aan eenmalige lasten. Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat een reserve negatief wordt.
1.2.3Bevoegdheden college
In beginsel is het toevoegen en onttrekken een bevoegdheid van de raad.
Verder kunnen er raadsbesluiten zijn die inhouden dat specifiek benoemde saldi, bijvoorbeeld een overschot op de uitvoering van de WMO of het exploitatiesaldo van afval, ook nog in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve mogen worden gebracht (‘gesloten circuit’). Uit oogpunt van een goede en integrale allocatiefunctie adviseert de commissie BBV om terughoudend te zijn met dergelijke besluiten. Voorkomen moet worden dat het gepresenteerde gerealiseerde resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening via een automatisme van potjes vullen richting nul tendeert. Wenselijk is dat een resultaat wordt gepresenteerd dat zo goed mogelijk laat zien hoe de gemeente in het betreffende jaar heeft gepresteerd.
De uitzondering wordt toegepast, als:
a.De mutatie past binnen het beleid en de doelstellingen van de betreffende reserve en
b.De mutatie geen consequenties heeft voor eerder vastgestelde onttrekkingen aan de betreffende reserve in de begroting.
1.2.4Opheffen reserves
Wanneer het doel waarvoor een reserve is gevormd op enig moment vervalt of de eventueel vastgestelde einddatum verstreken is, dan wordt de reserve opgeheven. Het opheffen van een reserve gebeurt door een raadsbesluit.
Een eventueel resterend saldo wordt toegevoegd aan de algemene risicoreserve.
1.2.5Presentatie
Artikel 54 BBV schrijft voor dat in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve en de mutaties (toevoegingen en onttrekkingen) worden vermeld. Een overzicht per reserve geeft inzicht in:
•het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;
•de toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;
•de toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;
•de verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;
•het saldo aan het einde van het begrotingsjaar.
1.3Voorzieningen
De keuzevrijheid rond voorzieningen is vrij beperkt, omdat deze op grond van de wettelijke verslaggevingsregels min of meer een verplichtend karakter hebben en in het resultaatbepalende deel van de begroting en jaarrekening zijn opgenomen. De bestemming van voorzieningen kan dus niet zomaar veranderd worden, deze ligt van tevoren vast.
De voorzieningen worden gevormd (artikel 44 BBV) voor:
•verplichtingen en verwachte verliezen
•bestaande risico’s
•egalisatie van (onderhouds-)kosten
•bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven.
•middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is.
Aan voorzieningen zijn de volgende voorwaarden verbonden:
•Voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaar volume mag geen voorziening worden gevormd.
•Toevoeging aan en onttrekking van voorzieningen vindt plaats ten laste of ten gunste van de exploitatie.
•Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij de waardering tegen netto contante waarde is of voorzieningen als gevolg van bijdragen van derden dit verplicht stellen.
Voorzieningen moeten naar beste schatting dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn ingesteld, rekening houdend met een periode van 4 jaar. Mutaties in voorzieningen wegens toevoegingen of door vrijval vloeien voort uit het aanpassen aan een nieuw noodzakelijk niveau en uit verminderingen wegens aanwending voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld.
Als onderligger voor de voorzieningen wordt vaak gebruik gemaakt van beheerplannen, waarin onderbouwing, planning van de uitgaven en de voeding van de voorzieningen zijn opgenomen. Een beheerplan mag dan niet ouder zijn dan 5 jaren.
1.4Spelregels voorzieningen
1.4.1Instellingscriteria voorzieningen
Het BBV schrijft een aantal criteria voor waaraan het vormen van een voorziening moet voldoen:
•Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten.
•Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten.
•Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling (egalisatie) van lasten over een aantal begrotingsjaren.
•De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35 1b BBV.
•Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.
Een voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het geschatte risico. Als er een kans is dat een risico zich zal voordoen en de omvang van het risico niet goed is in te schatten, dan kan er geen voorziening worden getroffen. Het risico moet dan meegenomen worden in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (W&R) bij de programmabegroting en de jaarrekening.
1.4.2Mutaties voorzieningen
Toevoegingen
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn. Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door de raad bepaalde kaders
Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt.
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij:
•de voorziening gewaardeerd is tegen netto contante waarde. Rente is gelijk aan de interne rekenrente.
