Reglement Presidium gemeente Meerssen 2024

Artikel 1 Begripsbepaling

Het Presidium:

het Presidium als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde - besluitvormende raadsvergaderingen van de gemeenteraad van de gemeente Meerssen.

Artikel 2 Samenstelling

1Het Presidium bestaat uit de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters;

2de raadsvoorzitter is de voorzitter van het Presidium;

3bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter waargenomen door de plaatsvervangend voorzitter van de Raad;

4elke fractievoorzitter wijst een raadslid van de eigen fractie aan, dat hem of haar bij afwezigheid in het Presidium bij verhindering of ontstentenis waarneemt;

5de griffier alsmede de secretaris zijn in elke vergadering aanwezig. Afgestemd op de agenda is laatstgenoemde functionaris geheel dan wel deels aanwezig;

6het Presidium kan anderen uitnodigen een vergadering van het Presidium geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

Artikel 3. De Voorzitter

De voorzitter is belast met:

1het voorbereiden en leiden van de Presidiumvergaderingen;

2het handhaven van de orde;

3het naleven van het reglement - Presidium 2024;

4het initiëren van evaluatie-momenten en het stimuleren van de verbetering van de werkwijze van het Presidium.

Artikel 4. De Griffier

1De griffier heeft als taak het Presidium bij de uitoefening van zijn taak terzijde te staan;

2de griffier heeft tijdens de beraadslagingen desgevraagd een adviserende rol. Idem geldt dit voor de secretaris.

Artikel 5. Vergaderingen

1De Presidiumvergaderingen zijn niet openbaar, indien gewenst kan er een besloten gedeelte plaatsvinden dat niet wordt opgenomen in de verslaglegging;

2voorafgaand aan het vergaderjaar wordt de jaarplanning van alle Presidiumvergaderingen vastgesteld en gedurende het jaar wordt de planning bewaakt en waar nodig bijgestuurd;

3het Presidium vergadert aanvullend als de voorzitter of tenminste twee leden daartoe verzoeken;

4indien de vergadering is gevraagd door het vereiste aantal leden, wordt zij uiterlijk binnen 7 dagen gehouden nadat het verzoek bij de voorzitter is gedaan;

5de voorzitter roept de leden schriftelijk/digitaal op, met daarbij de vergaderagenda en onderliggende stukken, tenminste vier dagen voor de vergadering;

6het Presidium mag alleen beraadslagen als tenminste de helft of meer van het aantal leden aanwezig is;

7bij het ontbreken van het vergaderquorum belegt de voorzitter binnen 3 werkdagen een nieuwe vergadering. Het vereiste van lid 4 is dan niet van toepassing;

8het Presidium beslist bij meerderheid van stemmen;

9het verslag en de afsprakenlijst wordt door de griffier in de orde van de jaarplanning van het Presidium opgesteld en verzonden aan de leden van het Presidium en van de Raad;

10bij het begin van de volgende Presidiumvergadering worden het verslag en de afsprakenlijst van de vorige vergadering vastgesteld;

11de verslagen van de vergaderingen van het Presidium zijn openbaar.

Artikel 6. Taken

1Het Presidium coördineert de werkzaamheden van de Raad, bewaakt de organisatie van de Raad en bewaakt inwerk- en ontwikkelprogramma’s van de Raad;

2het Presidium stelt de jaarplanning van alle bijeenkomsten en vergaderingen van de Raad vast, en bespreekt en onderhoudt deze planning op maandelijkse basis;

3het Presidium bespreekt de ingediende voorstellen, bepaalt het behandelplan, informeert indieners daarover en bewaakt alle in behandeling zijnde voorstellen;

4het Presidium bepaalt de inhoud, opzet en deelname van beeldvormende bijeenkomsten, stelt de agenda’s (programma’s) vast en informeert de deelnemers hierover;

5het Presidium bereidt de oordeelsvormende raadsbijeenkomsten voor, stelt de agenda’s vast en informeert de deelnemers hierover;

6het Presidium bereidt de besluitvormende raadsvergaderingen voor, stelt de agenda’s vast en informeert de deelnemers hierover;

7het Presidium bewaakt actief ingediende en aangenomen initiatiefvoorstellen, amendementen, moties en toezeggingen van het college;

8het Presidium bewaakt actief ingediende verzoeken om inlichtingen en schriftelijke vragen;

9het Presidium bespreekt in beslotenheid over aangelegenheden welke vanwege hun voorlopigheid of anderszins gevoeligheid (nog) niet openbaar gemaakt kunnen worden.

Artikel 7. Uitleg verordening

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het Presidium dienaangaande op voorstel van de voorzitter dan wel een ander lid van het Presidium.

Artikel 8. Slotbepalingen

1Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement Presidium gemeente Meerssen 2024”;

2dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024 met inachtneming van moment van bekendmaking en publicatie;

3op dat tijdstip vervalt het Reglement Presidium 2016.