Aanhef
Samenvatting
Nota invorderingsbeleid 2023 beschrijft het stelsel van regels als het gaat om het innen en invorderen van vorderingen. In deze nota wordt beschreven welke soorten vorderingen er zijn en welke wettelijke kaders hiervoor gelden. Voor elke soort vordering wordt aangegeven welke stappen te ondernemen en op welke wijze dat te doen indien deze vorderingen niet (tijdig)/niet volledig worden betaald. Verder wordt aangegeven hoe te handelen in bijzondere situaties waarin een debiteur zich kan bevinden (zoals faillissement, overlijden, schuldsanering, geen verhaalsmogelijkheden enz.) en worden specifieke onderwerpen nader belicht (zoals betalingsregelingen, verjaring enz.).
Bij het formuleren van deze regelgeving is mede rekening gehouden met de uitgangspunten in het rapport uit 2019 van de Nationale Ombudsman “Invorderen vanuit het burgerperspectief”. In dit rapport roept de ombudsman overheidsinstanties op om een behoorlijkheidskader na te leven bij het invorderen. Daarbij gaat het er in eerste instantie om, dat er duidelijke regels worden opgesteld voor een behoorlijke invordering, met daarin aandacht voor duidelijke en voor de burger begrijpelijke communicatie, flexibiliteit bij betalingsregelingen, meewerken aan schuldhulpverleningstrajecten, samenwerken met andere (overheids)instanties en waar mogelijk afspraken op maat.
Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop nota is gebaseerd:
1Hoofdstuk 4 van de Algemene wet bestuursrecht
2Artikel 212 van de Gemeentewet
3Invorderingswet 1990 en de bijbehorende uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990
4Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en Burgerlijk Wetboek (BW)
HOOFDSTUK 3 Invordering
3.1 Invorderingstraject privaatrechtelijke vordering
3.1.1. Vordering; Verzoek tot facturatie (VTF)
Een privaatrechtelijke vordering ontstaat meestal vanuit een overeenkomst die door de gemeente is aangegaan met een burger of een bedrijf. De verantwoordelijk budgethouder stelt binnen een redelijke termijn na het ontstaan van een vordering (uit bijv. overeenkomst) een ‘verzoek tot facturatie’ (VTF) op. De budgethouder is in alle gevallen verantwoordelijk voor het tijdig indienen van een getekend, juist en volledig ingevuld VTF.
3.1.2 Facturatie
De verantwoordelijk budgethouder draagt zorg voor aanlevering van een volledig en juist ingevuld VTF aan de financiële administratie. Als alles klopt en volledig is, wordt overgegaan tot het aanmaken en versturen van een factuur. De datum van de factuur is leidend voor het invorderingstraject.
N.B. wanneer (achteraf) blijkt dat de gegevens op de nota/factuur onjuist of onvolledig zijn, wordt deze geheel of gedeeltelijk gecrediteerd. Bij gehele creditering wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de juiste gegevens en een nieuwe dagtekening. Ook kan een aanvullende factuur worden aangemaakt met een nieuwe dagtekening.
3.1.3 Herinnering
Na het verstrijken van de reguliere betaaltermijn (14 dagen), wordt (bij niet of niet volledige betaling) een kosteloze betalingsherinnering verzonden met een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen.
3.1.4 Ingebrekestelling
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de herinnering niet of niet volledig is betaald, volgt een ingebrekestelling.
3.1.5 Deurwaarder
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de ingebrekestelling niet of niet volledig is betaald, wordt de vordering overgedragen aan de deurwaarder.
3.1.6 Overzicht invorderingstraject privaatrechtelijk
Dagen*
Omschrijving
Actie
Uitvoerder
7
Indienen VTF
Opmaken VTF en versturen naar financiële administratie
Budgethouder
7
Facturatie
Controleren VTF op volledigheid en opmaken en versturen factuur
Financiële administratie
14
Vervallen reguliere betaaltermijn
Versturen herinnering
Financiële administratie
14
Vervaldatum herinnering
Versturen ingebrekestelling
Financiële administratie
14
Vervaldatum ingebrekestelling
Overdracht aan deurwaarder
Medewerker financiële administratie/invorderingsambtenaar
* Met dagen worden hier het aantal werkdagen bedoeld vanaf de vorige stap binnen het traject. Dit maakt de vervaltermijnen helder vanaf het moment van factureren, herinneren en het sturen van de aanmaning/ingebrekestelling.
3.2 Invorderingstraject publiekrechtelijke vordering
3.2.1 Vordering; Verzoek tot facturatie (VTF)
Een publiekrechtelijke vordering ontstaat voornamelijk vanuit een besluit van een bestuursorgaan (in dit geval de gemeente), bijvoorbeeld de legesverordening. Aan de hand van het van de verantwoordelijk budgethouder afkomstig VTF wordt een factuur gestuurd aan burger, bedrijf enz.