•de voorziening is gevormd als gevolg van bijdragen van derden waar rentetoevoeging verplicht is gesteld.
Onttrekkingen
Aanwendingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening verantwoord en blijven buiten de exploitatie. Negatieve voorzieningen zijn niet toegestaan.
Autorisatie van bestedingen vindt plaats door
Vooraf:
•Vaststellen van de begroting waarin toevoegingen en aanwendingen worden aangegeven.
Achteraf:
•De jaarrekening waarin de aanwendingen worden verantwoord.
1.4.3Opheffen voorzieningen
Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Wanneer een voorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.
1.4.4Wijzigen van doel of bestemming
Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichte karakter en de strakke kaders. Als het doel niet meer bestaat of wijzigt wordt de voorziening opgeheven.
1.4.5Presentatie
In overeenstemming met artikel 55 BBV dient in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke voorziening en de mutaties (toevoegingen en aanwendingen) te worden vermeld.
Een overzicht per voorziening geeft inzicht in:
•het saldo aan het begin van het begrotingsjaar
•de toevoegingen
•ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen (indien de verplichting kleiner is dan de omvang van de voorziening);
•de aanwendingen
•saldo aan het einde van het begrotingsjaar
Bijlage 2 Formats van reserves en voorzieningen
ALGEMENE RESERVES
Naam reserve
Algemene reserve vrij besteedbaar
Soort reserve
Algemene reserve
Functie reserve
Buffer
Maximale omvang
Geen
Looptijd
Geen
Doel
Incidentele ruimte voor nieuwe ontwikkelingen. De gemeente Meierijstad vindt dat er minimaal een ratio moet zijn van 1,0, wat gezien wordt als voldoende. Het aanhouden van te veel reserves is echter geen doel op zich. Vandaar dat bij het bereiken van een ratio van 1,4 (ruim voldoende) de niet voor de algemene risicoreserve benodigde middelen worden toegevoegd aan de algemene reserve vrij besteedbaar. Hiermee ontstaat incidentele ruimte voor nieuwe ontwikkelingen en ter afdekking van de schommelingen in de jaarrekeningresultaten.
Bevinding 2024
De algemene reserve is een verplichte reserve
Voorstel
N.v.t.
Naam reserve
Algemene risicoreserve
Soort reserve
Algemene reserve
Functie reserve
Buffer
Maximale omvang
Afdekking van inventarisatie omvang risico’s
Looptijd
Geen
Doel
Dit is een buffer die in stand moet worden gehouden ten behoeve van het weerstandsvermogen van de gemeente Meierijstad.
Bevinding 2024
Niet afgezonderd van algemene reserve
Voorstel
Afzonderen van de algemene reserve. Samenvoegen met de reserve risico’s grondexploitatie.
Naam reserve
Reserve risico’s grondexploitatie
Soort reserve
Algemene reserve
Functie reserve
Buffer
Maximale omvang
Afdekking van inventarisatie omvang risico’s
Looptijd
Geen
Doel
Afdekking van risico’s grondexploitatie
Bevinding 2024
Noodzaak voor afzonderlijke risicoreserve voor grondexploitatie ontbreekt.
Voorstel
Toevoegen aan de algemene risicoreserve.
BESTEMMINGSRESERVES
Naam reserve
Reserve beschermd wonen
Soort reserve
Bestemmingsreserve
Functie reserve
Besteding
Maximale omvang
Geen
Looptijd
Minimaal 2022-2025 of zolang de doordecentralisatie nog niet heeft plaatsgevonden
Doel
Vanaf 1 januari 2023 krijgt elke gemeente voor een periode van 10 jaar, stapsgewijs een (toenemend) budget voor nieuwe cliënten Beschermd Wonen. Deze opbouw is gebaseerd op een landelijk gemiddelde instroom. Het is nog onduidelijk of dit landelijk gemiddelde past bij de werkelijke instroom in onze regio. Ook zien we de afgelopen jaren een toename van het aantal cliënten in Beschermd Wonen. Dit is voor iedere gemeente een financieel risico wanneer de instroom hoger is dan begroot in het lokale budget. Om dit risico de eerste vier jaar te beperken werken we in de jaren 2022-2025 nog met een regionaal budget. Het regionaal budget bestaat uit het budget van de centrumgemeente plus de uitkering aan de lokale gemeenten voor de nieuwe cliënten. De regiogemeenten oormerken dit geld en een eventueel opgebouwde reserve, op de lokale begroting voor Beschermd Wonen
Bevinding 2024
Geen
Voorstel
Handhaven
Naam reserve
Reserve dekking kapitaallasten
Soort reserve
Bestemmingsreserve
Functie reserve
Dekkingsreserve
Maximale omvang
Dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen waarvan de afschrijvingslasten worden gedekt
Looptijd
Er is geen einddatum bepaald voor deze reserve. Deze is afhankelijk van de afschrijvingsduur van de investeringen welke eruit gedekt worden. Tussentijdse opheffing betekent dat er dekking in de jaarlijkse exploitatie weg valt.