3.2.2 Facturatie
De verantwoordelijke budgethouder draagt zorg voor aanlevering van een volledig en juist ingevuld VTF aan de financiële administratie. Als alles klopt en volledig is, wordt overgegaan tot het aanmaken en versturen van een factuur. De datum van de factuur is leidend voor het invorderingstraject.
N.B. wanneer (achteraf) blijkt dat de gegevens op de nota/factuur onjuist of onvolledig zijn, wordt deze geheel of gedeeltelijk gecrediteerd. Bij gehele creditering wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de juiste gegevens en met een nieuwe dagtekening. Ook kan een aanvullende factuur worden aangemaakt met een nieuwe dagtekening.
3.2.3 Herinnering
Na het verstrijken van de reguliere betaaltermijn (14 dagen), wordt (bij niet of niet volledige betaling) een kosteloze betalingsherinnering verzonden met een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen.
3.2.4 Aanmaning
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de herinnering niet of niet volledig is betaald, wordt een aanmaning verzonden.
3.2.5 Deurwaarder
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de aanmaning niet of niet volledig is betaald, wordt de vordering overgedragen aan de deurwaarder.
3.2.6 Overzicht invorderingstraject publiekrechtelijk
Dagen*
Omschrijving
Actie
Uitvoerder
7
Indienen VTF
Opmaken VTF en versturen naar debiteurenadministratie
Afdeling
7
Facturatie
Controleren VTF op volledigheid en opmaken en versturen factuur
Financiële administratie
14
Vervallen reguliere betaaltermijn
Versturen herinnering
Financiële administratie
14
Vervaltermijn herinnering
Versturen aanmaning
Financiële administratie
14
Vervaltermijn aanmaning
Overdracht aan deurwaarder
Invorderingsambtenaar
* Met dagen worden hier het aantal werkdagen bedoeld vanaf de vorige stap binnen het traject. Dit maakt de vervaltermijnen helder vanaf het moment van factureren, herinneren en aanmanen.
3.3 Invorderingstraject bestuursrechtelijke vordering
3.3.1 Invorderingsbeschikking
Een bestuursrechtelijke vordering ontstaat door een wettelijk voorschrift dat een verplichting tot betaling aan of door een bestuursorgaan regelt, hetzij een besluit dat vatbaar is voor bezwaar of beroep. Op het moment dat een dwangsom verbeurt, bestuursdwang wordt toegepast of een bestuurlijke boete wordt opgelegd, wordt via een invorderingsbeschikking (dwangsom), een kostenverhaalbeschikking (bestuursdwang) of een boetebeschikking (bestuurlijke boete) aan de ‘overtreder’ duidelijk gemaakt dat er een verplichting tot het betalen van een dwangsom, kosten of boete aan de gemeente bestaat. Ook het terugbetalen van een subsidie wordt via een subsidiebeschikking kenbaar gemaakt.
N.B. wanneer (achteraf) blijkt dat de gegevens op de beschikking onjuist of onvolledig zijn, wordt de beschikking geheel of gedeeltelijk herzien. Bij gehele herziening wordt een nieuwe beschikking aangemaakt met de juiste gegevens en met een nieuwe dagtekening. Ook kan een aanvullende beschikking worden aangemaakt met een nieuwe dagtekening. In die gevallen dient ook een reeds opgemaakte en aangeleverde invorderingsopdracht te worden gecorrigeerd door de budgethouder.
3.3.2 Invorderingsopdracht vordering
Met de beschikking start ook het invorderingstraject. Om de vordering in de financiële administratie vast te leggen hoeft geen aparte factuur te worden verzonden, maar kan de vordering worden vastgelegd via een invorderingsopdracht. De verantwoordelijke budgethouder levert uiterlijk binnen 7 werkdagen na het verzenden van de beschikking een invorderingsopdracht, met een kopie van de verzonden beschikking, aan bij de financiële administratie. De budgethouder is in alle gevallen verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledig ingevulde invorderingsopdracht.
De datum van de beschikking is leidend voor het invorderingstraject. De initiële betaaltermijn bij een bestuursrechtelijke vordering bedraagt 42 kalenderdagen (6 weken) vanaf datum verzending van de beschikking.
3.3.3 Aanmaning
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de beschikking niet/niet volledig is betaald, wordt een aanmaning verzonden, met een betaaltermijn van 14 kalenderdagen.
3.3.4 Opstellen dwangbevel en deurwaarder
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de aanmaning niet is betaald, wordt door de invorderingsambtenaar een dwangbevel opgesteld en wordt de volledige vordering, inclusief kosten en wettelijke rente van aanmaning, overgedragen aan een deurwaarder.
3.3.5 Overzicht invorderingstraject bestuursrechtelijk
Dagen*
Omschrijving
Actie
Uitvoerder
0
Ontstaan vordering
Versturen beschikking
Afdeling
7
Registreren vordering
Versturen invorderingsopdracht naar debiteurenadministratie
Budgethouder
7
Invorderingsopdracht
Controleren en boeken invorderingsopdracht
Financiële administratie
42
Vervallen reguliere betaaltermijn
Aangetekend versturen aanmaning
Financiële administratie
14
Vervaltermijn aanmaning
Opstellen dwangbevel en overdracht vordering aan deurwaarder
Invorderingsambtenaar
0
Dwangbevel
Dwingen tot betaling van vordering. Deurwaarder onderneemt actie.
Deurwaarder
* Met dagen worden hier het aantal werkdagen bedoeld vanaf de vorige stap binnen het traject. Dit maakt de vervaltermijnen helder vanaf het moment van factureren, herinneren en aanmanen.
3.3.6 Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Binnen het debiteurenproces onderscheiden we een aantal basisrollen, die hieronder zijn weergegeven.
•College van B&W
Bestuurlijk eindverantwoordelijk en bij collegebesluit gemachtigd om af te wijken van het beleid en te beslissen in uitzonderingsgevallen en/of gevallen waarin deze nota niet voorziet. Daarnaast beslissingsbevoegd wanneer e.e.a. de beslissingsbevoegdheid van de manager te boven gaat.
•Manager Bedrijfsvoering
Is primair proceseigenaar en ambtelijk eindverantwoordelijk. Is beslissingsbevoegd wanneer e.e.a. de beslissingsbevoegdheid van de invorderingsambtenaar te boven gaat.
•Invorderingsambtenaar
Hij/zij voert het proces uit en bewaakt de vervaltermijnen. Hij/zij kent het beleid en signaleert uitzonderings- of speciale gevallen.
Hij/zij is vanaf het overdragen van een vordering aan de financiële administratie bevoegd en aangewezen tot innen en invorderen, inclusief het treffen van betalingsregelingen. Hij/zij is bevoegd alle formele bescheiden daartoe te ondertekenen. Zonder dat hij/zij daartoe opdracht heeft gegeven, maakt de deurwaarder niet van zijn wettelijke bevoegdheden gebruik.
•Budgethouder
Is bij het ontstaan van een vordering verantwoordelijk voor aanlevering, volledigheid en juistheid van de documentatie (bijv. VTF) bij de financiële administratie, eventueel in overleg met de consulent. De budgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van opbrengsten en hij/zij houdt altijd de financiële administratie op de hoogte bij belangrijke informatie rond een vordering.
•Medewerker financiële administratie
Maakt en verstuurt de factuur aan de hand van het aangeleverde VTF door de budgethouder.
•Deurwaarder
Is een externe partij buiten de gemeente en heeft voor zijn werkzaamheden als deurwaarder goedkeuring nodig van medewerker financiële administratie/invorderingsambtenaar.
3.3.7 Oninbaar verklaren vorderingen
In sommige gevallen in dit hoofdstuk beschreven, wordt afgezien van invordering en/of na gemotiveerd bericht van de deurwaarder dat de vordering oninbaar is.
Alle oninbare vorderingen worden 1x per halfjaar per collegevoorstel voor besluitvorming voorgelegd. Oninbaar verklaarde vorderingen worden afgeboekt van de voorziening dubieuze debiteuren.
Faillissement
Bij melding van faillissement van een debiteur, wordt de openstaande vordering ingediend bij de curator. Bij faillissement wordt na de uitspraak van de curator/de rechtbank een vordering voor het oninbare gedeelte definitief afgeboekt.
Overlijden/Nalatenschap
Bij overlijden van de debiteur worden vorderingen verzonden aan de executeur, de bewindvoerder of de erfgenamen. In alle gevallen wordt gepoogd, binnen redelijke en billijke grenzen, in overeenstemming met de voornoemde personen, de vordering op een zo kort mogelijke termijn af te wikkelen. Enkel wanneer de erfgenamen van de debiteur onbekend zijn of de erfenis hebben verworpen, wordt afgezien van invordering en wordt de vordering voor het oninbare gedeelte afgeboekt.
Schuldhulpverlening
Medewerking aan schuldhulpverleningstrajecten is essentieel om burgers met problematische schulden weer op de rails te krijgen. Daarom zal de gemeente hieraan ook haar medewerking verlenen wanneer organisaties (bijv. Kredietbank), bewindvoerders enz. hierom verzoeken. Indien een schuldhulpverlenende instantie voor een debiteur met een problematische schuldenlast een voorstel doet aan alle crediteuren om via een minnelijke oplossing tot sanering van de schulden te komen, zal de gemeente in principe hieraan haar medewerking verlenen ook al betekent dit dat zij, evenals alle andere schuldeisers, slechts een gering deel van de vordering kan innen. Hiervoor is onder andere het Convenant Minnelijke Schuldregeling NVVK van toepassing.
Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP)
Wanneer bekend is dat ten aanzien van een bepaalde debiteur de WSNP van toepassing is, moet de vordering worden gemeld bij de bewindvoerder van die debiteur en wordt het invorderingstraject (tijdelijk) stopgezet. Na de gerechtelijke uitspraak tot toelating van een debiteur tot de WSNP wordt een vordering voor het oninbare gedeelte direct definitief afgeboekt.