Doel
Het structureel inzetten van incidenteel geld binnen de richtlijnen van het BBV.
Bevinding 2024
Er zijn in de loop van 2024 opnieuw een drietal investeringen aangewezen waarvan de afschrijvingslasten worden gedekt uit deze investering.
Voorstel
Handhaven
Naam reserve
Reserve Rembrandtlaan
Soort reserve
Bestemmingsreserve
Functie reserve
Besteding
Maximale omvang
Niet bekend
Looptijd
Niet bekend
Doel
Deze reserve heeft als doel om de kosten voor het verleggen van de Rembrandtlaan te bekostigen..
Bevinding 2024
Invulling van het project waar deze middelen voor bedoeld zijn moet nog verder worden uitgewerkt
Voorstel
Handhaven
Naam reserve
Reserve Sociaal Domein
Soort reserve
Bestemmingsreserve
Functie reserve
Besteding
Maximale omvang
Tot en met 2019 werden de in enig jaar niet bestede budgetten sociaal domein toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Bij vaststelling van de 2e bestuursrapportage 2020 is besloten dat de budgetten, die in de (gewijzigde) begroting 2020 als dekking de bestemmingsreserve sociaal domein hebben bij de jaarrekening te verrekenen met deze reserve. Andere over- of onderschrijdingen van de budgetten binnen programma sociaal domein lopen via het jaarrekeningresultaat.
Looptijd
Aflopend
Doel
Het bestedingsplan voor de bestemmingsreserve is opgebouwd uit diverse onderwerpen. Deze houden verband met de gestelde doelen in het beleidskader sociaal domein
Bevinding 2024
Geen
Voorstel
Handhaven
Naam reserve
Reserve opvang ontheemden
Soort reserve
Bestemmingsreserve
Functie reserve
Besteding
Maximale omvang
Geen. Voeding vanuit overschotten op rijksmiddelen opvang Oekraïners en Tijdelijke gemeentelijke opvang.
Looptijd
2024-2027 of zolang de opvang van ontheemden loopt. De Richtlijn Tijdelijke Bescherming loopt tot 4 maart 2026. Financiering RTB +1
Doel
Opvangen mogelijke tekorten in de kosten opvang ontheemden inclusief uitvoering Spreidingswet (door mogelijk lagere rijksbijdragen) en ter dekking van aankopen ten behoeve van permanentere bewoning ontheemden.
Bevinding 2024
Ingesteld bij raadsbesluit van 31 oktober i.v.m. mogelijke toekomstige tekorten bij kosten opvang ontheemden.
Voorstel
Handhaven
VOORZIENINGEN
Naam voorziening
Pensioenverplichtingen wethouders
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking van toekomstige verplichtingen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Afdekken toekomstige pensioenaanspraken van zittende en gewezen wethouders. Jaarlijks dient bijstelling van de actuele waarde plaats te vinden.
Naam voorziening
Wachtgelden voormalig collegeleden
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking van toekomstige verplichtingen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Afdekken toekomstige verplichtingen wachtgelden voormalige collegeleden. Jaarlijks dient de hoogte van de voorziening geactualiseerd te worden.
Naam voorziening
Verlofsparen
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking van toekomstige verplichtingen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Vanaf 1 januari 2022 kunnen medewerkers conform de cao verlofsparen. Omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd naar verwachting niet van gelijke omvang zal zijn wat betreft toevoegingen en opnamen, is hiervoor een voorziening noodzakelijk. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en groei van het saldo. Jaarlijks dient de hoogte van de voorziening geactualiseerd te worden.
Naam voorziening
Mobiliteitsdienstverbanden
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking van toekomstige verplichtingen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Afdekken van financiële verplichtingen voortvloeiende uit tussentijds gedwongen beëindigingen van dienstverband medewerkers.
Naam voorziening
Verliesgevende complexen grondexploitatie
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen te schatten : overig
Functie voorziening
Dekking mogelijke verliezen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Het opvangen van verwachte negatieve resultaat complexen grondexploitaties. Jaarlijks dient de hoogte van de voorziening geactualiseerd te worden.
Naam voorziening
Dubieuze debiteuren algemeen
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking mogelijke verliezen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Het opvangen van tekorten als gevolg van het niet ontvangen betalingen door debiteuren. Jaarlijks wordt risico ingeschat op basis van staffel gerelateerd aan de duur van de openstaande vordering.
Naam voorziening
Dubieuze debiteuren sociale zaken
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking mogelijke verliezen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Het opvangen van tekorten als gevolg van het niet ontvangen betalingen door debiteuren sociale zaken. Jaarlijks wordt risico ingeschat op basis van staffel gerelateerd aan de duur van de openstaande vordering.
Naam voorziening
Dubieuze debiteuren belastingen
Soort voorziening
Verplichtingen en verliezen onzeker
Functie voorziening
Dekking mogelijke verliezen
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Het opvangen van tekorten als gevolg van het niet ontvangen betalingen door debiteuren belastingen Jaarlijks wordt risico ingeschat op basis van staffel gerelateerd aan de duur van de openstaande vordering.
Naam voorziening
Speelvoorzieningen
Soort voorziening
Gelijkmatige verdeling lasten: algemeen
Functie voorziening
Egaliseren van beheerskosten
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Lasten van groot onderhoud worden gelijkmatig verdeeld (egaliseren van onderhoud) over meerdere jaren. Verschillen tussen dotaties ten laste van de exploitatie en de werkelijke kosten worden jaarlijks toegevoegd dan wel onttrokken aan de voorzieningen.
Naam voorziening
Groot onderhoud civiele kunstwerken
Soort voorziening
Gelijkmatige verdeling lasten: algemeen
Functie voorziening
Egaliseren van beheerskosten
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Lasten van groot onderhoud worden gelijkmatig verdeeld (egaliseren van onderhoud) over meerdere jaren. Verschillen tussen dotaties ten laste van de exploitatie en de werkelijke kosten worden jaarlijks toegevoegd dan wel onttrokken aan de voorzieningen.
Naam voorziening
Groot onderhoud verharding wegen
Soort voorziening
Gelijkmatige verdeling lasten: algemeen
Functie voorziening
Egaliseren van beheerskosten
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Lasten van groot onderhoud worden gelijkmatig verdeeld (egaliseren van onderhoud) over meerdere jaren. Verschillen tussen dotaties ten laste van de exploitatie en de werkelijke kosten worden jaarlijks toegevoegd dan wel onttrokken aan de voorzieningen.
Naam voorziening
Groot onderhoud gebouwen
Soort voorziening
Gelijkmatige verdeling lasten: gebouwen
Functie voorziening
Egaliseren van beheerskosten
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Lasten van groot onderhoud worden gelijkmatig verdeeld (egaliseren van onderhoud) over meerdere jaren. Verschillen tussen dotaties ten laste van de exploitatie en de werkelijke kosten worden jaarlijks toegevoegd dan wel onttrokken aan de voorzieningen.
Naam voorziening
Afvalstoffenheffing
Soort voorziening
Van derden waarvan bestemming is gebonden
Functie voorziening
Egalisatie van de tarieven afvalstoffenheffing
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Egalisatie van de tarieven afvalstoffenheffing
Naam voorziening
Riolering, beklemmende middelen derden
Soort voorziening
Van derden waarvan bestemming is gebonden
Functie voorziening
Egalisatie van de tarieven rioolafvoerrecht
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Egalisatie van de tarieven rioolafvoerrecht
Naam voorziening
Verbetering kwaliteit buitengebied
Soort voorziening
Van derden waarvan bestemming is gebonden
Functie voorziening
Egalisatie
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
Deze voorziening wordt ingezet voor verbetering van de kwaliteit van het buitengebied.
De gelden zijn ontvangen op grond van de regeling ‘Buitengebied in Ontwikkeling’. Als in het buitengebied iemand op eigen terrein een woning mag bouwen moet daarvoor een bijdrage aan de gemeente worden betaald waarbij de gemeente de (juridische) verplichting heeft deze ontvangsten te bestemmen voor een kwaliteitsimpuls in het landelijk gebied van Meierijstad.
Naam voorziening
Riolering, spaarvoorziening
Soort voorziening
Bijdragen waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing wordt geheven
Functie voorziening
Egalisatie van de tarieven rioolafvoerrecht
Maximale omvang
De omvang van voorzieningen dienen toereikend te zijn voor verplichtingen en risico’s, daarom mogen ze niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze gevormd zijn.
Doel
De spaarvoorziening wordt gebruikt voor de vervangingsinvesteringen, zodat de rentelasten beperkt worden. De algemene voorziening wordt ingezet om de tariefstijging te beperken. Beide voorzieningen worden in de planperiode ingezet om alle in het plan opgenomen werkzaamheden te kunnen uitvoeren, zonder dat de tarieven fors toenemen.
Bijlage 3 Overzicht reserves en voorzieningen o.b.v. de jaarrekening 2023
Onderstaand wordt een samenvattend beeld gegeven van de reserves en voorzieningen per 31 december 2023. (bron: jaarrekening 2023).
Op basis van de (wettelijke) kaders zoals opgenomen in hoofdstuk 1 en 2 kennen we de volgende reserves en voorzieningen.
Reserves
(bedragen x € 1.000)
Saldo 2022
Resultaat-bestemming
Stortingen
Onttrekkingen
Saldo 2023
Totaal algemene reserve
95.557
23.752
8.958
-21.753
106.514
Algemene risicoreserve
76.448
23.752
3.500
-11.011
92.689
Risico's grondexploitaties
19.109
0
5.458
-10.742
13.825
Totaal bestemmingsreserve
37.267
0
17.293
-5.229
49.331
Beschermd wonen
83
0
3.614
0
3.697
Dekking kapitaallasten
26.589
0
12.557
-4.681
34.465
Rembrandtlaan
2.379
0
0
0
2.379
Sociaal domein
8.216
0
1.122
-548
8.790
Saldo van rekening
23.752
-23.752
10.329
0
10.329
Gerealiseerd resultaat
23.752
-23.752
10.329
0
10.329
Totaal
156.576
0
36.580
-26.982
166.174
Voorzieningen
(bedragen x € 1.000)
Saldo 2022
Storting
Onttrekking
Vrijval
Saldo 2023
Vz verplichtingen en verliezen onzeker
13.577
13.844
490
-31
26.900
Vz pensioenverplichtingen wethouders (M)
7.217
654
377
0
7.494
Vz Wachtgelden voormalig collegeleden (M)
193
22
113
0
102
Vz verlofsparen
2.034
1.177
0
0
3.211
Vz verliesgevende complexen grondexploitatie
3.009
11.701
0
0
14.710
Vz dubieuze debiteuren algemeen
175
9
0
0
184
Vz dubieuze debiteuren sociale zaken
615
214
0
0
829
Vz dubieuze debiteuren belastingen
334
67
0
-31
370
Vz gelijkmatige verdeling lasten: algemeen
9.918
5.647
5.088
0
10.477
Vz speelvoorzieningen (M)
152
100
59
0
193
Vz groot onderhoud civiele kunstwerken
134
189
65
0
258
Vz groot onderhoud gebouwen
6.644
2.207
1.674
0
7.177
Vz groot onderhoud verharding wegen
2.988
3.151
3.290
0
2.849
Vz van derden waarvan bestemming gebonden
7.939
354
724
-2.713
4.856
Vz afvalstoffenheffing (M)
1.657
0
584
-526
547
Vz riolering, beklemmende middelen derden (M)
5.929
0
0
-2.187
3.742
Vz verbetering kwaliteit buitengebied
353
354
140
0
567
Bijdragen waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing wordt geheven
31.144
1.052
3.147
0
29.049
Vz riolering, spaarvoorziening (M)
31.144
1.052
3.147
0
29.049
Totaal
62.578
20.897
9.449
-2.744
71.282
Aanvulling:
Bij het vaststellen van de 2e bestuur rapportage 2024 is besloten om de bestemmingsreserve 'Opvang ontheemden' in te stellen.